Wat is agenda-delegering?
Agenda-delegering geeft een andere persoon, meestal een persoonlijk assistent of officemanager, de mogelijkheid om jouw agenda te beheren. De gedelegeerde kan afspraken bekijken, aanmaken, wijzigen en verwijderen, en kan uitnodigingen accepteren of afwijzen namens jou.
Dit verschilt van de gewone deelopties waarbij iemand je agenda alleen kan lezen. Bij delegering heeft de assistent volledige beheerrechten op je agenda.
Agenda los van Gmail
Agenda-delegering is beschikbaar voor alle Google Workspace-gebruikers. Delegering van Gmail, zodat een assistent ook e-mail beheert, is een aparte instelling die via Gmail ingesteld wordt. Zie het onderdeel verderop in dit artikel.
Toegangsniveaus begrijpen
Voordat je iemand toegang geeft, is het belangrijk te weten welke toegangsniveaus beschikbaar zijn. Google Agenda gebruikt deze vier niveaus:
| Niveau | Wat kan de persoon? |
|---|---|
| Alleen status (vrij/bezet) tonen | Alleen zien of je beschikbaar bent, geen details |
| Alle details van afspraken tonen | Titels, beschrijvingen en locaties lezen |
| Wijzigingen aanbrengen in afspraken | Afspraken aanmaken, wijzigen en verwijderen |
| Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren | Alles beheren, inclusief wijzigen met wie de agenda gedeeld is |
Voor een assistent is Wijzigingen aanbrengen in afspraken in de meeste gevallen het juiste niveau. Het hoogste niveau, Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren, geeft de assistent ook de macht om je agenda met anderen te delen, wat je meestal in eigen hand wilt houden.
Geef niet meer toegang dan nodig
Kies het laagste niveau dat de assistent nodig heeft om het werk te doen. Heeft iemand alleen inzicht nodig om afspraken in te plannen? Dan is een leesniveau soms al genoeg. Volledige beheerrechten geef je alleen aan iemand die je vertrouwt met je hele planning.
Delegering instellen
Zo delegeer je je agenda
- Open Google Agenda op calendar.google.com.
- Zoek in de linkerkolom jouw agenda onder Mijn agenda's en beweeg je muis erover.
- Klik op de drie puntjes die verschijnen en kies Instellingen en delen.
- Scroll naar het onderdeel Delen met specifieke personen of groepen.
- Klik op Mensen en groepen toevoegen.
- Voer het e-mailadres in van de assistent. Dit moet een Google-account zijn.
- Selecteer het gewenste machtigingsniveau in het dropdownmenu, bijvoorbeeld Wijzigingen aanbrengen in afspraken.
- Klik op Versturen.
De assistent ontvangt een uitnodigingsmail en kan na acceptatie je agenda beheren via zijn of haar eigen Google Agenda-account.
Meerdere agenda's delegeren
Heb je meerdere agenda's, bijvoorbeeld een werkagenda en een projectagenda, dan moet je elke agenda apart delegeren. Herhaal de stappen hierboven voor elke agenda die de assistent moet kunnen beheren.
Houd je delegeringen bij
Maak een korte notitie of een vaste afspraak in je agenda wanneer je delegering instelt. Noteer welke agenda's gedelegeerd zijn en aan wie. Dat helpt je later om snel het overzicht te bewaren en toegang weer in te trekken als de situatie verandert.
Hoe de assistent de gedelegeerde agenda gebruikt
Nadat de assistent de uitnodiging heeft geaccepteerd, verschijnt jouw agenda in zijn of haar Google Agenda-interface onder Agenda's van anderen. De assistent kan:
- Je agenda naast de eigen agenda bekijken
- Nieuwe afspraken aanmaken in jouw agenda, die verschijnen als jouw afspraken
- Bestaande afspraken wijzigen of verwijderen
- Uitnodigingen accepteren of afwijzen, afhankelijk van het ingestelde niveau
Afspraken die de assistent aanmaakt in jouw agenda tonen jou als organisator. De assistent zelf is niet zichtbaar als deelnemer, tenzij die ook is uitgenodigd.
