Externe gasten uitnodigen voor Google Meet is eenvoudig: je voegt hun e-mailadres toe aan de afspraak of je deelt de vergaderlink. Of het nu klanten, leveranciers of sollicitanten zijn, mensen buiten je organisatie kunnen gewoon deelnemen aan je vergadering. In dit artikel lees je hoe je dit veilig en soepel doet.
Externe gasten toevoegen aan een afspraak
De makkelijkste manier om externe gasten uit te nodigen is via Google Agenda. Je voegt hun e-mailadres toe als genodigde, net zoals je dat bij interne collega's doet. Externen ontvangen dan een uitnodiging met de Meet-link erin.
Externe gast uitnodigen via Agenda
- Open de afspraak in Google Agenda of maak een nieuwe afspraak.
- Zorg dat er een Google Meet-link aan de afspraak is gekoppeld via Google Meet-videogesprek toevoegen.
- Voeg het externe e-mailadres toe in het veld Gasten toevoegen.
- Klik op Opslaan en bevestig dat je de uitnodiging wilt versturen naar externe gasten.
- De externe gast ontvangt een e-mail met de Meet-link om deel te nemen.
Externe gasten hebben geen Google Workspace-account van jouw organisatie nodig. Ze kunnen deelnemen met een eigen (gratis) Google-account of, afhankelijk van de instellingen, als gast via hun naam.
De vergaderlink delen
Je kunt de Meet-link ook rechtstreeks delen, bijvoorbeeld via e-mail of chat. Iedereen met de link kan proberen deel te nemen. De beveiligingsinstelling bepaalt of mensen direct binnenkomen of eerst toegelaten moeten worden.
Niet-genodigden komen in de wachtruimte
Externe deelnemers die niet als genodigde op de afspraak staan, belanden meestal in de wachtruimte. De organisator of een medehost moet hen dan handmatig toelaten voordat ze de vergadering binnenkomen.
Gasten toelaten bij binnenkomst
Voor de veiligheid moeten externe gasten die niet op de genodigdenlijst staan vaak worden goedgekeurd. De organisator krijgt een melding dat iemand wil deelnemen en kiest Toelaten of Weigeren. Verwacht je meerdere mensen tegelijk? Dan kun je met Alles toelaten iedereen in de wachtruimte in een keer binnenlaten.
Houd de start van je vergadering in de gaten
Verwacht je een externe gast die niet in de oorspronkelijke uitnodiging stond? Houd dan aan het begin van de vergadering je scherm in de gaten. Je krijgt een verzoek om de persoon toe te laten en met een klik komt diegene binnen.
Beveiliging bij externe gasten
Het toelaten van mensen buiten je organisatie vraagt om voorzichtigheid. Laat alleen mensen toe die je verwacht. Bij gevoelige vergaderingen gebruik je extra beveiliging zodat onbekenden niet zomaar binnenkomen. Sinds 2025 biedt Google Meet een uitgebreidere wachtruimte waarmee hosts deelnemers per persoon of allemaal tegelijk kunnen toelaten of weigeren.
Controleer altijd wie je binnenlaat
Laat nooit zomaar onbekende deelnemers toe. Iemand met de juiste link kan proberen binnen te komen. Controleer de naam in het toelatingsverzoek en weiger als je de persoon niet verwacht.
Verschil tussen beheerder en organisator
Wie wat kan regelen rond externe gasten hangt af van je rol. De beheerder zet het kader, de organisator werkt daarbinnen.
| Rol | Wat je doet rond externe gasten |
|---|---|
| Beheerder | Bepaalt in de Admin-console (onder Apps, Google Workspace, Google Meet, Meet-veiligheidsinstellingen) of gebruikers externe deelnemers mogen uitnodigen en toelaten. Je stelt het beleid voor externe toegang per organisatie-eenheid in. |
| Organisator | Nodigt externe gasten uit, beheert de wachtruimte en laat gasten bij binnenkomst toe of weigert ze. Je werkt binnen het beleid dat de beheerder heeft ingesteld. |
Hebben externe gasten een Google-account nodig?
Niet altijd. Met een Google-account doen ze direct mee. Zonder account kunnen ze vaak als gast deelnemen via de link, afhankelijk van de instellingen van je organisatie.
Waarom moet ik externe gasten toelaten?
Voor de veiligheid worden mensen die niet op de genodigdenlijst staan in de wachtruimte geplaatst. Zo voorkom je dat onbekenden zomaar je vergadering binnenkomen.
Kan een externe gast zijn scherm delen?
Dat hangt af van je moderatie-instellingen. Standaard mag elke deelnemer zijn scherm delen, maar je kunt dit bij een gevoelige vergadering beperken tot de hosts.
Kan ik externe toegang helemaal blokkeren?
Je beheerder kan externe toegang per organisatie-eenheid uitschakelen in de Admin-console. Voor een losse vergadering laat je simpelweg geen externen toe vanuit de wachtruimte.
Hoe laat ik meerdere externe gasten tegelijk binnen?
Als er meerdere mensen in de wachtruimte staan, gebruik je de knop Alles toelaten om iedereen in een keer binnen te laten. Controleer wel eerst de namen.
Kunnen externe gasten een vergadering opnemen of transcriberen?
Nee. Functies zoals opnemen en transcriberen zijn voorbehouden aan de host en aan gebruikers met de juiste licentie binnen je organisatie. Externe gasten kunnen deze functies niet starten.
Met de juiste aanpak nodig je externe gasten veilig uit. Lees ook hoe je vergaderbeveiliging instelt voor extra controle over wie binnenkomt.