Vergaderruimtes en resources boeken via Google Agenda voorkomt dubbele reserveringen en gedoe met fysieke ruimtes. In dit artikel leer je hoe je als gebruiker een ruimte toevoegt aan een afspraak en hoe een beheerder resources inricht zodat het hele team ze kan reserveren. Let op: dit werkt alleen met een zakelijk of school-Workspace-account, een privé-Gmail kan geen ruimtes boeken.
Vergaderruimtes boeken bij een afspraak
Het boeken van een ruimte gebeurt tijdens het aanmaken van een afspraak. Open de afspraak, voeg je genodigden toe en klik op het tabblad Ruimtes. Google toont een lijst met ruimtes die op dat moment vrij zijn.
Een vergaderruimte reserveren
- Maak een nieuwe afspraak en stel de tijd in.
- Klik op het tabblad Ruimtes naast Gasten.
- Bekijk de lijst met beschikbare ruimtes voor dat moment.
- Filter op gebouw, verdieping, capaciteit of voorzieningen.
- Klik op de gewenste ruimte om hem toe te voegen.
- Sla de afspraak op, de ruimte staat nu gereserveerd.
Een bezette ruimte verschijnt grijs of met een melding dat hij niet beschikbaar is. Zo voorkom je dat twee teams dezelfde zaal claimen. Je kunt voor één afspraak ook meerdere ruimtes tegelijk boeken, handig als een team over twee locaties zit.
Filter op capaciteit
Plan je een sessie met twaalf mensen, filter dan op capaciteit zodat je geen kamer voor vier boekt. Google toont per ruimte hoeveel mensen erin passen en welke voorzieningen er zijn, zoals een scherm of videoconferentie.
Resources naast ruimtes
Naast vergaderruimtes kun je ook andere resources boeken. Denk aan een verrijdbare beamer, een poolauto of speciale apparatuur. Deze resources voeg je op dezelfde manier toe via het Ruimtes-tabblad, mits je beheerder ze heeft aangemaakt.
Resources zijn agenda's
Elke resource is technisch gezien een eigen agenda. Als je een resource boekt, leg je beslag op de tijd in die agenda. Daardoor zien anderen direct dat het item bezet is en kunnen ze het niet dubbel reserveren.
Resources aanmaken in de Admin console
Het aanmaken van ruimtes en resources doet een Workspace-beheerder in de Admin console. Een gewone gebruiker kan alleen boeken wat de beheerder heeft ingericht. Goede inrichting maakt het zoeken en filteren een stuk makkelijker.
Voor de beheerder. Ga in de Admin console naar Directory en dan Gebouwen en resources en open het Overzicht. Maak eerst gebouwen aan met verdiepingen. Voeg daarna onder Resourcebeheer ruimtes toe met capaciteit en kenmerken. Bij het toevoegen kies je het type resource: kies Vergaderruimte voor zalen, of Overig voor zaken die niet voor vergaderingen zijn, zoals een fiets of dienstauto. Geef ruimtes een logische naam zoals Amsterdam-3-Zaal-Noord. Voeg kenmerken toe zoals videoconferentie, whiteboard of toegankelijkheid zodat gebruikers gericht kunnen filteren.
Voor de gebruiker. Je ziet het resultaat in het Ruimtes-tabblad van een afspraak. Je kiest een gebouw, filtert op wat je nodig hebt en boekt een vrije ruimte. Je hoeft niets in te richten, dat heeft de beheerder al gedaan. Vind je een ruimte niet terug, vraag dan je beheerder om hem toe te voegen.
Geef ruimtes consistente namen
Een vaste naamstructuur, bijvoorbeeld gebouw, verdieping en zaal, maakt de lijst overzichtelijk en het filteren intuïtief. Kenmerken zoals capaciteit en videoconferentie helpen gebruikers de juiste ruimte in één keer te vinden.
Slim omgaan met ruimtereserveringen
Een paar gewoonten houden het ruimtebeheer netjes. Annuleer een ruimte als je afspraak niet doorgaat, anders blijft de zaal onnodig geblokkeerd. Bij herhalende afspraken reserveer je de ruimte voor de hele reeks, maar controleer of de ruimte op alle datums vrij is.
Vergeet niet te annuleren
Een geboekte maar ongebruikte ruimte is voor collega's niet beschikbaar terwijl hij leeg staat. Verwijder de ruimte uit je afspraak zodra je weet dat je hem niet nodig hebt.
Waarom zie ik geen vergaderruimtes in mijn agenda?
Waarschijnlijk heeft je beheerder nog geen ruimtes aangemaakt in de Admin console, of je organisatie gebruikt de functie niet. Een andere veelvoorkomende oorzaak is dat je met een privé-Gmail bent ingelogd in plaats van je zakelijke account. Vraag je beheerder om resources in te richten.
Kan ik een ruimte voor een hele reeks afspraken boeken?
Ja. Voeg de ruimte toe aan een herhalende afspraak. Controleer wel of de ruimte op elke datum in de reeks beschikbaar is, want bij een drukke zaal kan een enkele datum bezet zijn.
Hoe weet ik hoeveel mensen in een ruimte passen?
In het Ruimtes-tabblad staat per ruimte de capaciteit vermeld. Filter op het aantal mensen dat je verwacht om alleen geschikte ruimtes te zien.
Kan ik meerdere ruimtes voor één afspraak boeken?
Ja. Je voegt simpelweg meerdere ruimtes toe via het tabblad Ruimtes. Dat is handig als een team over twee locaties verdeeld zit en op elke locatie een zaal nodig heeft.
Wat als ik een geboekte ruimte niet meer nodig heb?
Open de afspraak, verwijder de ruimte en sla op. De zaal komt direct weer beschikbaar voor anderen.
Kan ik op mijn telefoon ook een ruimte boeken?
Ja. In de Google Agenda-app open je de afspraak, tik je op Ruimtes of Een ruimte toevoegen en kies je een beschikbare ruimte. De werkwijze is gelijk aan die op de computer.
Wil je het reserveren combineren met goede uitnodigingen, lees dan Vergaderuitnodigingen versturen. Beheerders die meer over inrichting willen weten, kijken bij Apparaatbeheer in de admincategorie.