Gmail-delegering voor complete assistentie
Wil je dat je assistent ook e-mails beheert, inclusief agenda-uitnodigingen die per e-mail binnenkomen? Stel dan ook Gmail-delegering in. Dit is een losse instelling die je in Gmail maakt.
Gmail-toegang verlenen aan je assistent
- Open Gmail en ga naar Instellingen (het tandwiel) en daarna Alle instellingen bekijken.
- Ga naar het tabblad Accounts en import.
- Klik bij Toegang verlenen tot je account op Nog een account toevoegen.
- Voer het e-mailadres van de assistent in en klik op Volgende stap.
- Bevestig je keuze. De assistent ontvangt een verificatiemail en moet de toegang zelf bevestigen.
Houd rekening met een wachttijd
De uitnodiging voor Gmail-delegering verloopt na een week, en het kan tot 24 uur duren voordat de assistent het account daadwerkelijk kan gebruiken. Stel dit dus op tijd in. Een delegate kan e-mail lezen, sturen en verwijderen, maar kan je wachtwoord niet wijzigen. Verstuurt de assistent een bericht namens jou, dan is het eigen adres van de assistent zichtbaar.
Na instelling kan de assistent in Gmail wisselen tussen het eigen account en jouw account via het accountmenu rechtsboven.
Rechten intrekken
Wil je de delegering beëindigen?
Toegang weer intrekken
- Ga naar de agenda-instellingen van de gedelegeerde agenda via Instellingen en delen.
- Scroll naar Delen met specifieke personen of groepen.
- Klik op het verwijdericoon naast de naam van de assistent.
- Bevestig de verwijdering.
De toegang is direct ingetrokken. De assistent ziet je agenda daarna niet meer in de eigen agenda-interface. Voor Gmail-delegering trek je de toegang op dezelfde manier in via Instellingen en Accounts en import in Gmail.
Best practices voor assistent-samenwerking
Maak duidelijke afspraken met je assistent over hoe delegering gebruikt wordt:
- Spreek af welke afspraken de assistent zelfstandig mag accepteren en welke eerst afgestemd moeten worden
- Definieer wat geblokkeerd moet worden als focustijd en wat altijd vrij moet blijven
- Stel een vaste communicatielijn in voor urgente planningswijzigingen
- Bespreek wekelijks samen de agenda om prioriteiten af te stemmen
Delegering werkt het beste als onderdeel van een bredere samenwerking, niet als een geïsoleerde technische instelling.
Kan de assistent ook andere deelnemers uitnodigen voor vergaderingen?
Ja. Met de machtiging Wijzigingen aanbrengen in afspraken kan de assistent volledig afspraken aanmaken, inclusief het uitnodigen van andere deelnemers.
Ziet de assistent ook mijn privé-afspraken?
Dat hangt af van het machtigingsniveau. Met Wijzigingen aanbrengen in afspraken zijn afspraken die je als privé hebt gemarkeerd zichtbaar als bezet zonder details. Met het hoogste niveau, Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren, zijn ook die afspraken volledig zichtbaar.
Kan de assistent agenda-uitnodigingen accepteren vanuit de eigen e-mail?
Nee. Uitnodigingen die naar jouw e-mailadres gestuurd zijn, kan de assistent niet accepteren tenzij ook Gmail-delegering is ingesteld. Zonder Gmail-delegering beheert de assistent alleen wat al in je agenda staat.
Kan ik zien wat de assistent gewijzigd heeft?
Via de Google Workspace Admin Console kan een beheerder in de auditlogs zien wie wijzigingen heeft aangebracht. Als individuele gebruiker zonder beheerrechten heb je geen los wijzigingslog.
Werkt agenda-delegering ook met de Google Agenda-app op mobiel?
Op iOS en Android is de gedelegeerde agenda zichtbaar, maar de mogelijkheden zijn beperkter dan in de webversie. Het instellen van delegering zelf doe je altijd via de browser, niet in de app.
Hoeveel mensen kunnen mijn agenda beheren?
Je kunt je agenda met meerdere personen delen en aan elk een eigen machtigingsniveau geven. Voor een persoonlijke assistent volstaat meestal één gedelegeerde met beheerrechten en eventueel anderen met alleen leesrechten.