Op enig moment komt het verzoek: lever alle mail van deze medewerker over die periode aan voor een onderzoek. Of: toon aan dat deze documenten op die datum bestonden. Google Vault maakt dat mogelijk via zoeken en exporteren. Het is de tool die bewaarde data omzet in bruikbaar bewijs, netjes ingepakt en verantwoord.
Wat exporteren in Vault betekent
Een Vault-export pakt de resultaten van een zoekopdracht in een downloadbaar formaat. Je krijgt de data zelf (mail in PST of mbox, bestanden in hun oorspronkelijke formaat) plus een metadata- en hash-rapport. Dat rapport onderbouwt de keten van bewijs: het toont wat geexporteerd is en dat het onderweg niet is gewijzigd.
Voor Gmail, Google Groups en Google Chat kies je zelf tussen PST en mbox. PST opent in Microsoft Outlook, mbox in onder andere Mozilla Thunderbird. Houd er rekening mee dat een PST-bestand rond 1 GB splitst in meerdere delen, terwijl mbox tot ongeveer 20 GB in een bestand blijft. Bij elke export zit ook een CSV met per account het aantal gevonden items, handig om de volledigheid te controleren.
Vault herstelt niet zoals een back-up
Vault haalt data terug die onder retentie of een hold valt, maar het is geen herstelknop voor dagelijkse foutjes. Wil je een per ongeluk gewist bestand terug, dan is de Drive-prullenbak of admin-herstel vaak sneller. Vault is voor compliance- en juridische terughaalverzoeken.
Voorbereiden op een export
Een goede export begint met een goede zoekopdracht. Bepaal precies welke accounts, welke periode, welke dienst en welke trefwoorden relevant zijn. Te breed zoeken levert een onhandelbaar pakket op en verhoogt het risico dat je irrelevante persoonsgegevens meeneemt.
Beperk de scope tegen AVG-risico
Een te brede export kan persoonsgegevens van onbetrokkenen bevatten en daarmee een AVG-probleem worden. Beperk de scope strak tot wat het verzoek vereist en leg vast waarom je die scope koos.
De export uitvoeren
Binnen je matter voer je de zoekopdracht uit, beoordeel je de resultaten en start je de export. Voor grote sets duurt het verwerken even. Daarna download je het pakket, controleer je de hashes uit het rapport en bewaar je alles op een beveiligde plek.
Data exporteren uit Vault
- Open de matter in
vault.google.comen ga naar Search. - Stel de zoekcriteria precies in: accounts, dienst, periode, trefwoorden.
- Voer de zoekopdracht uit en controleer of de resultaten kloppen.
- Klik op Export results en geef de export een herkenbare naam.
- Wacht tot de export gereed is en download het pakket plus het rapport.
- Verifieer de hashes uit het rapport en sla alles versleuteld op.
Bewaarde data terughalen
Omdat retentieregels en holds data bewaren ondanks verwijdering door gebruikers, kun je via zoeken in Vault data terugvinden die in de gewone interface al weg lijkt. Een hold heeft altijd voorrang op de standaard- en aangepaste retentieregels en bewaart de data zolang de hold actief is. Dat is geen back-uphersteloperatie, maar voor juridische en compliance-doeleinden kun je zo aantonen wat er was en dat aanleveren.
Zet eerst een hold, verwijder daarna
Zet bij een vertrekkende medewerker met een lopende kwestie eerst een hold op het account voordat je het verwijdert. Zonder hold verdwijnt de gekoppelde data uiteindelijk en is exporteren niet meer mogelijk.
Veilig omgaan met exports
Een export bevat vaak gevoelige data. Behandel het pakket daarom als vertrouwelijk: versleuteld opslaan, toegang beperken tot wie het nodig heeft, en verwijderen zodra de zaak is afgehandeld en de bewaarplicht verstreken. Elke export wordt gelogd in de Vault-audit-logs, zodat herleidbaar is wie wat exporteerde.
Vier-ogen-principe met Multi-Party Approval
Vault ondersteunt Multi-Party Approval voor exports: een tweede beheerder moet een export goedkeuren voordat die start. Zet dit aan voor gevoelige matters, zodat niemand in zijn eentje een grote dataset kan exporteren.
In welk formaat krijg ik geexporteerde mail?
Voor mail kies je zelf tussen PST en mbox, samen met een metadata- en hash-rapport voor de keten van bewijs. PST open je in Microsoft Outlook, mbox in onder andere Mozilla Thunderbird.
Kan ik data exporteren van een verwijderde gebruiker?
Alleen als die data onder een retentieregel of hold valt. Daarom zet je bij lopende kwesties eerst een hold voordat je het account opruimt.
Is een Vault-export hetzelfde als een back-up herstellen?
Nee. Een export levert data voor onderzoek of compliance, niet voor het operationeel terugzetten van een verloren bestand. Daarvoor zijn de prullenbak of admin-herstel geschikter.
Hoe bewijs ik dat een export niet gewijzigd is?
Het bijgeleverde rapport bevat hashes van de geexporteerde items. Door die te verifieren toon je aan dat de data ongewijzigd is, wat de keten van bewijs onderbouwt.
Waarom splitst mijn PST-export in meerdere bestanden?
Een PST-bestand splitst rond ongeveer 1 GB in opeenvolgende delen. Kies mbox als je liever een groter bestand wilt, dat formaat gaat tot ongeveer 20 GB per bestand.
Hoe houd ik een grote export overzichtelijk?
Bij elke export krijg je een CSV met per account het aantal gevonden items. Gebruik die telling om te controleren of alle verwachte accounts en de juiste hoeveelheid data zijn meegenomen.