Met een paar instellingen maak je vergaderingen consistenter en gezonder voor je team. Belangrijk om vooraf te weten: sommige zaken stel je centraal in als beheerder, andere blijven een keuze per gebruiker. Dat onderscheid bepaalt wat je echt kunt afdwingen.
Wat kan een beheerder afdwingen?
De Beheerdersconsole heeft maar een echte vergaderknop voor Agenda: de standaardduur van nieuwe events. Snelle vergaderingen (afspraken die automatisch 5 of 10 minuten korter eindigen), focustijd en werkuren zijn allemaal instellingen per gebruiker. Je kunt ze aanmoedigen en uitleggen, maar niet centraal forceren.
| Instelling | Niveau | Wie stelt het in |
|---|---|---|
| Standaardduur van events | Organisatie of organisatie-eenheid | Beheerder |
| Snelle vergaderingen | Per gebruiker | Gebruiker zelf |
| Focustijd | Per gebruiker | Gebruiker zelf |
| Werkuren en werklocatie | Per gebruiker | Gebruiker zelf |
| Automatische Meet-link | Organisatie of organisatie-eenheid | Beheerder |
Snelle vergaderingen is geen beheerinstelling
In de Beheerdersconsole bestaat geen schakelaar om snelle vergaderingen organisatiebreed aan te zetten. Wat je centraal regelt, is de standaardduur. De korting van 5 of 10 minuten zet elke medewerker zelf aan in de eigen Agenda-instellingen.
Standaardduur instellen voor de organisatie
De standaardduur bepaalt hoelang een nieuw event duurt als iemand er geen lengte aan geeft. Google adviseert 30 minuten als gezonde basis.
Standaardduur centraal instellen
- Open admin.google.com en ga naar Apps > Google Workspace > Calendar.
- Kies de gewenste organisatie-eenheid in de zijbalk als je het beleid niet voor iedereen wilt laten gelden.
- Open Geavanceerde instellingen en zoek de optie voor de standaardduur van events.
- Kies een duur (bijvoorbeeld 30 minuten) en klik op Opslaan.
De wijziging kan tot 24 uur duren voordat die overal zichtbaar is, maar meestal gaat het sneller. Individuele gebruikers kunnen de standaard alsnog overschrijven in hun eigen instellingen.
Snelle vergaderingen aanzetten (per gebruiker)
Snelle vergaderingen laten een afspraak van 30 minuten op 25 minuten eindigen en een afspraak van een uur op 50 minuten. Zo ontstaat er automatisch ruimte om te wisselen tussen gesprekken. Deel deze stappen met je team.
Zo zet je snelle vergaderingen aan
- Open calendar.google.com en klik rechtsboven op het tandwiel > Instellingen.
- Scrol bij Algemeen naar Standaardinstellingen voor evenementen.
- Vink Snelle vergaderingen aan.
Maak het tot een teamgewoonte
Omdat je dit niet kunt afdwingen, werkt het beste een korte instructie in je onboarding of een herinnering in je teamchat. Eén keer aanzetten geldt voor alle toekomstige afspraken.
Focustijd voor geconcentreerd werk
Focustijd is een speciaal blok dat overige uitnodigingen tijdens dat tijdvak automatisch kan weigeren en je status in Chat op "Niet storen" zet. Het is beschikbaar op werk- en schoolaccounts, niet op persoonlijke Google-accounts.
Focustijd plannen
- Klik in calendar.google.com op Maken > Focustijd.
- Kies het tijdvak, bijvoorbeeld elke ochtend van 09:00 tot 11:00.
- Zet eventueel Vergaderingen automatisch weigeren aan zodat het blok beschermd blijft.
Wil je een gedeelde "focusvrijdag" voor een hele afdeling, plan die dan als terugkerend agenda-item en moedig leden aan zelf een focusblok te zetten. Een organisatie-eenheid centraal volplannen met een script is fragiel en moeilijk te onderhouden; een duidelijke afspraak werkt beter.
Werkuren als zacht beleid
Met werkuren laat je collega's zien wanneer je beschikbaar bent. Agenda kan uitnodigingen buiten die uren automatisch weigeren of een waarschuwing tonen bij het plannen. Ook dit stelt iedereen zelf in via Instellingen > Algemeen > Werkuren en locatie.
Meet-link standaard koppelen
Wil je dat elk nieuw event meteen een Google Meet-link krijgt, dan regel je dat centraal.
Automatische Meet-link instellen
- Ga in de Beheerdersconsole naar Apps > Google Workspace > Calendar > Instellingen voor delen of Geavanceerde instellingen.
- Zet de optie aan die automatisch videoconferenties toevoegt aan nieuwe afspraken.
- Voor afspraken met klanten gebruik je een aparte organisatie-eenheid met de juiste externe-toegangsinstellingen.
Kan ik snelle vergaderingen voor mijn hele organisatie afdwingen?
Nee. Snelle vergaderingen is een instelling per gebruiker. Als beheerder stel je wel de standaardduur van events in, en je kunt medewerkers via instructie aanmoedigen om snelle vergaderingen zelf aan te zetten.
Welke standaardduur raadt Google aan?
Google noemt 30 minuten als aanbevolen standaardduur. Dat is een goede basis; gebruikers kunnen per afspraak afwijken en met snelle vergaderingen ontstaat er automatisch een korte pauze.
Hoelang duurt het voordat een wijziging in de Beheerdersconsole zichtbaar is?
Meestal binnen enkele minuten, maar reken op maximaal 24 uur voordat de nieuwe standaardduur overal is doorgevoerd.
Waarom zie ik de optie voor focustijd niet?
Focustijd is alleen beschikbaar op werk- en schoolaccounts van Google Workspace. Op een persoonlijk Google-account verschijnt de optie niet.
Kan ik werkuren centraal afdwingen voor mijn team?
Werkuren stelt elke medewerker zelf in. Je kunt het als richtlijn meegeven, maar er is geen beheerinstelling die het verplicht maakt.