Wat zijn afspraakplanningen?
Afspraakplanningen in Google Agenda zijn een ingebouwde functie waarmee je aangeeft op welke tijdstippen je beschikbaar bent voor afspraken. In plaats van eindeloze e-mails over beschikbaarheid, deel je simpelweg een boekingspagina. De andere partij kiest zelf een vrij tijdstip en de afspraak verschijnt automatisch in beide agenda's.
Dit verschilt van een gewone agenda-uitnodiging: bij een afspraakplanning hoef jij niets goed te keuren. Zodra iemand een tijdstip kiest, is de afspraak geboekt. Ideaal voor spreekuren, klantencontact, sollicitatiegesprekken of interne overlegmomenten.
Afspraakvakjes bestaan niet meer
De oude functie afspraakvakjes (appointment slots) is door Google uitgefaseerd. Sinds augustus 2024 kun je geen nieuwe afspraakvakjes meer maken en werken de oude boekingslinks niet meer. De opvolger heet afspraakplanningen (appointment schedules) en biedt een uitgebreidere boekingspagina. Dit artikel beschrijft die nieuwe functie.
Wat heb je nodig
Iedereen kan met een gratis Google-account aan de slag. Je krijgt dan een boekingspagina om de functie te proberen.
Voor de uitgebreidere mogelijkheden heb je een geschikt betaald abonnement nodig (een Google Workspace- of Google One-abonnement). Denk aan automatische e-mailherinneringen, geverifieerde boekingen, betalingen via de boekingspagina en meerdere boekingspagina's. Houd er rekening mee dat afspraakplanningen niet beschikbaar zijn voor het abonnement Workspace Business Starter.
Werkt op de computer
Een afspraakplanning maak en beheer je vanaf een computer in Google Agenda. In de mobiele app kun je geboekte afspraken wel zien, maar de planning zelf stel je via de browser in.
Een afspraakplanning aanmaken
Zo maak je een afspraakplanning
- Open Google Agenda op een computer.
- Klik linksboven op Maken en kies Afspraakplanning. Je kunt ook op een leeg tijdvak in je agenda klikken en bovenaan op Afspraakplanning klikken.
- Geef de planning een duidelijke titel, bijvoorbeeld
Kennismaking - 30 min. - Kies de duur van elke afspraak (bijvoorbeeld 15, 30 of 60 minuten, of een aangepaste duur).
- Stel je algemene beschikbaarheid in: op welke dagen en tussen welke tijden mogen mensen boeken.
- Stel optioneel de planningsperiode in: hoe ver vooruit en hoe kort van tevoren iemand nog mag boeken.
- Klik op Volgende om de boekingspagina te configureren.
- Kies de locatie: een Google Meet-videogesprek, een fysiek adres of een telefoongesprek. Vul eventueel een omschrijving en je gegevens aan.
- Klik op Opslaan. Je afspraakplanning verschijnt nu in je agenda.
Na het opslaan klik je op de afspraakplanning in je agenda en kies je Boekingspagina openen of Boekingspagina delen om de link op te halen.
De boekingspagina delen
De boekingspagina die Google Agenda genereert is openbaar toegankelijk. Iedereen met de link kan een tijdstip reserveren, ook als die persoon geen Google-account heeft. Stuur de link via e-mail, voeg hem toe aan je e-mailhandtekening, of plaats hem op je website (insluiten kan ook).
Wanneer iemand de pagina opent, ziet die een overzicht van vrije tijdstippen. Na het kiezen van een tijdstip vult de bezoeker zijn naam en e-mailadres in via het boekingsformulier. Beide partijen krijgen daarna een bevestiging.
Zet de link in je Gmail-handtekening
Voeg de boekingspagina toe aan je Gmail-handtekening via Instellingen en dan Handtekening. Zo heeft elke ontvanger van je e-mails direct toegang tot jouw beschikbaarheid.
Beschikbaarheid beheren
Gedeeltelijke beschikbaarheid instellen
Wil je niet de hele dag afspraken inplannen? Stel je algemene beschikbaarheid dan in op specifieke vensters, bijvoorbeeld van 09:00 tot 11:00 en van 14:00 tot 16:00. Met Aangepaste beschikbaarheid kun je daarnaast per losse datum afwijkende tijden instellen. Zo blijft de rest van je dag vrij voor focuswerk.
