Tele-consultaties: kansen en kaders
Video-consultaties zijn tijdens en na de coronapandemie een vast onderdeel van de zorgverlening geworden. Ze bieden voordelen: patiënten hoeven niet te reizen, wachttijden zijn korter en follow-up gesprekken kunnen efficiënter plaatsvinden. Tegelijkertijd stellen video-consultaties eisen aan privacy en beveiliging.
Google Meet biedt functies die het geschikt maken voor medische tele-consultaties, maar je moet ze bewust inschakelen. Een standaard Meet-vergadering is niet zonder meer geconfigureerd voor gebruik in de zorg.
Tele-consult valt onder de WGBO
Een tele-consult valt onder de WGBO als het medische dienstverlening betreft. De zorgverlener draagt dezelfde beroepsverantwoordelijkheid als bij een fysiek consult, inclusief dossierplicht en geheimhouding.
Technische vereisten voor veilige consultaties
Zorg vooraf dat de volgende elementen aanwezig zijn.
Aan de kant van de zorgverlener:
- Beheerd apparaat met actuele software en schermvergrendeling.
- Privéomgeving zonder risico op meeluisteren.
- Stabiele internetverbinding (minimaal 5 Mbps upload voor goede videokwaliteit).
- Koptelefoon om geluid af te schermen.
Aan de kant van de patiënt:
- Meet werkt in de browser zonder installatie: patiënten hebben geen Google-account nodig.
- Een duidelijke instructie-e-mail met de link en uitleg over toegang.
- Een telefonische terugvaloptie voor patiënten die moeite hebben met video.
Meet-vergadering beveiligen
Elke consultatie-link moet uniek zijn en beveiligd. Gebruik nooit een vaste vergaderlink die je hergebruikt voor meerdere patiënten.
Wachtkamer inschakelen. Sinds eind 2025 heeft Google Meet een echte wachtkamer (waiting room) als ingebouwde functie op de betaalde Workspace-abonnementen. Patiënten komen dan eerst in een wachtruimte en jij laat ze pas binnen wanneer je er klaar voor bent. Dit voorkomt dat een volgende patiënt per ongeluk aansluit tijdens een lopend consult. Je zet de wachtkamer aan bij het inplannen van de afspraak in Google Agenda, op het tabblad Wachtkamer van de Meet-instellingen.
Vergadering vergrendelen. Na aanvang van de consultatie vergrendel je de vergadering via Meer opties en daarna Vergadering vergrendelen. Niemand kan er dan nog bij, ook niet met de juiste link.
Deelnamebeheer. Schakel in dat deelnemers niet zomaar anderen kunnen toevoegen of hun scherm kunnen delen zonder jouw toestemming. Deze opties vind je onder Host management in het deelvenster van de vergadering.
Consultatie instellen in Google Meet
- Maak een afspraak aan in Google Agenda en voeg Google Meet-videoconferentie toe.
- Open het tabblad Wachtkamer en zet de wachtkamer aan. Laat Automatisch binnenhalen uitgeschakeld, zodat je elke patiënt zelf toelaat.
- Nodig alleen de patiënt uit en verstuur de unieke vergaderlink per e-mail.
- Start de vergadering op tijd en open het deelvenster Mensen.
- Laat de patiënt handmatig binnen met Binnenhalen naast de naam.
- Vergrendel de vergadering direct na aanvang via Meer opties en Vergadering vergrendelen.
- Sluit aan het einde de vergadering volledig af (Gesprek beëindigen voor iedereen), niet alleen je eigen sessie.
Opnames en transcripties
Opnames en transcripties van medische consultaties zijn gevoelige medische gegevens. Maak alleen een opname als:
- De patiënt hier vooraf expliciet mee heeft ingestemd.
- Je een duidelijk doel hebt, bijvoorbeeld als geheugensteun voor de patiënt zelf.
- De opname in een beveiligde Drive-map met beperkte toegang terechtkomt.
- Je de opname verwijdert zodra het doel is bereikt.
