Het verschil tussen een superuser en een champion
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een belangrijk onderscheid. Een superuser is iemand die veel met de tool werkt en technisch vaardig is. Een champion is iemand die anderen actief helpt en de adoptiebeweging trekt.
Een goed champions-programma gaat verder dan superusers aanwijzen en trainen. Het bouwt een community, geeft status en erkenning, en maakt van de champions een duurzame schakel tussen IT en medewerkers.
Champions zijn een strategische asset
Champions zijn geen vrijwilligers die je na go-live negeert. Ze vragen continue investering: community, erkenning, nieuws en doorgroeimogelijkheden. Wie dat laat liggen, ziet het programma binnen een jaar verwateren.
Programmastructuur
Een effectief champions-programma heeft vier pijlers: werving en selectie, training en onboarding, community en erkenning.
Pijler 1: Werving en selectie
Naast de algemene selectiecriteria voor superusers gelden voor een champions-programma aanvullende criteria:
- Ambassadeurspotentie: de kandidaat is niet alleen technisch vaardig maar ook bereid om actief te promoten en te enthousiasmeren.
- Langetermijncommitment: de kandidaat ziet dit als een meerjaarstraject, niet als een eenmalige klus.
- Netwerk: de kandidaat heeft contacten in meerdere teams of afdelingen en bereikt daarmee een bredere doelgroep.
Formaliseer de selectie. Een korte motivatie of een gesprek maakt de rol serieuzer en selecteert op echte betrokkenheid.
Pijler 2: Training en onboarding
Champions ontvangen een intensiever trainingsprogramma dan gewone medewerkers, opgebouwd in drie fasen:
- Fase 1 (voor go-live): volledige Workspace-training inclusief basishandelingen in de Admin Console, troubleshooting en communicatievaardigheden.
- Fase 2 (na go-live, maand 1): terugkomdag met evaluatie van de eerste weken en verdieping op terugkerende vragen.
- Fase 3 (kwartaal 1): update over nieuwe features en geavanceerde use cases, bijvoorbeeld Gemini in Workspace, gedeelde Drives of geavanceerde Chat-ruimtes.
Overweeg een officiële Google Workspace-certificering via Skillshop (skillshop.withgoogle.com). De training is gratis en geeft champions een herkenbaar kwaliteitskeurmerk.
Pijler 3: Community
Een actieve community maakt het champions-programma duurzaam. Isoleer champions nooit: ze moeten van en met elkaar leren. Bouw de community op drie niveaus.
Google Chat-ruimte voor champions Maak een besloten Chat-ruimte aan voor alle champions. Hier delen ze vragen, successen, tips en updates. IT beheert de ruimte maar is niet dominant aanwezig, zodat champions zich eigenaar voelen.
Maandelijks overleg In dit overleg deelt elke champion bevindingen, worden nieuwe Workspace-features besproken en worden trainingsmaterialen bijgewerkt. Houd het kort en praktisch, met een vaste agenda.
Jaarlijkse champions-dag Eén keer per jaar een volledig programma: demo van nieuwe features, verdieping op een geavanceerd onderwerp, ervaringsuitwisseling en planning voor het volgende jaar. Laat een directielid een welkomstwoord spreken om het belang te benadrukken.
Pijler 4: Erkenning
Erkenning is de brandstof van het programma. Zonder erkenning branden champions uit.
Formele erkenning:
- Certificaat of badge "Google Workspace Champion" uitreiken bij aanvang en jaarlijks verlengen.
- Vermelding op het intranet en eventueel op LinkedIn, met toestemming van de champion.
- De bijdrage aan organisatieontwikkeling benoemen in het functioneringsgesprek.
- Indien mogelijk een kleine vergoeding of extra studiebudget.
Informele erkenning:
- Bedanken in het champions-overleg bij specifieke prestaties.
- Successen van champions delen in de interne nieuwsbrief.
- Een directe lijn met IT-management voor urgente vragen.
Voorkom uitval door overbelasting
Een champion blijft een gewone medewerker met een eigen functie. Maak de tijdsbesteding expliciet met de leidinggevende en bewaak dat de rol niet stilletjes uitgroeit tot een tweede baan. Overbelaste champions haken af, en met hen verdwijnt vaak het draagvlak in hun team.
Champions-dashboard
Houd een eenvoudig overzicht bij in Google Sheets om het programma te monitoren:
| Champion | Afdeling | Actief sinds | Vragen beantwoord | Training voltooid | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| De Jong | Sales | Jan 2025 | 47 | Fase 1+2 | Actief |
| Bakker | Finance | Jan 2025 | 31 | Fase 1+2+3 | Actief |
| Smit | HR | Mrt 2025 | 12 | Fase 1 | In onboarding |
Actualiseer het maandelijks en deel het met de IT-lead en de HR-manager om voortgang en eventuele uitval vroeg te zien.
Zo lanceer je het champions-programma intern
- Schrijf een heldere beschrijving van het programma: wat het is, waarom het bestaat en wat er van champions wordt verwacht.
- Stuur een uitnodiging per e-mail namens de directeur aan alle medewerkers, met de vraag om zichzelf of een collega aan te melden.
- Voer selectiegesprekken met de kandidaten.
- Organiseer een officiële kick-off met de geselecteerde champions en de directeur.
- Kondig de champions aan bij alle medewerkers, met hun namen en hoe ze bereikbaar zijn.
- Open de Champions Chat-ruimte en plan de maandelijkse overlegkalender.
Hoeveel tijd kost de rol een champion per maand?
In de eerste drie maanden na go-live ligt dit op 15 tot 25 procent van de werktijd. Daarna stabiliseert het op vijf tot tien procent. Maak dit expliciet met de leidinggevende, zodat er ruimte in de planning staat.
Wat als een champion uitvalt of vertrekt?
Zorg per afdeling altijd voor een backup-champion. Vertrekt een champion, dan draagt die de kennis over aan de opvolger via een kennisoverdrachtsessie en documentatie in de kennisbank.
Is een champions-programma ook geschikt voor kleine organisaties?
Ja. Bij minder dan 30 medewerkers heb je vaak maar één of twee champions nodig. De principes blijven gelijk; je schaalt de community en de formele elementen mee met de omvang.
Hoe voorkom ik dat het programma verwatert na het eerste jaar?
Plan jaarlijkse verlenging van certificaten, een jaarlijkse champions-dag en een kwartaalupdate van het programma. Behandel het als een lopend programma, niet als een eenmalig project.
Wat is het verschil tussen een champion en de IT-helpdesk?
De helpdesk lost incidenten op; een champion stimuleert gebruik en deelt kennis binnen het eigen team. Champions vangen veel kleine vragen laagdrempelig op, waardoor de helpdesk ruimte houdt voor echte storingen.