Bestaande afspraken blokkeren
Google Agenda houdt automatisch rekening met afspraken die al in je agenda staan. Heb je van 10:00 tot 11:00 een vergadering, dan zijn de tijdstippen in die periode automatisch niet boekbaar.
Zorg er daarom voor dat je agenda altijd actueel is. Blokkeer ook focustijd of pauzes als gewone agenda-items, zodat je daar geen ongewenste boekingen op krijgt.
Handige instellingen
Buffertijd tussen afspraken
Wil je wat hersteltijd tussen afspraken? Zet dan de instelling Buffertijd aan in je afspraakplanning. Google laat dan automatisch ruimte vrij voor en na elke afspraak, zonder dat je de duur van de afspraak hoeft op te rekken. Bezoekers zien alleen de tijdstippen die na de buffer nog passen.
Maximumaantal boekingen per dag
In de instellingen van de afspraakplanning kun je een maximumaantal boekingen per dag opgeven. Zo voorkom je dat je agenda op één dag volloopt met afspraken. Dit was bij de oude afspraakvakjes nog niet mogelijk.
E-mailbevestigingen en herinneringen
Aan de boekingspagina kun je bevestigings- en herinneringsmails koppelen (maximaal vijf herinneringen). Automatische e-mailherinneringen naar de boeker horen bij de premium-functies en vereisen een geschikt betaald abonnement.
Controleer je tijdzone
De boekingspagina toont tijden in de tijdzone van de bezoeker. Werk je met klanten in een ander land of een andere tijdzone, controleer dan vooraf welke tijdzone bij je afspraakplanning hoort, zodat een 10:00-afspraak voor beide partijen op het juiste moment valt.
Bestaat de oude functie afspraakvakjes nog?
Nee. Sinds augustus 2024 kun je geen nieuwe afspraakvakjes meer aanmaken en werken bestaande boekingslinks van afspraakvakjes niet meer. Gebruik in plaats daarvan een afspraakplanning, de opvolger met een uitgebreidere boekingspagina.
Kan ik afspraakplanningen gebruiken met een gratis Gmail-account?
Ja. Met een gratis Google-account maak je een boekingspagina om de functie te proberen. Functies zoals automatische e-mailherinneringen, betalingen, geverifieerde boekingen en meerdere boekingspagina's vereisen een geschikt betaald Workspace- of Google One-abonnement.
Kunnen externe bezoekers zonder Google-account boeken?
Ja, de boekingspagina is openbaar toegankelijk. De bezoeker hoeft geen Google-account te hebben, maar vult wel een naam en e-mailadres in zodat de bevestiging verstuurd kan worden.
Wat als ik een geboekte afspraak wil annuleren?
Open het geboekte agenda-item (niet de hele afspraakplanning) en verwijder of annuleer het. Google Agenda stuurt dan automatisch een annuleringsbericht naar de persoon die geboekt heeft.
Kan ik afspraken voor meerdere deelnemers tegelijk aanbieden?
Een afspraakplanning is standaard bedoeld voor een-op-een afspraken. Voor groepsafspraken gebruik je beter een gewoon agenda-evenement met meerdere genodigden.
Krijgt de boeker automatisch een Google Meet-link?
Ja, als je bij de locatie kiest voor een Google Meet-videogesprek, genereert Google voor elke geboekte afspraak automatisch een unieke Meet-link in de afspraak en de bevestiging.
Tips voor professioneel gebruik
Geef je afspraakplanning een duidelijke titel. Beschikbaar zegt weinig, terwijl Kennismaking Cloud Captains - 30 min meteen duidelijk maakt waar het over gaat. De titel komt ook terug in de bevestiging naar de boeker.
Voeg altijd een locatie toe. Voor online gesprekken kies je een Google Meet-videogesprek, zodat elke boeker meteen een werkende vergaderlink heeft.
Controleer regelmatig of je boekingspagina nog klopt, zeker als je de afspraakplanning hebt aangepast of verwijderd. Een verouderde link leidt tot frustratie bij de boeker.