Hoe lang moet je een e-mail bewaren? En wanneer moet die juist weg? Een doordacht bewaarbeleid geeft op beide vragen antwoord. Te kort bewaren brengt je in de problemen bij een wettelijke bewaarplicht of een geschil. Te lang bewaren vergroot je risico bij een datalek en je opslagkosten. In Google Workspace regel je dit centraal via Google Vault.
Wat een bewaarbeleid doet
Standaard bepalen gebruikers zelf wanneer ze mail of bestanden verwijderen. Een Vault-retentieregel zet daar een organisatiebeleid bovenop. Je bepaalt per dienst hoe lang data minimaal bewaard blijft, en optioneel dat die na afloop definitief verdwijnt, ook als de gebruiker hem al had verwijderd.
Vault werkt voor Gmail, Drive, Chat, Meet-opnames, Groups en Sites. Per dienst stel je aparte regels in, want een mailbewaarplicht is iets anders dan hoe lang je projectbestanden houdt.
Standaard- versus aangepaste regels
Een standaardregel geldt voor de hele organisatie en een dienst. Een aangepaste regel is gerichter: voor een specifieke organisatie-eenheid, of voor data die aan een zoekopdracht voldoet. Loopt er meer dan één regel op dezelfde data, dan wint de regel met de langste bewaartermijn.
Een bewaartermijn kiezen
De juiste termijn volgt uit je verplichtingen en sector. Fiscale administratie kent in Nederland vaak een bewaarplicht van zeven jaar. Persoonsgegevens mogen onder de AVG niet langer bewaard worden dan nodig. Stem je termijnen dus af met juridische of compliance-collega's, en leg de onderbouwing vast.
In Vault geef je een termijn op in dagen, van 1 tot 36.500 dagen (ongeveer honderd jaar), of je kiest Indefinitely om onbeperkt te bewaren. Voor zeven jaar reken je met 2555 dagen.
Verwijderen is onomkeerbaar
Een regel die data NA een termijn verwijdert, is onomkeerbaar. Eenmaal opgeschoond door Vault is mail of een bestand echt weg, ook voor de gebruiker. Test elke purge-regel eerst op een kleine, niet-kritieke organisatie-eenheid.
Regels instellen
Voor deze stappen heb je super-beheerdersrechten nodig in Google Workspace. In de Vault-interface maak je retentieregels aan. Voor een standaardregel kies je de dienst, de bewaartermijn en of data na afloop wordt verwijderd. Voor een aangepaste regel voeg je een organisatie-eenheid of zoekvoorwaarden toe.
Een bewaarregel aanmaken in Vault
- Open
vault.google.comen klik op Retention. - Kies het tabblad Default rules voor een organisatiebrede regel, of Custom rules (en daarna Create) voor een gerichte regel.
- Selecteer de dienst, bijvoorbeeld Gmail of Drive.
- Stel bij een aangepaste regel eventueel voorwaarden in, zoals organisatie-eenheid, datumcriteria of zoektermen.
- Kies Retention period en vul het aantal dagen in, bijvoorbeeld
2555voor zeven jaar, of kies Indefinitely. - Bepaal of data na de termijn definitief verwijderd wordt.
- Klik Create, bevestig de waarschuwingen en test de regel op een testaccount voordat je breder uitrolt.
Holds gaan boven retentie
Een legal hold (bewaring voor een onderzoek of geschil) heeft altijd voorrang op een verwijderregel. Staat een account onder hold, dan blijft de data bewaard zelfs als een retentieregel hem zou verwijderen. Dat voorkomt dat relevant bewijs per ongeluk verdwijnt.
Begin zonder automatische verwijdering
Begin met alleen bewaren, nog zonder automatische verwijdering. Zo bouw je vertrouwen in de regels op. Voeg de purge pas toe als je zeker weet dat de scope klopt en juridisch akkoord is.
Beheer en evaluatie
Een bewaarbeleid is niet eenmalig. Wetgeving verandert, je organisatie verandert, en regels overlappen soms. Evalueer je retentieregels minstens jaarlijks, controleer op conflicten tussen standaard- en aangepaste regels, en houd bij wie wijzigingen aanbracht via de Vault-audit-logs.
Overschrijft Vault wat gebruikers verwijderen?
Ja. Een retentieregel bewaart data gedurende de ingestelde termijn, ook als de gebruiker hem verwijdert. Pas na de termijn, bij een purge-regel, wordt de data definitief verwijderd.
Wat gaat voor: een hold of een retentieregel?
Een hold gaat altijd voor. Data onder een legal hold blijft bewaard, ook als een retentieregel hem normaal zou verwijderen.
Kan ik per afdeling een andere termijn instellen?
Ja, met aangepaste regels gekoppeld aan organisatie-eenheden. Zo geef je bijvoorbeeld finance een langere mailbewaartermijn dan de rest.
Wat gebeurt er als twee regels op dezelfde data van toepassing zijn?
Vault houdt de data dan vast volgens de regel met de langste bewaartermijn. Een kortere regel kan een langere dus niet eerder laten verwijderen.
Is verwijderde data via Vault nog terug te halen?
Nee, niet als een purge-regel hem definitief heeft verwijderd. Daarom test je purge-regels eerst klein en laat je juridisch de termijnen goedkeuren.