Een aanwezigheidsrapport downloaden na een Meet-vergadering is handig als je wilt vastleggen wie deelnam en hoe lang. Je gebruikt dit bijvoorbeeld bij online lessen, trainingen of formele vergaderingen waar presentie geregistreerd moet worden. In dit artikel lees je hoe je het rapport inschakelt, ophaalt en gebruikt, en waar je op moet letten qua privacy.
Wat staat er in het aanwezigheidsrapport
Het aanwezigheidsrapport van Google Meet is een Google Spreadsheet die na afloop automatisch naar de organisator wordt gestuurd. Het bevat per deelnemer:
- de naam en het e-mailadres
- het tijdstip waarop iemand de vergadering binnenkwam en verliet
- de totale aanwezigheidsduur
Als deelnemers meerdere keren in- en uitlogden, telt Meet alle aanwezige perioden bij elkaar op tot een totaal.
Beschikbaar in bepaalde edities
Aanwezigheidsregistratie is beschikbaar in onder andere Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Education Plus en de Teaching and Learning Upgrade. In lichtere edities zoals Business Starter en het gratis Meet zie je de optie niet. In Education Plus en de Teaching and Learning Upgrade worden rapporten automatisch gegenereerd voor vergaderingen met 2 of meer deelnemers.
Het rapport inschakelen tijdens de vergadering
Je zet aanwezigheidsregistratie aan via de Hostopties. Dit kan op het moment dat de vergadering al loopt.
Aanwezigheidsregistratie aanzetten in een vergadering
- Klik tijdens de vergadering rechtsonder op Hostopties (het schild- of beheericoon).
- Zoek in het zijpaneel de schakelaar Aanwezigheid bijhouden.
- Zet de schakelaar aan.
- Deelnemers kunnen een melding zien dat aanwezigheid wordt bijgehouden.
- Na afloop ontvangt de organisator het rapport automatisch per e-mail.
Het rapport vooraf inschakelen via Google Agenda
Wil je niet vergeten de schakelaar om te zetten, dan stel je het vooraf in op de agenda-afspraak.
Aanwezigheidsregistratie instellen in Google Agenda
- Open
calendar.google.comen maak een afspraak of open een bestaande afspraak. - Voeg Google Meet-videovergaderen toe als dat er nog niet is.
- Klik naast de Meet-link op Vergaderinstellingen wijzigen.
- Vink Aanwezigheid bijhouden aan.
- Sla de afspraak op.
Het rapport ophalen en gebruiken
Na de vergadering stuurt Google een e-mail naar de organisator met het rapport als Google Spreadsheet. Open het bestand om de lijst met deelnemers en hun aanwezigheidsduur te zien. Je bewerkt, filtert en deelt het bestand zoals elk ander Sheets-document.
Filter op aanwezigheidsduur
Sorteer of filter de spreadsheet op aanwezigheidsduur om snel te zien wie maar kort aanwezig was. Bij een training herken je zo direct wie de hele sessie heeft gevolgd en wie eerder wegging.
Privacy en toestemming
Het registreren van aanwezigheid raakt aan privacy. Wees transparant naar deelnemers dat hun aanwezigheid wordt bijgehouden. In veel landen ben je verplicht hierover te informeren.
Informeer deelnemers vooraf
Laat deelnemers altijd vooraf weten dat aanwezigheid wordt geregistreerd. Het stilzwijgend verzamelen van presentiegegevens kan in strijd zijn met privacyregels zoals de AVG. Verwerk de gegevens alleen voor het doel dat je hebt aangekondigd en bewaar ze niet langer dan nodig.
Verschillen tussen beheerder en organisator
De rol bepaalt wat je kunt instellen:
- Beheerder: bepaalt of aanwezigheidsregistratie beschikbaar is en of deze standaard aanstaat. Ga in de Beheerconsole naar Apps, Google Workspace, Google Meet en open de Meet-video-instellingen om dit per organisatie-eenheid te regelen. Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren voor ze actief zijn.
- Organisator: zet het rapport per vergadering aan, mits de beheerder de functie beschikbaar heeft gemaakt. Alleen de organisator ontvangt het rapport.
- Deelnemer: ontvangt het rapport niet en hoeft niets in te stellen, maar kan wel een melding zien dat aanwezigheid wordt bijgehouden.
Veelgestelde vragen
Wie ontvangt het aanwezigheidsrapport?
Alleen de organisator van de vergadering ontvangt het rapport per e-mail. Wil je het delen, stuur het dan zelf door of geef anderen toegang tot het Sheets-bestand.
Kan ik het rapport achteraf inschakelen?
Nee, je moet aanwezigheidsregistratie tijdens of vóór de vergadering aanzetten. Achteraf inschakelen is niet mogelijk en gegevens worden niet met terugwerkende kracht verzameld.
Telt korte afwezigheid mee?
Als een deelnemer kort weg is en terugkomt, telt Meet de totale aanwezige tijd bij elkaar op. Het rapport toont de som van alle aanwezige perioden, niet alleen de eerste keer dat iemand deelnam.
Waarom zie ik de optie Aanwezigheid bijhouden niet?
De functie zit alleen in bepaalde Workspace-edities en moet door je beheerder zijn aangezet. Controleer je editie en vraag het na bij je beheerder als de schakelaar ontbreekt.
Worden gasten zonder Google-account ook geregistreerd?
Ja, externe deelnemers verschijnen in het rapport met de naam die ze invoerden bij het deelnemen. Een e-mailadres ontbreekt soms als iemand zonder Google-account deelnam.
Krijg ik automatisch een rapport bij elke les?
Alleen in Education Plus en de Teaching and Learning Upgrade worden rapporten automatisch gegenereerd voor vergaderingen met 2 of meer deelnemers. In andere edities zet je het per vergadering zelf aan.
Met het aanwezigheidsrapport leg je eenvoudig vast wie deelnam. Combineer dit met rapportages voor een compleet overzicht van je vergaderingen.