Vergaderbeveiliging instellen in Google Meet voorkomt dat ongewenste deelnemers je vergadering verstoren. Met de juiste instellingen bepaal je precies wie mag deelnemen, wie zijn scherm mag delen en wie mag praten. Dat is vooral belangrijk bij gevoelige of grote vergaderingen. In dit artikel lees je hoe je dit regelt.
Waarom vergaderbeveiliging belangrijk is
Een Meet-link is in principe toegankelijk voor iedereen die hem heeft. Zonder beveiliging kan een onbekende met de juiste link proberen binnen te komen en de vergadering verstoren. Met vergaderbeveiliging bepaal je wie er binnenkomt, wie mag praten en wie iets mag delen. Zo houd je controle over je sessie en bescherm je gevoelige informatie.
Waar vind je de instellingen?
De beveiligingsinstellingen staan tijdens de vergadering in het paneel Opties voor host, dat je onderaan opent via het schild-icoon. Alleen de host en eventuele co-hosts hebben toegang tot deze instellingen. Hostbeheer moet aanstaan om de beveiligingsknoppen te zien.
Het toegangstype kiezen
Het toegangstype bepaalt wie meteen mag deelnemen en wie eerst in de wachtruimte belandt. Voor vergaderingen vanuit een Workspace-account heb je doorgaans deze keuzes:
- Open: iedereen met de link kan rechtstreeks deelnemen. Gebruik dit alleen voor openbare sessies.
- Vertrouwd: mensen binnen je organisatie en genodigden uit de agenda komen direct binnen, alle anderen vragen toegang aan.
- Beperkt: alleen mensen die je expliciet hebt uitgenodigd, mogen rechtstreeks deelnemen.
Voor gevoelige vergaderingen kies je Beperkt of Vertrouwd, zodat onbekenden niet zomaar binnenkomen.
De wachtruimte gebruiken
De wachtruimte is een belangrijke beveiligingslaag. Deelnemers die niet automatisch worden toegelaten, belanden eerst in een wachtruimte. De host beslist per persoon of die mag deelnemen. In de vernieuwde wachtruimte kun je deelnemers vooraf screenen, bijvoorbeeld via een videovoorbeeld of een korte vraag, voordat je ze toelaat.
Beveiliging instellen tijdens de vergadering
- Open onderaan het paneel Opties voor host via het schild-icoon.
- Controleer of Hostbeheer aanstaat, zodat alle beveiligingsknoppen beschikbaar zijn.
- Stel het toegangstype in op Vertrouwd of Beperkt zodat onbekenden eerst in de wachtruimte komen.
- Bepaal met Present vergrendelen wie zijn scherm mag delen: iedereen of alleen hosts.
- Bepaal met Chat vergrendelen en Audio vergrendelen wie de chat en microfoon mag gebruiken.
- Kies Vergadering vergrendelen zodra iedereen binnen is, zodat er niemand meer bij kan.
Door de vergadering te vergrendelen nadat iedereen binnen is, voorkom je dat er later nog onbekenden aansluiten.
Vergrendelingen instellen
In het hostbeheer bepaal je met losse vergrendelingen wat deelnemers mogen:
- Present vergrendelen: alleen hosts mogen hun scherm delen.
- Chat vergrendelen: deelnemers kunnen de chat niet gebruiken.
- Audio vergrendelen: deelnemers kunnen hun microfoon niet aanzetten.
- Video vergrendelen: deelnemers kunnen hun camera niet aanzetten.
Bij een grote presentatie zet je deze rechten bewust strak en versoepel je ze pas wanneer nodig.
Beperk scherm delen bij gevoelige sessies
Zet bij een gevoelige vergadering Present vergrendelen aan, zodat alleen hosts hun scherm kunnen delen. Zo voorkom je dat een deelnemer per ongeluk of expres ongewenste inhoud deelt met de hele groep. Je kunt dit tijdens de vergadering op elk moment weer aanpassen.
Deelnemers verwijderen en blokkeren
Komt er toch een ongewenste deelnemer binnen, dan verwijder je deze uit de vergadering. Open de deelnemerslijst, klik op de persoon en kies Verwijderen. Vergrendel daarna de vergadering, zodat dezelfde persoon niet opnieuw kan aansluiten.
Grijp direct in bij verstoring
Verwijder een verstorende deelnemer meteen en vergrendel daarna de vergadering. Wacht niet af, want een verstoorder kan in korte tijd veel schade aanrichten in een grote sessie. Snel ingrijpen voorkomt erger.
Verschil tussen beheerder en host
De beheerder zet het kader, de host regelt de details per vergadering. Het verschil:
- Beheerder (Admin-console): stelt voor de hele organisatie standaardbeleid in, zoals het standaard-toegangstype, of de wachtruimte aanstaat en of externen mogen deelnemen. Zo gelden er overal basisregels.
- Host (tijdens de vergadering): past de beveiliging per vergadering aan via de hostopties. De host werkt binnen de standaarden van de beheerder, maar kan strenger zijn waar nodig.
Veelgestelde vragen
Hoe houd ik onbekenden buiten mijn vergadering?
Zet het toegangstype op Beperkt of Vertrouwd zodat onbekenden eerst in de wachtruimte komen, laat iedereen handmatig toe, en vergrendel de vergadering als iedereen binnen is.
Kan ik scherm delen beperken?
Ja, gebruik in het hostbeheer de optie Present vergrendelen. Dan kunnen alleen hosts hun scherm delen en voorkom je dat deelnemers ongewenste inhoud tonen.
Wat doe ik bij een verstorende deelnemer?
Open de deelnemerslijst, kies Verwijderen bij de betreffende persoon en vergrendel daarna de sessie. Zo voorkom je dat dezelfde persoon opnieuw binnenkomt.
Waar staat de knop om de vergadering te vergrendelen?
In het paneel Opties voor host, dat je opent via het schild-icoon onderaan. Daar vind je Vergadering vergrendelen en de losse vergrendelingen voor chat, audio, video en scherm delen.
Geldt de beveiliging voor de hele vergadering?
De instellingen gelden zolang de vergadering loopt. Voor terugkerende vergaderingen stel je de beveiliging elke keer opnieuw in, of laat je je beheerder een standaardbeleid instellen.
Wie kan deze instellingen wijzigen?
Alleen de host en de door de host toegevoegde co-hosts. Gewone deelnemers zien de hostopties niet.
Met de juiste beveiliging houd je je vergaderingen veilig. Lees ook hoe je externe gasten veilig uitnodigt voor vergaderingen met mensen buiten je organisatie.