Een externe deelnemer die ongevraagd binnenkomt kan vervelend of zelfs een beveiligingsrisico zijn. Google Meet geeft je verschillende lagen controle, van een eenvoudige aanklopfunctie tot beheerinstellingen die voor de hele organisatie gelden. Welke je gebruikt hangt af van hoe streng je wilt zijn.
Het verschil tussen interne en externe deelnemers
Meet ziet iedereen met een e-mailadres binnen jouw Workspace-domein als intern. Alle anderen, of ze nu een ander bedrijfsadres of een persoonlijk Gmail-adres gebruiken, zijn extern. Externe deelnemers krijgen standaard een strenger regime en moeten vaak aankloppen. Naast hun naam verschijnt in de deelnemerslijst meestal een label dat ze buiten je organisatie vallen.
Aankloppen is de eerste verdedigingslinie
Mensen van buiten je organisatie en mensen zonder agenda-uitnodiging moeten standaard aankloppen. Een host of co-host moet ze dan toelaten. Dit voorkomt dat onbekenden zomaar binnenwandelen.
Zet Hostbeheer aan
Met Hostbeheer krijg je als organisator extra grip op de vergadering. Het staat standaard uit; zodra je het aanzet, bepaal je onder meer wie het scherm mag delen, wie de chat mag gebruiken, wie mag dempen en wie anderen mag toelaten.
Hostbeheer inschakelen
- Klik tijdens de vergadering rechtsonder op de knop Hostbeheer.
- Zet in het zijpaneel de schakelaar Hostbeheer aan.
- Gebruik Toegang beheren om in te stellen wie mag aankloppen en wie je telkens eerst goedkeurt.
- Stel naar wens in wie mag delen, chatten en het geluid mag dempen.
Externe deelnemers laten aankloppen of weigeren
Als iemand van buiten aanklopt, krijg je een melding met de mogelijkheid om toe te laten of te weigeren. Herken je de persoon niet, weiger dan. Klopt iemand herhaaldelijk aan nadat je hebt geweigerd, dan kun je deze persoon blokkeren voor de rest van de vergadering.
Via Toegang beheren kun je het aankloppen ook strenger zetten. Zo kun je het vinkje waarmee iedereen met de link mag aankloppen uitschakelen, zodat alleen genodigden uit je vertrouwde kring nog binnen kunnen vragen.
Let op bij vaste vergaderlinks
Wees extra alert bij vergaderingen met een vaste, terugkerende link. Die links kunnen breder verspreid raken dan bedoeld. Gebruik voor gevoelige overleggen liever een nieuwe, eenmalige vergaderlink.
Iemand verwijderen tijdens de vergadering
Zit er al een ongewenste deelnemer in, dan kun je die als host of co-host verwijderen. Open de lijst met deelnemers, klik naast de persoon op Meer acties en kies Verwijderen uit de vergadering. De verwijderde persoon kan niet zomaar terugkeren; hij moet opnieuw aankloppen en wacht weer op jouw goedkeuring.
Werk met een tweede moderator
Voeg bij gevoelige vergaderingen een co-host toe. Dan kan iemand de deelnemerslijst in de gaten houden terwijl jij de vergadering leidt. Co-hosts hebben dezelfde toelaat- en verwijderrechten als de host.
Organisatiebreed afdwingen via de Admin-console
Voor een structurele aanpak stelt de beheerder regels in voor de hele organisatie. In de Admin-console, onder Apps, Google Workspace, Google Meet en vervolgens de Meet-veiligheidsinstellingen, kan worden afgedwongen dat deelnemers moeten aankloppen en dat de host eerst aanwezig moet zijn voordat anderen binnen mogen.
De beheerder kan ook een waarschuwingslabel inschakelen voor iedereen die buiten de organisatie valt of van wie de identiteit niet bevestigd is. Daarmee zien hosts in een oogopslag wie extern of niet-geverifieerd is. Voor organisaties met strenge eisen is dat een nuttige extra controle, bovenop het per vergadering weigeren of blokkeren.
Beheerder bepaalt de standaard, host bepaalt per vergadering
De standaarden uit de Admin-console gelden organisatiebreed of per organisatie-eenheid. Organisatoren kunnen de instellingen voor hun eigen vergaderingen daarna nog aanpassen, dus de Admin-console zet de basislijn en jij scherpt per overleg aan.
Praktische aanpak voor de meeste teams
Voor de meeste organisaties is dit voldoende: laat aankloppen aanstaan, zet Hostbeheer aan bij gevoelige overleggen en gebruik eenmalige links voor vertrouwelijke onderwerpen. Voeg een co-host toe bij grote externe sessies, zodat er altijd iemand op de deelnemerslijst let.
Hoe weet ik of iemand extern is?
In de deelnemerslijst staat bij externe deelnemers meestal een label dat ze buiten je organisatie vallen. Hun e-mailadres valt buiten je Workspace-domein. Heeft de beheerder de waarschuwing voor externen aangezet, dan is dat label nog duidelijker zichtbaar.
Kan ik externe deelnemers helemaal verbieden?
Als individuele organisator kun je externen per vergadering weigeren bij het aankloppen of verwijderen. Een volledige blokkade voor de hele organisatie of per organisatie-eenheid regelt de beheerder in de Admin-console.
Wat gebeurt er als ik iemand verwijder?
De persoon wordt direct uit de vergadering gehaald en moet opnieuw aankloppen om terug te keren. Jij beslist dan of je hem alsnog toelaat of de toegang weigert.
Voorkomt aankloppen alle ongewenste toegang?
Het voorkomt dat onbekenden zomaar binnenkomen, maar je moet zelf goed kijken wie je toelaat. Combineer het met Hostbeheer en, voor de strengste situaties, met de beheerinstellingen voor externe en geverifieerde deelnemers.
Wie kan deelnemers verwijderen als Hostbeheer aanstaat?
Met Hostbeheer aan mogen alleen de host en de co-hosts deelnemers verwijderen of toelaten. Gewone deelnemers kunnen dat niet, wat ongewenste acties tijdens grote sessies voorkomt.