Elke interactie met een AI-assistent laat sporen na: de prompt, het antwoord en soms de context. Voor een organisatie is de vraag hoe lang die sporen bewaard moeten blijven. Te lang bewaren vergroot je risico bij een datalek en kan botsen met privacyregels. Te kort bewaren kan auditverplichtingen schaden. AI-retentie is het instellen van die balans, en bij Gemini in Workspace doe je dat op een andere plek dan veel mensen verwachten.
Waarom retentie ertoe doet
Bewaartermijnen zijn geen technische bijzaak maar een compliance-kwestie. De AVG vraagt om dataminimalisatie: bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig. Tegelijk kennen sommige sectoren juist bewaarplichten. Je retentiebeleid voor AI hoort consistent te zijn met dat van je mail, documenten en chat, zodat je bij een audit een eenduidig verhaal hebt.
Eerst dit: welke Gemini bedoel je?
Voor retentie is het cruciaal om twee dingen uit elkaar te houden, want ze gedragen zich verschillend.
- De Gemini-app (gemini.google.com op web en mobiel, met je werkaccount). Hier worden prompts en antwoorden als gespreksgeschiedenis bewaard. Dit is de plek waar retentie-instellingen daadwerkelijk effect hebben.
- Gemini in de zijbalk van Workspace-apps (in Gmail, Docs, Sheets en zo). Voor deze interacties bewaart Google standaard geen prompts of antwoorden. Er valt dus niets te bewaren, te zoeken of te exporteren.
Veelgemaakte denkfout
Veel teams denken dat ze Vault inzetten om alle Gemini-activiteit juridisch te bewaren. Dat klopt niet. Vault raakt alleen de Gemini-app, en de Gemini-zijbalk in Workspace-apps bewaart per ontwerp niets. Stem je beleid en je communicatie richting auditors hierop af.
Retentie van de Gemini-app instellen
De bewaartermijn van Gemini-app-gesprekken regel je centraal in de Google Admin console, in de sectie Generative AI (in 2026 zijn de Gemini Enterprise-instellingen daar samengebracht). Voor organisaties is het verstandig dit centraal vast te leggen in plaats van het aan individuele gebruikers over te laten.
Je hebt grofweg deze opties voor het automatisch verwijderen van inactieve gesprekken:
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| 3 maanden | Gesprekken worden na 3 maanden inactiviteit verwijderd. |
| 18 maanden | De standaardwaarde als je niets wijzigt. |
| 36 maanden | Langere bewaring, bijvoorbeeld bij een aantoonbare bewaarplicht. |
| Onbeperkt | Gesprekken blijven staan tot ze handmatig of via beleid worden verwijderd. |
| Uit | Geschiedenis wordt niet bewaard. |
Zet je de geschiedenis uit, dan worden nieuwe chats nog tot 72 uur in het account bewaard zodat Google de dienst kan leveren en feedback kan verwerken. Die activiteit verschijnt dan niet in Gemini Apps Activity.
Retentiebeleid bepalen stap voor stap
- Inventariseer je bestaande bewaarbeleid voor Gmail, Drive en Chat.
- Bepaal of de Gemini-app onder dezelfde termijn moet vallen of een eigen termijn vraagt.
- Open de Admin console, ga naar de sectie Generative AI en stel de bewaartermijn voor de Gemini-app in (3, 18 of 36 maanden, onbeperkt of uit).
- Pas indien nodig een afwijkende termijn toe per organisatie-eenheid of groep.
- Documenteer de gekozen termijnen en de onderbouwing voor je compliance-dossier.
Wat Google Vault wel en niet doet
Google Vault is binnen Workspace de tool voor eDiscovery en bewaarbeleid. Sinds begin 2025 ondersteunt Vault ook de Gemini-app, maar de dekking is beperkter dan bij Gmail of Drive. Reken hier niet op meer dan wat er echt is.
- Zoeken: je kunt prompts en antwoorden uit de Gemini-app doorzoeken, gefilterd op gebruiker, datum en organisatie-eenheid.
- Exporteren: gevonden gesprekken kun je exporteren in XML-formaat.
- Bewaarregels: voor de Gemini-app niet beschikbaar. De bewaartermijn regel je via de Admin console, niet via een Vault-bewaarregel.
- Legal holds: voor de Gemini-app niet beschikbaar.
- Media: bijlagen bij prompts en door Gemini gegenereerde media vallen buiten zoeken en exporteren.
Praktische consequentie
Omdat Vault voor de Gemini-app geen legal hold kent, kun je een lopend gesprek niet via Vault bevriezen tegen verwijdering. Wil je data zeker bewaren in afwachting van een onderzoek of geschil, kies dan een ruime of onbeperkte bewaartermijn in de Admin console en exporteer wat je nodig hebt via Vault.
Praktische afwegingen
Begin met de vraag wie eigenaar is van dit beleid. Vaak is dat een samenwerking tussen IT en de privacy- of legal-functie. Leg de gekozen termijnen schriftelijk vast, niet alleen in de console maar ook in je interne beleidsdocument. Bij een audit wil je kunnen laten zien waarom je voor een bepaalde termijn koos.
Houd het consistent
Stem de bewaartermijn van de Gemini-app expliciet af op je bredere bewaarbeleid voor Drive en Gmail. Een geisoleerde AI-termijn die afwijkt van de rest leidt tot inconsistenties die bij een audit lastig uit te leggen zijn.
Wordt Gemini-activiteit standaard oneindig bewaard?
Nee. Voor de Gemini-app is de standaardtermijn 18 maanden inactiviteit, tenzij je dit wijzigt. Stel de termijn actief in plaats van op de standaard te vertrouwen.
Welke bewaartermijnen kan ik kiezen voor de Gemini-app?
Automatisch verwijderen na 3, 18 of 36 maanden inactiviteit, onbeperkt bewaren, of de geschiedenis helemaal uitzetten. Je regelt dit in de Admin console onder Generative AI.
Heb ik Vault nodig voor AI-retentie?
Nee. De bewaartermijn van de Gemini-app stel je in via de Admin console. Vault gebruik je voor eDiscovery: het doorzoeken en exporteren van Gemini-app-gesprekken.
Kan ik via Vault een legal hold op Gemini zetten?
Op dit moment niet. Vault ondersteunt voor de Gemini-app alleen zoeken en exporteren, geen bewaarregels of legal holds. Wil je data zeker vasthouden, kies dan een ruime of onbeperkte termijn in de Admin console.
Geldt dit ook voor Gemini in de zijbalk van Gmail of Docs?
Nee. Voor Gemini in de zijbalk van Workspace-apps worden geen prompts of antwoorden bewaard. Er is daar dus geen retentie in te stellen en niets voor Vault te doorzoeken.
Wat gebeurt er als ik de geschiedenis uitzet?
Nieuwe chats worden dan nog tot 72 uur bewaard zodat Google de dienst kan leveren en feedback kan verwerken. Die activiteit verschijnt niet in Gemini Apps Activity.
AI-retentie is geen losstaande knop maar onderdeel van je totale gegevensbeheer. Behandel het als zodanig: stel de termijn van de Gemini-app in via de Admin console, ken de grenzen van Vault, en leg eigenaarschap en onderbouwing vast. Dan voldoe je aan je verplichtingen zonder onnodig risico te lopen.