Afwezigheid instellen in Google Agenda zorgt dat je rust hebt tijdens vrije dagen zonder dat afspraken erdoorheen glippen. In plaats van losse afspraken handmatig te weigeren, blokkeer je een hele periode in één keer. In dit artikel leer je hoe.
Afwezigheid instellen als apart afspraaktype
Google Agenda kent een speciaal afspraaktype voor afwezigheid. Het verschilt van een gewone afspraak doordat het actief afspraken weigert in plaats van ze alleen te tonen.
Alleen op een Workspace-account
Het afspraaktype Afwezig is beschikbaar op een Google Workspace-account (zakelijk of school). Op een gratis Gmail-account kun je wel een blok markeren als bezet, maar het automatisch weigeren werkt daar niet.
Een afwezigheidsblok maken
- Klik op een dag of op de knop Maken.
- Kies bovenaan het type Afwezig.
- Stel de begin- en einddatum of de tijden in.
- Pas eventueel het automatische weigerbericht aan.
- Kies of alleen nieuwe of ook bestaande afspraken geweigerd worden.
- Klik op Opslaan.
Vanaf dat moment weigert Google automatisch elke nieuwe afspraak die in dat blok valt, ongeacht wie de uitnodiging stuurt. Wie je probeert uit te nodigen, krijgt direct je weigerbericht te zien.
Verschil met een gewone afspraak
Een gewone afspraak toont alleen dat je bezet bent, maar mensen kunnen er overheen plannen. Een afwezigheidsblok weigert nieuwe afspraken actief en stuurt een bericht terug. Gebruik afwezigheid voor vrije dagen en gewone afspraken voor bezigheden waar je zelf bij betrokken bent.
Het weigerbericht aanpassen
Standaard stuurt Google een neutraal bericht dat je de afspraak hebt geweigerd omdat je afwezig bent. Je kunt dit aanpassen naar iets persoonlijkers, bijvoorbeeld dat je op vakantie bent en na een bepaalde datum weer reageert.
Wees concreet in je bericht
Vermeld in je weigerbericht wanneer je terug bent en bij wie men terechtkan voor dringende zaken. Een bericht als "Ik ben afwezig tot 12 juni, neem voor spoed contact op met mijn collega Sanne" helpt mensen verder dan een kale standaardmelding.
Combineren met je vakantie-antwoord in Gmail
Afwezigheid in Agenda en het vakantie-antwoord in Gmail werken los van elkaar. Voor een complete afwezigheid stel je beide in. De agenda weigert afspraken, Gmail beantwoordt e-mails automatisch.
Een handige volgorde om niets te vergeten:
- Agenda blokkeren. Maak een afwezigheidsblok voor je vrije periode.
- Gmail instellen. Zet het vakantie-antwoord aan met dezelfde data.
- Bericht afstemmen. Gebruik dezelfde terugkeerdatum in beide.
- Collega informeren. Wijs een vervanger aan voor dringende zaken.
Door dezelfde data en boodschap in beide te gebruiken, krijgt iedereen een consistent beeld. Niets is verwarrender dan een agenda die zegt dat je terug bent terwijl je mail nog meldt dat je weg bent.
Afwezigheid en lopende afspraken
Heb je al afspraken staan in de periode die je afwezig wilt zetten, dan kies je bij het maken van het blok of bestaande afspraken ook geweigerd worden. Wil je een belangrijke afspraak toch behouden, zet die dan buiten het afwezigheidsblok of laat bestaande afspraken staan.
Controleer je bestaande afspraken
Als je kiest om bestaande afspraken te weigeren, gaat dat ook over afspraken die je misschien wilt houden. Loop je agenda na voordat je opslaat, zodat je geen belangrijke meeting per ongeluk afzegt.
Wat is het verschil tussen afwezigheid en een gewone afspraak?
Een afwezigheidsblok weigert nieuwe afspraken actief en stuurt een bericht terug. Een gewone afspraak toont alleen dat je bezet bent, maar mensen kunnen er overheen plannen.
Heb ik hier een Workspace-account voor nodig?
Ja. Het afspraaktype Afwezig met automatisch weigeren werkt alleen op een Google Workspace-account. Op een gratis Gmail-account kun je hooguit een blok als bezet markeren.
Kan ik mijn eigen weigerbericht instellen?
Ja. Bij het maken van het afwezigheidsblok pas je het automatische bericht aan, bijvoorbeeld met je terugkeerdatum en een vervanger.
Worden bestaande afspraken ook geweigerd?
Dat kies je zelf bij het maken van het blok. Je kunt ervoor kiezen alleen nieuwe afspraken te weigeren of ook de afspraken die al staan.
Stelt afwezigheid in Agenda ook mijn e-mail in?
Nee, dat zijn aparte functies. Voor automatische e-mailantwoorden zet je daarnaast het vakantie-antwoord in Gmail aan met dezelfde data.
Werkt afwezigheid ook in de mobiele app?
Ja. In de Google Agenda-app tik je op de plusknop, kies je Afwezig, stel je de data en het bericht in en tik je op Opslaan.
Wil je naast hele vrije dagen ook tijd voor geconcentreerd werk blokkeren, lees dan Focustijd blokkeren in Google Agenda. Voor de basisinstellingen kijk je bij Google Agenda instellen en aanpassen.