E-discovery in de juridische praktijk
E-discovery (elektronische ontdekking van bewijs) is het proces waarbij digitale gegevens worden gezocht, bewaard en overgelegd in het kader van juridische procedures of onderzoeken. In Nederland is e-discovery minder formeel geregeld dan in de Verenigde Staten, maar de praktijk vraagt er steeds vaker om, zowel bij interne onderzoeken als bij internationale procedures.
Google Vault is de e-discovery-tool van Google Workspace. Het biedt advocaten en compliance-functionarissen de mogelijkheid om data te doorzoeken, te bevriezen en te exporteren zonder dat gebruikers dit merken.
Controleer eerst je licentie
Vault zit standaard in Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials (domein-geverifieerd) en de Education Fundamentals- en Plus-edities. Voor andere edities zoals Business Starter, Business Standard, Frontline of G Suite Basic kun je Vault als losse add-on-licentie bijkopen. Een gebruiker moet een Vault-licentie hebben voordat je zijn of haar data kunt vasthouden, doorzoeken of exporteren.
Vault-architectuur begrijpen
Vault werkt met een aantal kernconcepten die je bij elke zaak combineert.
- Matters (Zaken): een container voor alle e-discovery-activiteiten rondom een specifieke zaak. Je maakt een Matter aan voor elke procedure of intern onderzoek.
- Holds (Bewaaropdrachten): bevriest data van specifieke accounts of voor specifieke zoektermen. Data onder een Hold wordt niet vernietigd, ook niet als een bewaarbeleidsregel dat normaal zou doen.
- Searches (Zoekopdrachten): doorzoekt Gmail, Drive, Chat, Groups en Meet-data binnen de grenzen die je instelt, zoals periode, accounts en zoektermen.
- Exports: zet zoekresultaten om in formaten die geschikt zijn voor juridische beoordeling, met een controleerbare hash en metadata.
E-discovery-workflow opzetten
E-discovery-zaak starten in Vault
- Ga naar vault.google.com en log in als beheerder of als gebruiker met Vault-rechten.
- Klik op Zaken en daarna op Zaak aanmaken.
- Geef de zaak een naam en beschrijving, bijvoorbeeld het zaakdossier of procesnummer.
- Voeg medewerkers toe die aan de zaak mogen werken en ken ze de juiste rechten toe.
- Maak een Hold aan: selecteer de accounts van betrokkenen, de relevante dienst (Gmail, Drive, Chat) en eventueel een periode of zoekterm.
- Bevestig de Hold. Data van deze accounts wordt nu bewaard, ongeacht de bewaarinstellingen.
- Voer een zoekopdracht uit om relevante data te identificeren binnen de zaak.
- Exporteer de resultaten voor beoordeling buiten Vault.
Stel de Hold in voordat je gaat zoeken
Een zoekopdracht alleen bevriest niets. Zolang er geen Hold actief is, kan data nog door bewaarregels of door de gebruiker worden verwijderd. Plaats betrokken accounts dus eerst onder een Hold en zoek daarna pas.
Geavanceerd zoeken in Vault
Vault gebruikt voor Gmail dezelfde zoekoperatoren als Gmail zelf. De meest gebruikte:
from:naam@domein.nlvoor berichten van een specifieke afzender.to:naam@domein.nlvoor berichten aan een specifieke ontvanger.subject:contractonderhandelingvoor berichten met dat woord in het onderwerp.before:2025-01-01 after:2024-06-01voor berichten binnen een tijdsperiode.has:attachment filename:contract.pdfvoor berichten met een specifieke bijlage.
Voor Drive-bestanden zoek je op bestandsnaam, bestandstype, eigenaar en datum. Houd er rekening mee dat een te brede zoekopdracht enorme exports oplevert, dus baken periode en accounts strak af.
Exportformaten voor juridisch gebruik
Vault exporteert per dienst in vaste formaten.
| Dienst | Beschikbare formaten | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| Gmail | PST of MBOX | PST max 1 GB per bestand, MBOX tot circa 20 GB |
| Chat | PST of MBOX | Berichten met tijdstempels en deelnemers |
| Groups | PST of MBOX | Vergelijkbaar met Gmail-export |
| Drive | Native formaat of JSON | Originele bestanden plus metadata |
Elke export bevat een metadatabestand en een verificatiehash waarmee je de integriteit van de geexporteerde data kunt aantonen. Let op de bewaartermijn van de export zelf: een export is na aanmaak een beperkte periode beschikbaar (rond de 15 dagen) en wordt daarna verwijderd. Download en bewaar de export dus tijdig in je eigen omgeving.
Bewaarbeleid en automatische verwijdering
Naast Holds gebruik je bewaarregels (retention rules) om data structureel langer of korter te bewaren. Je stelt ze in via Bewaren in Vault. Een paar voorbeelden van hoe organisaties dit invullen:
- Gmail voor alle medewerkers: 7 jaar bewaren.
- Drive-bestanden op een specifieke gedeelde Drive: 10 jaar bewaren.
- Chat-berichten: 3 jaar bewaren.
Holds gaan altijd voor op bewaarregels: data onder een Hold wordt nooit automatisch verwijderd, ook niet als een bewaarregel de bewaartermijn heeft overschreden.
Documenteer je proces
Leg per zaak vast wie wat heeft gezocht, geheld en geexporteerd, en wanneer. Vault houdt een audit-log bij, maar een eigen logboek van beslissingen maakt je exports beter verdedigbaar als de gang van zaken later ter discussie staat.
Kunnen medewerkers zien dat hun accounts onder een Hold staan?
Nee, Vault-activiteiten zijn niet zichtbaar voor de betrokken gebruikers. Dit is bewust zo ontworpen om bewijsvervuiling te voorkomen.
Welke diensten kan Vault doorzoeken en bewaren?
Gmail, Drive, Chat, Groups en de chat-, polls- en Q&A-logs die bij Meet-opnames horen. De precieze dekking hangt af van je Workspace-configuratie en de licenties van de gebruikers.
In welke formaten exporteer ik bewijs?
Gmail, Chat en Groups exporteer je als PST of MBOX, Drive-bestanden in hun native formaat of als JSON. Elke export bevat metadata en een verificatiehash.
Mag ik Vault-data gebruiken in een rechtszaak?
Vault-exports zijn technisch controleerbaar via de ingebouwde hashes en metadata. Of een export als bewijs wordt geaccepteerd, hangt af van de zaak en de rechter. Raadpleeg een forensisch expert als de integriteit van het bewijs kritisch is.
Hoe lang duurt een Vault-export?
Dat hangt af van de hoeveelheid en het type data. Kleine zoekopdrachten zijn klaar in minuten, grote exports van meerdere gigabytes kunnen uren duren. Je krijgt een melding zodra de export gereed is.
Is Vault AVG-conform voor e-discovery?
Vault biedt technische middelen om AVG-verzoeken te ondersteunen, zoals inzage en verwijdering. Een Hold blokkeert echter verwijdering, wat kan botsen met een verwijderingsverzoek. Raadpleeg je Privacy Officer bij conflicterende verplichtingen.