Niet elk team in je organisatie hoeft toegang tot Gemini te hebben. Misschien werkt je financiele afdeling met gevoelige cijfers, of wil je AI eerst in een pilot met een kleine groep testen voordat je het breder uitrolt. In Google Workspace regel je dat granulair per organisatie-eenheid of configuratiegroep.
Belangrijk om vooraf te weten: sinds 2026 staan de Gemini-instellingen in een eigen sectie Generatieve AI in het linkermenu van de Admin Console. Daar vind je twee losse knoppen die elk iets anders regelen. Wie alleen de ene uitzet en de andere vergeet, denkt soms dat Gemini uit staat terwijl het via de andere route nog gewoon werkt.
De twee knoppen onder Generatieve AI
Onder Generatieve AI vind je deze twee instellingen, en ze werken onafhankelijk van elkaar:
- Gemini-app: regelt de toegang tot de losse Gemini op gemini.google.com, de mobiele Gemini-apps en Gemini in Chrome. Dit raakt de AI-functies in je Workspace-apps niet.
- Gemini voor Workspace: regelt de Gemini-functies binnen de apps zelf, zoals het zijpaneel in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive en Meet. Je zet dit per dienst aan of uit via het paneel Functietoegang.
Wil je Gemini volledig wegnemen voor een groep, dan zet je beide knoppen uit voor die OU of configuratiegroep. Wil je alleen de chatbot blokkeren maar de hulp in Docs behouden, dan zet je enkel de Gemini-app uit.
Waar je de instelling vindt
Log in op admin.google.com met een beheerdersaccount dat de rechten heeft om services te beheren. Open in het linkermenu de sectie Generatieve AI. Kies vervolgens Gemini-app of Gemini voor Workspace, afhankelijk van wat je wilt aanpassen.
De kern is dat je de dienst niet domeinbreed aan of uit hoeft te zetten. Je kiest links in de boomstructuur de juiste OU, en past de status alleen daar aan. Onderliggende OU's erven standaard de instelling van hun bovenliggende OU, tenzij je de erving doorbreekt.
De Gemini-app uitschakelen voor een OU
- Ga naar admin.google.com en log in als beheerder.
- Open in het linkermenu Generatieve AI en dan Gemini-app.
- Klik op Gebruikerstoegang (of Servicestatus).
- Selecteer links de organisatie-eenheid waarvoor je Gemini wilt blokkeren.
- Zet de status op Uit voor deze OU en sla op.
- Wacht tot de wijziging is doorgevoerd, meestal binnen enkele minuten en soms tot 24 uur.
Gemini in je Workspace-apps uitschakelen voor een OU
- Open Generatieve AI en dan Gemini voor Workspace.
- Ga naar het paneel Functietoegang.
- Selecteer links de juiste organisatie-eenheid.
- Zet de gewenste diensten (Gmail, Docs, Drive en zo verder) op Uit.
- Sla op en wacht op de doorvoering.
OU versus configuratiegroep
Een organisatie-eenheid is hierarchisch: een gebruiker zit in precies een OU. Dat is handig als je toegang langs afdelingsgrenzen wilt regelen. Maar soms wil je een dwarsdoorsnede, bijvoorbeeld alle managers uit verschillende afdelingen. Daarvoor gebruik je een configuratiegroep.
Groep wint van OU
Gebruik een configuratiegroep als je toegang wilt geven aan mensen die over meerdere OU's verspreid zitten. Een groepsinstelling wint van de OU-instelling, dus je kunt Gemini OU-breed uitzetten en het via een groep alsnog aan een specifieke set mensen geven.
Houd er rekening mee dat groepsinstellingen voorrang krijgen op OU-instellingen. Als je dat door elkaar gebruikt zonder plan, raak je het overzicht kwijt over wie nu wel of geen toegang heeft. Documenteer daarom welke groepen welke uitzondering vormen.
Wat gebruikers merken
Zodra je Gemini voor Workspace uitzet, verdwijnt het zijpaneel in Gmail, Docs en de andere apps voor die gebruikers. Zet je de Gemini-app uit, dan is gemini.google.com onder hun werkaccount niet meer beschikbaar, net als de Gemini-app op mobiel en Gemini in Chrome. Gebruikers krijgen geen foutmelding die naar jou wijst, de functie is simpelweg afwezig.
Communiceer de wijziging vooraf
Als mensen gewend zijn aan Gemini in hun workflow en het verdwijnt zonder uitleg, krijg je supporttickets. Een korte mail met de reden en de ingangsdatum voorkomt verwarring.
Testen voordat je breed uitrolt
Een veelgebruikte aanpak is een aparte test-OU. Maak een OU zoals Pilot AI, verplaats een handvol gebruikers daarheen en zet Gemini alleen daar aan. Zo verzamel je feedback en stel je beleid bij voordat je het organisatiebreed activeert. Verplaatsen van gebruikers tussen OU's doe je via de gebruikerslijst of in bulk via een CSV-upload.
Hoe snel is de wijziging actief?
Meestal binnen enkele minuten, maar Google geeft als richtlijn tot 24 uur. Bij grote organisaties kan het langer duren voordat alle clients de nieuwe instelling oppikken.
Wat is het verschil tussen Gemini-app en Gemini voor Workspace?
De knop Gemini-app regelt gemini.google.com, de mobiele app en Gemini in Chrome. De knop Gemini voor Workspace regelt de Gemini-functies binnen apps zoals het zijpaneel in Gmail en Docs. Wil je alles wegnemen, zet dan beide uit.
Kan ik Gemini voor een enkele gebruiker uitzetten?
Niet rechtstreeks op gebruikersniveau. Verplaats die gebruiker naar een OU waar Gemini uitstaat, of gebruik een configuratiegroep om toegang te onthouden.
Verlies ik data als ik Gemini uitschakel?
Nee, het uitschakelen blokkeert alleen de toegang tot de functie. Bestaande documenten en bestanden blijven onveranderd.
Geldt dit ook voor de Gemini-app buiten Workspace?
De Workspace-instelling regelt Gemini onder het werkaccount. Wat gebruikers met een prive-Google-account doen valt daarbuiten.
Waarom werkt Gemini nog terwijl ik het heb uitgezet?
Waarschijnlijk heb je maar een van de twee knoppen aangepast. Controleer of zowel Gemini-app als Gemini voor Workspace uitstaan voor de juiste OU, en let op of een configuratiegroep de OU-instelling overschrijft.
Door Gemini per OU of configuratiegroep te beheren houd je grip op waar AI wel en niet wordt ingezet, zonder dat je de hele organisatie hetzelfde dwingt. Begin klein, meet, en breid uit.