Hoe lang chatberichten bewaard blijven, is voor veel organisaties een belangrijke vraag, zowel om juridische redenen als voor opschoning. In Google Chat regel je dit met een bewaarbeleid via Google Vault. Dat staat los van de bewaartermijn die individuele gebruikers zelf kunnen instellen, maar het hangt wel samen met de geschiedenisinstelling. Dat verband is essentieel en wordt vaak verkeerd begrepen.
Retentie versus geschiedenis
Houd twee dingen uit elkaar. De geschiedenisinstelling bepaalt of berichten in een gesprek of ruimte bewaard blijven. De retentie (het bewaarbeleid in Vault) bepaalt hoe lang die bewaarde berichten daarna in de systemen van Google blijven staan voordat ze definitief verdwijnen.
De cruciale nuance voor Google Chat: Vault kan alleen berichten bewaren uit gesprekken en ruimtes waarvan de geschiedenis aan staat. Staat de geschiedenis uit, dan vallen die berichten buiten je retentiebeleid en kun je ze later niet via Vault terugvinden of bewaren.
Geschiedenis uit betekent buiten Vault
Anders dan bij e-mail overschrijft een Vault-bewaarbeleid de geschiedenisinstelling van Chat niet. Berichten die met geschiedenis uit zijn verstuurd, worden niet door Vault bewaard. Voor betrouwbare compliance moet de geschiedenis dus aanstaan en bij voorkeur vastliggen.
Wie kan retentie instellen
Een bewaarbeleid instellen kan alleen een beheerder met de juiste Vault-rechten. Vault zit zonder meerkosten in de hogere Workspace-edities, zoals Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus, en in bepaalde onderwijsedities. Heb je een lagere editie, dan kun je upgraden of een losse Vault-licentie toevoegen. Zonder Vault kun je geen organisatiebreed retentiebeleid afdwingen.
Eerst de geschiedenis op orde
Omdat retentie alleen werkt bij berichten met geschiedenis aan, regel je dat eerst in de Admin-console. Voor een organisatie waar compliance telt, zet je de geschiedenis vast op aan en sta je gebruikers niet toe die zelf te wijzigen.
Geschiedenis vastzetten op aan
- Open de Admin-console op admin.google.com met een beheerdersaccount.
- Ga naar Apps, dan Google Workspace, dan Google Chat.
- Open de instelling voor Geschiedenis (history) en kies de juiste organisatie-eenheid.
- Zet de geschiedenis op Aan.
- Vink de optie om gebruikers de geschiedenis te laten wijzigen uit, zodat de instelling vastligt.
Een bewaarbeleid maken
Het bewaarbeleid zelf maak je in Vault, los van de Admin-console. Je kunt een standaardregel voor alle Chat-ruimtes instellen of een regel die alleen geldt voor een bepaalde organisatie-eenheid.
Retentiebeleid voor Chat instellen
- Ga naar vault.google.com en log in met een account dat Vault-rechten heeft.
- Klik op Bewaren (Retention) en kies vervolgens Chat.
- Kies het bereik: Alle Chat-ruimtes in de organisatie, of een specifieke organisatie-eenheid voor directe berichten en groepsgesprekken.
- Kies een bewaartermijn: Onbeperkt om berichten permanent te bewaren, of Bewaartermijn met een aantal dagen van 1 tot 36.500.
- Geef bij een termijn aan dat berichten daarna verwijderd mogen worden, bevestig de waarschuwing en klik op Maken.
Een nieuwe regel kan direct opschonen
Zodra je een nieuwe regel met een bewaartermijn opslaat, mag Chat berichten die ouder zijn dan die termijn meteen definitief verwijderen. Dat kan ook berichten betreffen die gebruikers nog wilden houden. Test een nieuwe regel daarom eerst op een kleine organisatie-eenheid voordat je hem breed uitrolt.
Aangepaste regels en uitzonderingen
Naast een standaardbeleid kun je aangepaste regels maken per organisatie-eenheid. Zo bewaar je bijvoorbeeld berichten van een juridische afdeling langer dan die van de rest van de organisatie. Een aangepaste regel gaat boven de standaardregel voor de groepen waarvoor hij geldt.
Leg je beleid buiten Vault vast
Documenteer je retentiebeleid ook in een intern beleidsdocument: welke termijnen gelden, voor welke afdelingen en waarom. Bij een audit kun je dan snel laten zien hoe het is geregeld, en weet iedereen waar hij aan toe is.
Juridische bewaarplicht
Loopt er een rechtszaak of onderzoek, dan kun je in Vault een juridische bewaarplicht (een hold) instellen. Die overschrijft het gewone retentiebeleid en voorkomt dat relevante berichten worden verwijderd zolang de bewaarplicht actief is, ook al zou de gewone bewaartermijn allang verlopen zijn.
Raak een bewaarplicht niet aan
Verwijder of wijzig nooit handmatig berichten waarop een juridische bewaarplicht rust. Dat kan worden gezien als het achterhouden of vernietigen van bewijs en heeft juridische gevolgen. Laat een lopende bewaarplicht altijd intact.
Praktisch advies
Begin met de geschiedenis vast op aan, zodat berichten überhaupt onder retentie vallen. Stel daarna een redelijk standaardbeleid in dat past bij je branche en wettelijke verplichtingen, met langere termijnen voor afdelingen die dat nodig hebben. Controleer het beleid periodiek, want wettelijke eisen en bedrijfsprocessen veranderen.
Wat is het verschil tussen retentie en geschiedenis?
De geschiedenis bepaalt of berichten in een gesprek bewaard blijven. Retentie via Vault bepaalt hoe lang die bewaarde berichten daarna blijven staan. Voor Chat geldt dat Vault alleen berichten kan bewaren als de geschiedenis aan staat.
Bewaart Vault ook berichten als de geschiedenis uit staat?
Nee. Berichten die met geschiedenis uit zijn verstuurd, vallen buiten je bewaarbeleid. Voor betrouwbare compliance moet de geschiedenis aanstaan, bij voorkeur vastgezet in de Admin-console.
Heb ik Google Vault nodig voor retentie?
Ja, organisatiebreed retentiebeleid voor Chat stel je in via Vault. Vault zit in de hogere Workspace-edities, zoals Business Plus en Enterprise, of is als losse licentie te koop.
Wat is de maximale bewaartermijn die ik kan instellen?
Je kiest een termijn van 1 tot 36.500 dagen, of je bewaart berichten onbeperkt.
Kan ik berichten langer bewaren voor één afdeling?
Ja, met een aangepaste regel per organisatie-eenheid stel je afwijkende, bijvoorbeeld langere, bewaartermijnen in voor specifieke groepen.
Wat gebeurt er bij een juridische bewaarplicht?
Die overschrijft het gewone retentiebeleid en voorkomt dat relevante berichten verdwijnen zolang de bewaarplicht loopt, ongeacht de normale bewaartermijn.