Een terechte vraag van elke beheerder en gebruiker: als ik Gemini een document laat samenvatten, waar gaat die tekst dan heen, en wat doet Google ermee? Het korte antwoord is dat Gemini in Google Workspace onder dezelfde gegevensbescherming valt als je andere Workspace-diensten, en dat is fundamenteel anders dan een gratis consumenten-AI.
Wat Gemini verwerkt om te antwoorden
Om een nuttig antwoord te geven heeft Gemini context nodig. Vraag je het je inbox samen te vatten, dan leest het de relevante mails. Vraag je om een tabel in Sheets te analyseren, dan verwerkt het die data. Dat is functioneel noodzakelijk: zonder toegang tot de inhoud kan het model niets zinnigs zeggen.
Het verschil met een consumenten-chatbot zit in wat er daarna gebeurt. Bij Gemini in Workspace blijft die verwerkte inhoud binnen wat Google de vertrouwensgrens van de gebruiker noemt. Je bedrijfsdata wordt geen onderdeel van een model dat anderen gebruiken.
Workspace versus consumenten-Gemini
Gemini onder een Workspace-account valt onder je organisatie-overeenkomst en de bijbehorende gegevensbescherming. Gemini onder een gratis prive-Google-account kent andere voorwaarden. Zorg dat medewerkers AI-taken met bedrijfsdata altijd onder hun werkaccount doen.
Wat Google niet doet met je data
Drie garanties zijn belangrijk om te kennen en te kunnen uitleggen aan je organisatie:
- Google gebruikt je Workspace-content niet voor advertentietargeting en verkoopt je data niet.
- Google traint zijn fundamentele modellen niet op je Workspace-content buiten je domein zonder jouw toestemming.
- Menselijke reviewers krijgen geen ongevraagde toegang tot je prompts of antwoorden voor trainingsdoeleinden buiten je domein.
Deze toezeggingen worden onderbouwd door certificeringen die specifiek voor de AI-functies gelden, waaronder ISO 42001 (AI-managementsysteem) en BSI C5. Die zijn precies het soort bewijs waar een compliance- of inkoopafdeling om vraagt.
Onderbouw je beleid met de bron
Wil je dit hard kunnen maken richting een klant of compliance-afdeling? Verwijs naar de Google Workspace-gegevensbeschermingsvoorwaarden en de Generative AI in Google Workspace Privacy Hub. Die documenten zijn de bron waarmee je je beleid onderbouwt.
Toegangsgrenzen blijven gelden
Een belangrijk punt dat vaak wordt vergeten: Gemini respecteert de bestaande permissies. Het kan voor een gebruiker alleen content ophalen waar die gebruiker zelf al toegang toe heeft. Gemini omzeilt geen Drive-permissies of mailbox-scheidingen. Als iemand een document niet mag zien, kan Gemini het ook niet voor hem samenvatten.
Slecht ingestelde Drive-permissies worden juist zichtbaarder via Gemini. Als een document per ongeluk te breed gedeeld is, kan Gemini het oppikken en in een samenvatting laten opduiken. Goede permissie-hygiene blijft de basis, AI maakt dat niet minder belangrijk.
Regio en bewaring
Voor veel organisaties is dataresidentie relevant. Gemini volgt de dataregio-instellingen die je al op je onderliggende Workspace-content toepast, zodat geografische opslagvereisten gehandhaafd blijven. De bewaring van Gemini-interacties regel je via Workspace-beleid in de Admin Console, wat in een apart artikel over AI-retentie verder aan bod komt.
Wat je als beheerder kunt instellen
Gemini is geen alles-of-niets-knop. Je houdt zelf de regie over wie het mag gebruiken en met welke data.
Zo houd je grip op Gemini-data
- Bepaal per organisatie-eenheid of groep wie toegang krijgt tot Gemini-functies, in plaats van het breed open te zetten.
- Loop je Drive-deelinstellingen na, zodat te breed gedeelde documenten niet onbedoeld in samenvattingen verschijnen.
- Controleer je dataregio-beleid in de Admin Console als residentie een vereiste is.
- Leg de retentie-instellingen voor AI-interacties vast volgens je bewaarbeleid.
- Communiceer naar gebruikers dat AI-taken met bedrijfsdata uitsluitend onder hun werkaccount horen.
Traint Google zijn modellen op mijn bedrijfsdata?
Nee, niet op je Workspace-content buiten je domein zonder jouw toestemming. Die garantie maakt deel uit van de gegevensbescherming voor zakelijke Workspace-accounts.
Kan Gemini bij data waar de gebruiker geen toegang toe heeft?
Nee. Gemini werkt binnen de bestaande toegangsrechten van de gebruiker en omzeilt geen permissies. Wat een gebruiker zelf niet mag zien, haalt Gemini ook niet op.
Is Gemini in Workspace anders dan de gratis Gemini-app?
Ja. De zakelijke versie onder je werkaccount valt onder je Workspace-overeenkomst, de gratis prive-versie niet. Laat bedrijfsdata daarom altijd via het werkaccount lopen.
Worden mijn prompts door mensen gelezen?
Niet ongevraagd voor training buiten je domein. Beperkte review kan voorkomen voor misbruikdetectie of als jij zelf support inschakelt, conform de voorwaarden.
Gebruikt Google mijn Gemini-data voor advertenties?
Nee. Je Workspace-content en prompts worden niet ingezet voor advertentietargeting en je data wordt niet verkocht.
Kan ik sturen waar mijn Gemini-data wordt verwerkt?
Ja, voor zover je dataregio-beleid in Workspace dat ondersteunt. Gemini volgt dezelfde residentie-instellingen als de onderliggende content waarnaar het verwijst.
Samengevat: Gemini in Workspace is gebouwd om binnen je organisatie-grenzen te blijven. Het gebruikt de content die het nodig heeft om te antwoorden, maar je data wordt geen brandstof voor andermans modellen of advertenties. Communiceer dit helder, dan haal je veel zorgen bij gebruikers weg.