Niet elk gesprek hoeft voor altijd bewaard te blijven. Google Chat geeft je controle over je geschiedenis, zowel met een schakelaar die bepaalt of berichten bewaard blijven als met de mogelijkheid losse berichten te verwijderen. Begrijp je hoe dit werkt, dan voorkom je verrassingen.
Geschiedenis aan of uit
In een direct gesprek of een groepsgesprek kun je de geschiedenis aan- of uitzetten. Staat hij aan, dan blijven berichten bewaard en kun je ze later teruglezen. Staat hij uit, dan verdwijnen berichten automatisch na 24 uur.
Geschiedenis uit betekent 24 uur
Met de geschiedenis uitgeschakeld worden berichten na een dag automatisch verwijderd. Dat is handig voor vluchtig overleg, maar ongeschikt voor afspraken die je later wilt terugvinden.
Let op: ruimtes die per onderwerp zijn georganiseerd (met threads) hebben de geschiedenis altijd aanstaan. De keuze tussen aan en uit speelt dus vooral bij directe gesprekken en groepsgesprekken.
Geschiedenis wijzigen in een gesprek
Of je de geschiedenis kunt wijzigen hangt af van de instellingen van je organisatie. De beheerder zet een standaard en kan toestaan dat gebruikers die per gesprek aanpassen. Mag het, dan vind je de schakelaar boven in het gesprek.
Geschiedenis aan of uit zetten
- Open het gesprek of de ruimte.
- Klik bovenin op de naam van het gesprek of op het menu.
- Kies de optie voor geschiedenis.
- Zet de geschiedenis aan of uit en bevestig.
Het wisselen van de geschiedenis geldt vanaf dat moment, niet met terugwerkende kracht. Zet je de geschiedenis aan, dan worden alleen nieuwe berichten bewaard. Zet je hem uit, dan blijven eerder bewaarde berichten gewoon staan en worden ze niet ineens verwijderd.
Losse berichten verwijderen of bewerken
Een verkeerd bericht of een typefout corrigeer je eenvoudig. Beweeg je muis over je eigen bericht en gebruik het menu dat verschijnt om te bewerken of te verwijderen. Je kunt alleen je eigen berichten verwijderen, tenzij je beheerder of ruimtebeheerder bent.
Verwijderen wist niet alles
Een verwijderd bericht is voor de deelnemers weg, maar als er een Vault-bewaarbeleid geldt, blijft het voor compliance toch bewaard. Reken er bij gevoelige informatie dus niet op dat verwijderen alles wist.
Geschiedenis in ruimtes
In ruimtes bepaalt vaak de ruimtebeheerder of de organisatiebeheerder de standaardinstelling voor geschiedenis. Soms staat die vast en kun je hem als gewone deelnemer niet wijzigen. Wil je een ruimte met een afwijkende instelling, overleg dan met de beheerder.
Beheerder bepaalt de grenzen
De Workspace-beheerder kan in de Admin-console afdwingen dat geschiedenis altijd aanstaat of juist altijd uitstaat, per organisatie-eenheid. Dan kunnen gebruikers de schakelaar niet zelf bedienen.
Het verschil met retentie
De geschiedenisschakelaar is iets anders dan een retentiebeleid. De geschiedenis bepaalt wat jij en je gesprekspartners zien. Het retentiebeleid in Vault bepaalt hoe lang berichten echt bewaard blijven voor de organisatie. Belangrijk detail: Vault kan berichten alleen bewaren en doorzoeken als de geschiedenis aanstaat. Staat de geschiedenis uit, dan vallen die berichten buiten Vault en zijn ze na 24 uur weg. Voor juridische bewaring is Vault leidend, maar dan moet de geschiedenis dus wel aanstaan.
Praktisch beheer
Gebruik geschiedenis uit voor vluchtig, informeel overleg en geschiedenis aan voor alles wat je later wilt terugvinden of wat onder bewaarplicht valt. Verwijder gerust losse fouten, maar onthoud dat dit onder een bewaarbeleid niet alles definitief wist. Twijfel je over compliance, overleg dan met je beheerder.
Hoe lang blijven berichten bewaard als de geschiedenis uitstaat?
Berichten worden dan na 24 uur automatisch verwijderd uit het gesprek. Wil je ze langer bewaren, zet dan de geschiedenis aan.
Kan ik berichten van anderen verwijderen?
Alleen als je ruimtebeheerder of organisatiebeheerder bent. Gewone deelnemers kunnen uitsluitend hun eigen berichten verwijderen of bewerken.
Is een verwijderd bericht echt weg?
Voor de deelnemers wel, maar onder een Vault-bewaarbeleid blijft het voor compliance bewaard. Verwijderen wist het dus niet altijd uit alle systemen.
Waarom kan ik de geschiedenis niet wijzigen?
De beheerder heeft de instelling waarschijnlijk vastgezet voor jouw organisatie-eenheid of ruimte. Overleg met je beheerder als je een afwijkende instelling nodig hebt.
Kan Vault een bericht bewaren dat met geschiedenis uit is verstuurd?
Nee. Vault kan berichten alleen vasthouden en doorzoeken als de geschiedenis aanstond. Berichten die met geschiedenis uit zijn verstuurd vallen buiten Vault.
Geldt het wijzigen van de geschiedenis ook voor oude berichten?
Nee, een wijziging werkt alleen vooruit. Eerder bewaarde berichten blijven bewaard en eerder verwijderde berichten komen niet terug.