Herhalende afspraken zijn een efficiente manier om terugkerende vergaderingen in te plannen. Maar soms klopt een specifieke instantie niet: de datum verschuift door een feestdag, de locatie wijzigt of de deelnemerslijst is anders. Google Agenda heeft een ingebouwd mechanisme voor precies dit soort uitzonderingen.
Hoe herhalende afspraken werken
Wanneer je een herhalende afspraak aanmaakt, slaat Google Agenda een basisafspraak op met een herhalingsregel (dagelijks, wekelijks, maandelijks, enzovoort). Alle zichtbare instanties zijn afgeleiden van die basisafspraak.
Zodra je een instantie bewerkt of verwijdert, vraagt Google Agenda via een dialoogvenster welk bereik je wilt aanpassen:
- Dit evenement: maakt een uitzondering van uitsluitend deze ene instantie.
- Dit en volgende evenementen: past deze instantie en alle latere instanties aan, terwijl het verleden ongemoeid blijft.
- Alle evenementen: past de hele reeks aan, inclusief instanties in het verleden.
Kies altijd bewust welke optie je nodig hebt. Een verkeerde keuze raakt veel meer afspraken dan bedoeld.
Dit en volgende wist toekomstige uitzonderingen
Als je "Dit en volgende evenementen" kiest, worden bestaande uitzonderingen die ná de gekozen instantie liggen overschreven. Had je voor volgende week al een verplaatste of geannuleerde instantie? Controleer die na de wijziging opnieuw.
Een eenmalige uitzondering maken
Stel: de wekelijkse maandagochtendvergadering valt op een feestdag en je wilt die week verplaatsen naar dinsdag.
Eén instantie verplaatsen
- Open Google Agenda en klik op de specifieke maandagafspraak.
- Klik op het potloodicoontje (Bewerken).
- Wijzig de datum naar dinsdag en pas zo nodig de tijd aan.
- Klik op Opslaan.
- Kies in het dialoogvenster Dit evenement en bevestig.
De maandaginstantie verdwijnt en er verschijnt een dinsdagversie. De rest van de reeks blijft onaangetast.
Een instantie annuleren zonder de reeks te stoppen
Gaat de vergadering die week helemaal niet door, verwijder dan alleen die instantie.
Eén instantie annuleren
- Klik op de afspraak in je agenda.
- Klik op het prullenbakicoontje (Verwijderen).
- Kies Dit evenement in het dialoogvenster.
De gekozen datum wordt overgeslagen en de reeks loopt de week erna gewoon door. Deelnemers ontvangen een annuleringsmelding voor uitsluitend die ene instantie.
Deelnemers aanpassen voor één instantie
Soms wil je voor één vergadering een extra gast uitnodigen of juist iemand weglaten. Bewerk de instantie met Dit evenement, pas de gastenlijst aan en verstuur de update. De overige instanties houden hun eigen, ongewijzigde deelnemerslijst.
De optie "Dit en volgende" gebruiken
Wijzigt een vergadertijd structureel vanaf een bepaalde datum, bijvoorbeeld door een zomerschema, gebruik dan Dit en volgende evenementen. Google Agenda splitst de reeks op dat punt. Je houdt dan twee reeksen over: de oude (tot het splitspunt) en de nieuwe (met de aangepaste instellingen vanaf dat punt).
Herhalingsregel zelf aanpassen
Wil je de herhalingsregel veranderen, bijvoorbeeld van wekelijks naar tweewekelijks?
Herhalingsregel wijzigen
- Open een willekeurige instantie en klik op Bewerken.
- Klik op de herhalingsinstelling (bijvoorbeeld "Elke week op maandag").
- Wijzig de regel in het pop-upvenster en bevestig.
- Klik op Opslaan en kies Alle evenementen.
Alle toekomstige instanties volgen de nieuwe regel. Instanties in het verleden blijven ongewijzigd.
Twijfel je over het bereik? Test eerst met één instantie
Weet je niet zeker welk bereik je nodig hebt, begin dan altijd met Dit evenement. Een enkele uitzondering is makkelijk terug te draaien, terwijl een onbedoelde wijziging op "Alle evenementen" lastig te herstellen is.
Tips voor organisatoren
Organiseer je een herhalende vergadering, houd dan rekening met het volgende:
- Zet de agenda of het doel in de beschrijving, zodat deelnemers weten wat er besproken wordt.
- Stuur bij een uitzondering altijd de update mee, zodat deelnemers begrijpen waarom de afspraak afwijkt.
- Gebruik het beschrijvings- of notitieveld om context per instantie toe te voegen.
Google Agenda verstuurt automatisch een e-mailmelding naar deelnemers wanneer je een afspraak met wijzigingen opslaat. Schakel die melding alleen uit als je zeker weet dat iedereen de wijziging al kent.
Wat als ik per ongeluk "Alle evenementen" heb gekozen?
Heb je nog niet opgeslagen, gebruik dan direct Ctrl+Z (of Cmd+Z op Mac) om de bewerking ongedaan te maken. Is de wijziging al opgeslagen, dan is er geen knop om de hele reeks in één keer terug te zetten. Je moet de afspraak dan handmatig herstellen of de basisafspraak opnieuw bewerken.
Verdwijnen mijn uitzonderingen als ik later "Alle evenementen" bewerk?
Een wijziging op "Alle evenementen" verandert de basisafspraak. Eerder gemaakte uitzonderingen op losse instanties blijven meestal behouden, maar het is verstandig om na zo'n wijziging je verplaatste of geannuleerde instanties te controleren.
Krijgen deelnemers een melding bij elke uitzondering?
Ja. Standaard stuurt Google Agenda een melding wanneer je een afspraak met wijzigingen opslaat, ook voor een enkele instantie. Bij verwijderen van één instantie ontvangen deelnemers een annuleringsmelding voor die datum.
Kan ik een geannuleerde instantie weer terugzetten?
Een verwijderde instantie zet je niet met één klik terug. De eenvoudigste oplossing is een nieuwe losse afspraak op die datum aanmaken met dezelfde gegevens, of de afspraak vanuit de reeks opnieuw aanmaken.
Werkt dit hetzelfde in de mobiele app?
Het principe is identiek. Ook in de Android- en iOS-app verschijnt bij bewerken of verwijderen de keuze tussen Dit evenement, Dit en volgende evenementen en Alle evenementen.