Sinds 2026 kan je Workspace-beheerder afdwingen dat deelnemers actief toestemming moeten geven voordat een opname, transcriptie of automatische notulen (Take notes for me met Gemini) start. Op ondersteunde apparaten verschijnt dan een toestemmingsdialoog. Laat je beheerder deze instelling voor de zorgomgeving inschakelen.
Zet automatische transcriptie en AI-notulen standaard uit, tenzij je zeker weet dat de verwerking binnen je verwerkersovereenkomst valt. Google geeft aan dat Meet-gegevens binnen de eigen organisatie blijven en niet worden gebruikt om modellen te trainen, maar voor medische gegevens blijft expliciete toestemming en een passende grondslag noodzakelijk.
Geen verborgen opnames
Een opname zonder toestemming van de patiënt is een schending van het medisch beroepsgeheim en de AVG. Vraag toestemming altijd voordat je de opname start en leg die vast in het dossier.
Wachtkamer en planning
Gebruik Google Agenda samen met Meet voor een georganiseerde dagplanning. Stel tijdsbuffers in tussen afspraken, zodat je niet in tijdnood komt. Gebruik de Agenda-afspraak als enige bron van de meetlink, zodat altijd traceerbaar is wie welke link heeft ontvangen.
Overweeg Afsprakenplanning in Google Agenda voor zelfservice-booking door patiënten. Stel daarbij in welke tijdslots beschikbaar zijn en hoe lang een consultatie duurt. Houd er rekening mee dat een patiënt bij zelfservice-booking persoonsgegevens invult; beperk de gevraagde velden tot het strikt noodzakelijke.
Toegankelijkheid en inclusiviteit
Niet alle patiënten zijn even vaardig met video. Stel een eenvoudig instructiedocument op (desnoods op papier) met screenshots. Zorg voor een telefonisch alternatief voor consultaties die technisch niet kunnen plaatsvinden.
Meet ondersteunt live ondertiteling in meerdere talen. Activeer dit voor patiënten met een gehoorbeperking. Voor anderstalige patiënten is ondersteuning via een tolk mogelijk; laat de tolk als derde deelnemer inbellen en informeer de patiënt vooraf dat er een tolk aansluit.
Test je achtergrond vooraf
Doe een korte testverbinding voor je eerste consult van de dag. Controleer geluid, beeld en je achtergrond, en zet patiëntenlijsten, andere schermen en documenten buiten beeld voordat je je scherm deelt.
Heeft een patiënt een Google-account nodig voor Meet?
Nee. Een patiënt kan via een browserlink deelnemen zonder Google-account. De patiënt geeft een naam op en jij laat de patiënt binnen vanuit de wachtkamer.
Mag ik een video-consult opnemen zonder toestemming?
Nee. Opnames van consultaties zijn medische gegevens. Vraag altijd vooraf expliciete mondelinge of schriftelijke toestemming en leg die vast in het dossier. Sinds 2026 kan je beheerder bovendien afdwingen dat deelnemers actief moeten instemmen voordat een opname of transcriptie start.
Is de wachtkamer standaard ingeschakeld?
Nee. De wachtkamer is een ingebouwde Meet-functie op betaalde Workspace-abonnementen, maar je moet hem per afspraak zelf aanzetten via het tabblad Wachtkamer in Google Agenda. Laat automatisch binnenhalen uit, zodat je elke patiënt handmatig toelaat.
Hoe zorg ik dat mijn achtergrond geen privé-informatie toont?
Gebruik achtergrondvervaging of een neutrale virtuele achtergrond in Meet. Verberg zichtbare patiëntenlijsten, schermen en documenten voordat je je scherm deelt.
Kan ik consultaties plannen via een externe patiëntenportaallink?
Ja. Je kunt de Meet-link opnemen in een bevestigingsmail die vanuit een portaal wordt verstuurd. Zorg dat de link uniek is per afspraak en niet herbruikbaar.
Wat doe ik als de verbinding van de patiënt wegvalt?
Spreek vooraf een telefonisch terugvalnummer af. Valt het beeld weg, bel de patiënt dan om het consult telefonisch af te ronden of een nieuw moment te plannen, en noteer dit in het dossier.