Vergaderuitnodigingen versturen en beheren in Google Agenda zorgt dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek is. In dit artikel leer je genodigden toevoegen, rechten instellen, beschikbaarheid checken en uitnodigingen netjes aanpassen of annuleren.
Vergaderuitnodigingen versturen
Begin met een nieuwe afspraak en klik op Meer opties zodat je het volledige scherm krijgt. Rechts zie je een tabblad Gasten. Daar voeg je mensen toe door hun e-mailadres of naam te typen. Voor collega's binnen je organisatie verschijnen suggesties terwijl je typt.
Heb je iedereen toegevoegd, klik dan op Opslaan. Google vraagt of je de uitnodiging wilt versturen naar de genodigden. Bevestig met Versturen en iedereen ontvangt de afspraak in zijn eigen agenda en per e-mail.
Voeg meteen een Meet-link toe
Klik op Google Meet-videovergadering toevoegen voordat je opslaat. Iedereen krijgt dan automatisch een werkende videolink in de uitnodiging, ook handig voor mensen die op afstand meedoen.
Rechten van genodigden instellen
Standaard mogen genodigden andere gasten zien en de gastenlijst bekijken. Soms wil je dat beperken, bijvoorbeeld bij een gevoelige afspraak. In het Gasten-tabblad zie je drie schakelaars onder Gasten mogen.
Drie rechten voor gasten
Afspraak wijzigen laat gasten tijd en details aanpassen, gebruik dit spaarzaam. Anderen uitnodigen laat gasten zelf mensen toevoegen. Gastenlijst bekijken bepaalt of gasten elkaar kunnen zien. Zet de laatste uit als je niet wilt dat genodigden weten wie er nog meer is uitgenodigd.
Een geschikt tijdstip vinden
Het lastigste aan vergaderen is een moment vinden dat iedereen schikt. Google Agenda heeft daarvoor twee hulpmiddelen: Tijden zoeken en de Roostering-weergave.
Een gemeenschappelijk moment vinden
- Open de afspraak en voeg al je genodigden toe.
- Klik onder de gastenlijst op Tijden zoeken.
- Je ziet de agenda's van collega's binnen je organisatie naast elkaar.
- Zoek een blok waarin niemand bezet is.
- Sleep de afspraak naar dat vrije moment.
- Sla op en verstuur de uitnodiging.
Let op dat je alleen de beschikbaarheid ziet van mensen binnen je eigen organisatie. Voor externe gasten zie je geen agenda, tenzij zij hun beschikbaarheid expliciet delen.
Aanwezigheid en reacties beheren
Nadat je de uitnodiging hebt verstuurd, kun je in de afspraak zien wie heeft geaccepteerd, geweigerd of nog niet heeft gereageerd. Achter elke naam staat een statusicoon. Zo weet je vooraf op hoeveel mensen je kunt rekenen.
Je kunt genodigden vragen een reactie toe te voegen, bijvoorbeeld waarom ze niet kunnen. Zet daarvoor de optie Reactieopties aan zodat mensen een notitie kunnen achterlaten bij hun antwoord.
De levenscyclus van een uitnodiging ziet er meestal zo uit:
| Stap | Wat je doet | Waar je op let |
|---|---|---|
| Versturen | Voeg gasten toe en klik op Versturen | Klopt de gastenlijst en het tijdstip? |
| Reacties volgen | Bekijk wie ja, nee of misschien antwoordt | Reageert iedereen op tijd? |
| Update sturen | Wijzig details en verstuur een bijgewerkte uitnodiging | Kies Versturen zodat niemand de wijziging mist |
| Afsluiten | Annuleer of rond de afspraak na afloop af | Voeg bij annuleren een korte reden toe |
Uitnodigingen aanpassen of annuleren
Verandert er iets, dan pas je de afspraak aan en klik je op Opslaan. Google vraagt of je een update naar de gasten wilt sturen. Doe dat altijd bij belangrijke wijzigingen zoals een ander tijdstip, anders missen mensen de verandering.
Annuleren doe je door de afspraak te verwijderen. Voeg eventueel een korte reden toe in het annuleringsbericht zodat genodigden weten waarom de afspraak niet doorgaat.
Vergeet de update niet te versturen
Als je een afspraak wijzigt maar geen update verstuurt, blijven gasten op het oude moment uitgaan. Kies bij belangrijke wijzigingen altijd voor Versturen, niet voor Niet versturen.
Hoe zie ik wie mijn vergadering heeft geaccepteerd?
Open de afspraak en bekijk de gastenlijst. Achter elke naam staat een icoon dat aangeeft of iemand ja, nee of misschien heeft geantwoord.
Kan ik de beschikbaarheid van externe gasten zien?
Nee, tenzij ze hun agenda met je delen. Voor mensen binnen je eigen organisatie zie je de beschikbaarheid wel via Tijden zoeken.
Hoe voorkom ik dat gasten elkaar zien?
Zet in het Gasten-tabblad de optie Gastenlijst bekijken uit. Genodigden zien dan niet wie er nog meer is uitgenodigd.
Krijgen gasten bericht als ik de afspraak verzet?
Alleen als je bij het opslaan kiest voor het versturen van een update. Doe dat altijd bij wijzigingen in tijd of locatie.
Kan ik een uitnodiging sturen naar een hele groep tegelijk?
Ja. Typ in het veld Gasten de naam van een Google Groep, dan krijgen alle leden van die groep de uitnodiging. Houd er rekening mee dat je de individuele beschikbaarheid van groepsleden niet altijd ziet.
Wat gebeurt er als ik een gast verwijder uit de afspraak?
Die persoon krijgt een annulering voor zichzelf en de afspraak verdwijnt uit zijn agenda. De overige gasten houden de afspraak gewoon.
Wil je naast losse vergaderingen ook structureel overleg plannen, kijk dan bij Herhalende afspraken aanmaken. Voor het boeken van een vergaderruimte lees je Vergaderruimtes en resources boeken.