Google Vault is de stille kracht achter compliance in Workspace. Waar gebruikers gewoon mailen en bestanden delen, zorgt Vault op de achtergrond dat de juiste data bewaard blijft, doorzoekbaar is en op verzoek geexporteerd kan worden voor een audit of rechtszaak. Het is geen tool die je dagelijks opent, maar wel een die op het juiste moment goud waard is.
De vier kerntaken van Vault
Vault doet vier dingen. Retentie bepaalt hoe lang data bewaard blijft en wanneer die weg mag. Holds bevriezen data van specifieke accounts zodat die niet verdwijnt tijdens een onderzoek. Search laat je organisatiebreed zoeken in mail, Drive, Chat en meer. Export pakt de gevonden data in voor gebruik buiten Workspace.
Vault is geen back-up
Vault is een e-discovery- en compliancetool, geen back-upoplossing. Het is ontworpen om aan juridische en bewaarverplichtingen te voldoen, niet om snel een per ongeluk verwijderd bestand terug te zetten. Voor operationele recovery heb je andere middelen nodig.
Welke diensten dekt Vault
Vault dekt in 2026 een brede set Workspace-diensten. De belangrijkste:
- Gmail: retentie, holds, zoeken en exporteren.
- Google Drive (inclusief gedeelde drives): Docs, Sheets, Slides, Forms, Drawings, Vids en geuploade bestanden.
- Google Chat: directe berichten en groepsberichten, mits de historie aanstaat (threaded spaces zijn altijd beschikbaar).
- Google Meet: opnames met transcript, chat en Q&A, gedekt via Drive.
- Google Groups: mits gespreksgeschiedenis door de groepseigenaar is ingeschakeld.
- Google Calendar: agenda-items van de primaire agenda, focustijd en geboekte afspraken.
- Google Voice: sms, voicemails en oproepgeschiedenis, met een Voice Standard- of Premier-licentie.
- Nieuwe Google Sites: gedekt via Drive.
- Gemini-app: alleen zoeken en exporteren van prompts en antwoorden, geen retentie of holds.
Mail en Chat zijn het meest gebruikt voor juridisch onderzoek, Drive voor documentgeschillen.
Licentie sinds 1 november 2025
Sinds 1 november 2025 heeft elke gebruiker een Google Vault-licentie nodig om door Vault gedekt te worden. Controleer dat de juiste accounts gelicentieerd zijn, anders verschijnt een dienst wel in Vault maar hebben retentieregels en holds geen effect.
Retentie en holds
Retentieregels stel je in per dienst, organisatiebreed of gericht. Holds zet je op losse accounts, organisatie-eenheden of groepen wanneer er een concreet onderzoek loopt. Voor Gmail en Chat kun je een hold ook beperken tot berichten die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het belangrijkste principe: een hold gaat altijd boven retentie. Zo verlies je geen bewijs doordat een verwijderregel toesloeg.
Eerst hold, dan account opruimen
Verwijder je een gebruikersaccount, dan verdwijnt na verloop van tijd ook de gekoppelde Vault-data, tenzij die onder een hold of retentieregel valt. Zet bij vertrekkende medewerkers met lopende kwesties dus eerst een hold voordat je het account opruimt.
Zoeken in Vault
De zoekfunctie is krachtig. Je zoekt per dienst op accounts, organisatie-eenheden, datums, trefwoorden en meer. Resultaten kun je bekijken, op relevantie beoordelen en vervolgens selecteren voor export. Sla zoekopdrachten op binnen een matter (zaak) zodat collega's verder kunnen.
Een zaak onderzoeken in Vault
- Open
vault.google.comen maak een nieuwe Matter aan voor de zaak. - Ga naar Search, kies de dienst en stel je zoekcriteria in (accounts, periode, trefwoorden).
- Voer de zoekopdracht uit en beoordeel de resultaten.
- Zet indien nodig een Hold op de betrokken accounts zodat data bewaard blijft.
- Selecteer de relevante resultaten en start een Export.
- Download de export samen met het bijgeleverde rapport voor de keten van bewijs.
Rechten en verantwoordelijkheid
Vault-toegang regel je los van gewone admin-rechten via Vault-privileges. Geef alleen mensen die het echt nodig hebben (compliance, juridisch, security) toegang, en splits zoeken, holds en export waar mogelijk. Elke actie in Vault wordt vastgelegd in de audit-logs.
Geef alleen de rechten die nodig zijn
Maak een aparte rol met alleen de Vault-rechten die een functie nodig heeft. Een juridisch medewerker hoeft vaak alleen te zoeken en exporteren, niet de retentieregels van de hele organisatie te wijzigen.
Beheer in de praktijk
Houd Vault georganiseerd per matter, zodat elk onderzoek zijn eigen zoekopdrachten, holds en exports heeft. Sluit holds netjes af als een zaak voorbij is, anders blijft data onnodig bevroren. Controleer periodiek de audit-logs op wie wat deed.
Is Vault een back-upoplossing?
Nee. Vault is bedoeld voor compliance en e-discovery, niet voor het snel terugzetten van verloren bestanden. Voor operationele recovery gebruik je andere middelen.
Wat is een matter in Vault?
Een matter is een container voor een zaak of onderzoek. Daarbinnen bundel je zoekopdrachten, holds en exports, zodat alles rond een kwestie overzichtelijk bij elkaar blijft.
Gaat een hold boven een retentieregel?
Ja. Een hold beschermt data tegen verwijdering, ook als een retentieregel die normaal zou opschonen. Zo verlies je geen bewijs.
Heb ik admin-rechten nodig voor Vault?
Niet de gewone admin-rechten. Vault heeft eigen privileges die je apart toewijst, zodat je toegang tot gevoelige e-discovery scheidt van algemeen beheer.
Welke diensten dekt Vault?
Gmail, Drive, Chat, Meet-opnames, Groups, Calendar, Voice en nieuwe Sites. Voor de Gemini-app kun je alleen zoeken en exporteren, zonder retentie of holds.
Heb ik een aparte licentie nodig?
Ja. Sinds 1 november 2025 heeft elke gebruiker een Google Vault-licentie nodig om door Vault gedekt te worden. Zonder licentie hebben retentieregels en holds geen effect.