Per ongeluk een gebruiker verwijderd of toch nog data nodig van een vertrokken medewerker? Google biedt een hersteltermijn van twintig dagen. Binnen dat venster haal je het account met bijbehorende data terug. Daarna is het definitief weg.
De hersteltermijn van twintig dagen
Wanneer je een gebruiker verwijdert, gaat het account niet meteen verloren. Het belandt in een herstelbare staat gedurende twintig dagen na de verwijdering. In die periode kun je het volledig terughalen, ook als het om een beheerdersaccount gaat.
Wat herstelbaar is
Binnen de termijn herstel je het account inclusief Gmail, Drive-bestanden, agenda en contacten, mits er een vrije licentie beschikbaar is. Na twintig dagen worden het account en de bijbehorende data permanent verwijderd en is herstel uitgesloten.
Herstellen via de Admin Console
Het herstel is eenvoudig, maar er gelden twee voorwaarden. Je hebt superbeheerdersrechten nodig en er moet een vrije licentie zijn voor de editie die de gebruiker eerder had. Zorg dat die licentie beschikbaar is voordat je begint.
Verwijderde gebruiker herstellen
- Open
admin.google.commet een superbeheerdersaccount. - Ga naar Directory > Gebruikers.
- Klik op Meer opties en kies Recent verwijderde gebruikers.
- Zoek de gebruiker en klik op Herstellen.
- Lees de bevestiging en klik op Doorgaan.
- Wijs een organisatie-eenheid toe en bevestig met Herstellen.
- Controleer dat er een licentie is toegewezen zodat de gebruiker weer kan inloggen.
Reken op verwerkingstijd
Na het herstel duurt het meestal tot 24 uur voordat het account weer volledig actief is. In zeldzame gevallen kan dit oplopen tot vijf dagen. Plan kritieke acties dus niet meteen na het herstel in.
Termijn is hard
Na twintig dagen is herstel definitief onmogelijk. Heb je data van een vertrokken medewerker nodig, herstel het account dan op tijd of draag de data eerst over voordat je verwijdert.
Wanneer herstel niet lukt
Herstellen is geblokkeerd in een paar situaties. Hou hier rekening mee als de knop Herstellen ontbreekt of een foutmelding geeft.
- Er zijn meer dan twintig dagen verstreken sinds de verwijdering.
- Er is geen vrije licentie beschikbaar voor de editie of dienst die de gebruiker had.
- De gebruikersnaam is inmiddels aan een ander account toegewezen. Wijs die eerst opnieuw toe of geef het herstelde account een andere naam.
- Het domein is niet meer beschikbaar of overgezet naar een ander account.
Data overdragen in plaats van verwijderen
Vaak is verwijderen niet nodig. Bij een vertrekkende medewerker kun je de data overdragen naar een collega en het account daarna schorsen, zodat je de gegevens behoudt zonder een licentie permanent te bezetten.
Draag eerst over, verwijder daarna
Gebruik bij vertrek de optie om Drive- en e-mailgegevens over te dragen naar een andere gebruiker voordat je verwijdert. Zo blijven bestanden en kennis behouden binnen het team, ook na de hersteltermijn.
Na het herstel
Een hersteld account staat soms in een andere organisatie-eenheid en heeft mogelijk geen tweestapsverificatie meer geregistreerd. Controleer de OU-plaatsing, de licentietoewijzing en de beveiligingsinstellingen. Laat de gebruiker zo nodig opnieuw inloggen en tweestapsverificatie instellen.
Hoe lang kan ik een verwijderde gebruiker herstellen?
Tot twintig dagen na verwijdering. Daarna zijn het account en de data permanent weg en is herstel niet meer mogelijk.
Komt alle data terug na herstel?
Doorgaans wel. Gmail, Drive, agenda en contacten keren terug, mits er een vrije licentie beschikbaar is om het account weer te activeren.
Heb ik een vrije licentie nodig om te herstellen?
Ja. Het herstelde account moet een licentie krijgen voor de editie die het eerder had, anders kan de gebruiker niet inloggen en de diensten niet gebruiken.
Wie mag een verwijderde gebruiker herstellen?
Alleen een superbeheerder kan deze actie uitvoeren. Een gewone beheerder of beheerder met beperkte rollen ziet de optie niet.
Hoe lang duurt het voordat een hersteld account weer werkt?
Meestal tot 24 uur. In zeldzame gevallen kan het oplopen tot vijf dagen voordat alle diensten weer volledig beschikbaar zijn.
Wat is het alternatief voor verwijderen bij een vertrekkende medewerker?
Draag de data over naar een collega en schors het account in plaats van het te verwijderen. Zo behoud je de gegevens zonder het risico op dataverlies na de hersteltermijn.