Hoe lang moet je e-mail bewaren? Te kort en je voldoet niet aan een wettelijke bewaarplicht of mist belangrijke informatie. Te lang en je botst met de AVG-eis van dataminimalisatie en vergroot je risico bij een datalek. Een retentiebeleid in Google Vault vindt de balans en dwingt die automatisch af, zodat je niet handmatig hoeft op te ruimen.
Wat retentie regelt
Retentie bepaalt twee dingen: hoe lang e-mail bewaard blijft en wat er daarna gebeurt. Google Vault laat je regels instellen die mail voor een bepaalde periode vasthouden en daarna verwijderen, of juist onbeperkt bewaren.
Zonder retentiebeleid blijft mail bestaan zolang de gebruiker die niet verwijdert, en zelfs verwijderde mail kan een tijd in een prullenbak blijven. Met een beleid neem je die controle over en maak je bewaring een organisatiebeslissing in plaats van een gebruikerskeuze.
Vault zit in de zakelijke abonnementen
Google Vault is inbegrepen bij Business- en Enterprise-edities en als add-on beschikbaar bij andere edities. Het regelt zowel retentie als eDiscovery, het zoeken en exporteren van gegevens voor juridische doeleinden. Let op: sinds april 2026 heeft elke beheerder die Vault gebruikt een Vault-licentie nodig. Retentie en holds in Vault werken op organisatieniveau en staan los van wat individuele gebruikers in hun postvak doen.
Standaard- en aangepaste regels
Vault kent twee soorten regels. Een standaardregel geldt voor je hele organisatie. Aangepaste regels gelden voor specifieke organisatie-eenheden of voor mail die aan een zoekopdracht voldoet, en gaan voor op de standaardregel. Wanneer meerdere aangepaste regels op een bericht van toepassing zijn, geldt de regel met de termijn die het laatst afloopt.
Een retentieregel voor Gmail instellen
- Open Google Vault en ga naar Retentie.
- Stel onder Standaardregels een regel in voor Gmail die voor de hele organisatie geldt.
- Kies de bewaartermijn (van 1 tot 36.500 dagen) of selecteer onbeperkt bewaren.
- Bepaal wat er na afloop gebeurt: definitief verwijderen of behouden.
- Voeg onder Aangepaste regels regels toe voor afdelingen of zoekopdrachten met afwijkende eisen.
- Test elke nieuwe regel eerst op een kleine groep accounts en controleer de reikwijdte voordat je hem activeert.
De juiste termijn kiezen
De bewaartermijn is een afweging tussen drie belangen. Wettelijke bewaarplichten kunnen jaren vereisen, bijvoorbeeld voor financiele administratie. De AVG duwt juist naar zo kort mogelijk. En operationeel wil je misschien een werkbare periode om oude correspondentie terug te kunnen vinden. De volgende vuistregels helpen bij de keuze:
- Financiele of fiscale correspondentie: volg de wettelijke bewaarplicht, vaak meerdere jaren.
- Algemene zakelijke mail: een redelijke termijn die de operationele behoefte dekt, zonder onnodig lang te bewaren.
- Persoonsgegevens zonder bewaarplicht: zo kort mogelijk, conform de AVG-minimalisatie.
- Mail onder een lopend onderzoek: nooit verwijderen, plaats een legal hold.
Holds gaan altijd voor
Het belangrijkste principe: een legal hold gaat altijd voor op een retentieregel. Staat mail onder een hold wegens een onderzoek of rechtszaak, dan wordt die niet verwijderd, ook al is de bewaartermijn verstreken. Zo voorkom je dat je per ongeluk bewijs vernietigt.
Controleer holds voor je gaat verwijderen
Activeer een streng verwijderingsbeleid nooit zonder eerst te controleren of er legal holds actief zijn of zouden moeten zijn. Mail verwijderen die onder een onderzoek valt, kan worden gezien als het vernietigen van bewijs, met ernstige juridische gevolgen. Stel holds in voordat retentieregels mail kunnen wissen die je nog nodig zou kunnen hebben.
Testen en monitoren
Een verkeerd ingesteld verwijderingsbeleid kan onomkeerbaar mail wissen, in sommige gevallen direct. Test daarom zorgvuldig welke mail een regel zou raken voordat je hem activeert. Gebruik de zoekfunctie van Vault om de reikwijdte te controleren en pas de regel eerst toe op een beperkte set accounts.
Bouw verwijderregels voorzichtig op
Begin elke nieuwe verwijderregel met een ruime termijn en verkort die geleidelijk, in plaats van meteen streng te wissen. Verwijderde mail komt niet terug. Een te krappe termijn die je per ongeluk instelt, vernietigt onherstelbaar gegevens die je later toch nodig blijkt te hebben. Voorzichtig opbouwen is veiliger, want herstel achteraf is vaak onmogelijk.
Heb ik Google Vault nodig voor een retentiebeleid?
Ja, een e-mailretentiebeleid stel je in via Google Vault. Vault zit in de Business- en Enterprise-edities en is als add-on beschikbaar bij andere edities.
Gaan legal holds voor op een retentieregel?
Ja. Mail die onder een legal hold staat, wordt nooit verwijderd door een retentieregel, ook niet als de bewaartermijn is verstreken.
Kan ik per afdeling verschillende termijnen instellen?
Ja, met aangepaste regels per organisatie-eenheid of zoekopdracht. Aangepaste regels gaan altijd voor op de standaardregel.
Komt door retentie verwijderde mail nog terug?
Nee. Mail die door een retentieregel is verwijderd, is doorgaans onherstelbaar. Test daarom altijd eerst op een kleine groep.
Wat is de maximale bewaartermijn?
Je kunt een termijn instellen van 1 tot 36.500 dagen (ongeveer 100 jaar), of kiezen voor onbeperkt bewaren.
Geldt een retentieregel ook voor wat gebruikers zelf verwijderen?
Ja. Vault werkt op organisatieniveau en bewaart mail volgens jouw regel, los van of de gebruiker die in zijn postvak heeft verwijderd.
Een retentiebeleid brengt orde en compliance in je e-mailbewaring. Het balanceert wettelijke plicht, AVG-minimalisatie en operationele behoefte, en dwingt dat automatisch af via Vault. Kies termijnen bewust, laat holds altijd voorgaan en test verwijderregels grondig. Dan bewaar je precies zo lang als nodig, niet langer en niet korter.