Gemini brengt AI-assistentie naar Gmail, Docs, Sheets, Meet en de andere Workspace-apps. Sinds begin 2025 is de manier waarop je dit beheert flink veranderd: Gemini is geen losse betaalde licentie meer die je per gebruiker koopt, maar zit standaard in elk betaald Workspace-abonnement. Je werk als beheerder verschuift daarmee van "licenties kopen en toewijzen" naar "toegang gericht aan- en uitzetten" en "alleen de echt premium AI-add-ons bewust toewijzen". Hier lees je hoe je dat netjes regelt.
Wat er sinds 2025 veranderd is
Tot eind 2024 verkocht Google losse add-ons (Gemini Business en Gemini Enterprise) die je per gebruiker afnam en toewees. Dat model is vervallen. In januari 2025 heeft Google de AI-functies rechtstreeks in de Workspace-abonnementen gebundeld en na 31 januari 2025 worden de oude Gemini-add-ons niet meer apart in rekening gebracht. Sindsdien zijn ook de verwijzingen naar die add-ons uit de pagina Abonnementen in de Admin Console verdwenen.
Het praktische gevolg: heb je een betaald abonnement zoals Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard of Enterprise Plus, dan krijgen je gebruikers de standaard Gemini-functies zonder extra licentie. Je betaalt er niet meer apart voor en je hoeft niemand handmatig een "Gemini-licentie" te geven.
Gemini app is een core service
De Gemini-app is in de meeste Workspace-edities een ingebouwde core service. Je zet hem aan of uit voor (delen van) je organisatie, net als Gmail of Drive. Je koopt er geen aantal licenties meer voor.
Basis-toegang regel je per organisatie-eenheid
Omdat Gemini is ingebouwd, beheer je de basis-toegang niet via aankoop maar via aan- en uitzetten. Dat doe je per organisatie-eenheid (OU) of per groep, zodat je heel gericht kunt bepalen wie de AI-functies ziet.
Gemini-app aan of uit zetten per OU
- Log in op admin.google.com als beheerder.
- Ga naar Apps, dan Google Workspace, en kies de Gemini-app (in nieuwere consoles vind je de AI-instellingen onder Generative AI in het linkermenu).
- Selecteer links de organisatie-eenheid of groep waarvoor je de instelling wilt aanpassen.
- Zet de service Aan of Uit voor die OU of groep.
- Stel waar nodig de data-instellingen in die bepalen hoe Gemini toegang heeft tot je Workspace-data.
- Sla op en controleer of de juiste afdelingen toegang hebben. Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren voordat ze overal actief zijn.
Begin met een pilotgroep
Maak een aparte groep of OU voor enthousiaste eerste gebruikers en zet Gemini daar eerst aan. Zo verzamel je interne ervaring en richtlijnen voordat je breed uitrolt, zonder dat je iets extra hoeft te betalen voor de basisfuncties.
Betaalde AI-add-ons wijs je wel per gebruiker toe
Voor wie meer wil dan de standaard Gemini-functies biedt Google losse betaalde add-ons. Die werken nog wel volgens het oude model: je koopt een aantal en wijst ze gericht per gebruiker toe. Hier wordt kostenbeheer dus echt belangrijk, want dit zijn de toewijzingen waar je voor betaalt.
In juni 2026 zijn dit de belangrijkste opties. Prijzen kunnen per regio en contract verschillen, dus controleer altijd je eigen offerte in de Admin Console.
| Add-on | Globale richtprijs per gebruiker per maand | Waarvoor |
|---|---|---|
| AI Expanded Access | ongeveer 20 USD | Hogere gebruikslimieten voor video- en beeldgeneratie, uitgebreide NotebookLM en automatiseringen |
| AI Ultra Access | ongeveer 250 USD | De hoogste limieten plus geavanceerde functies zoals Deep Research en agent-functies |
| Gemini Enterprise | apart geprijsd, vraag offerte | Het agentische Gemini Enterprise-platform met diepere Workspace-integratie |
Een betaalde AI-add-on toewijzen per gebruiker
- Zorg dat de gewenste add-on aan je abonnement is toegevoegd via Facturering.
- Ga naar Directory, dan Gebruikers.
- Vink de gebruikers aan die de add-on moeten krijgen.
- Klik op Licenties toewijzen en kies de juiste add-on.
- Bevestig met Toewijzen en controleer in het gebruikersoverzicht of de toewijzing klopt.
Beheer en kostencontrole
De ingebouwde Gemini-functies kosten niets extra, dus daar valt weinig te optimaliseren. Je aandacht voor kosten verschuift naar de betaalde add-ons en naar Gemini Enterprise-licenties. Behandel die net zo strak als gewone licenties: wijs gericht toe en ruim ongebruikte toewijzingen op.
Controleer periodiek wie een betaalde add-on heeft en of die persoon de extra functies echt gebruikt. Een AI Ultra Access-licentie bij iemand die nooit de geavanceerde functies aanraakt, is duur verspild geld.
Betaalde add-ons staan los van je Workspace-licentie
Een AI-add-on of Gemini Enterprise-licentie staat los van de gewone Workspace-licentie. Schors of verwijder je een gebruiker, controleer dan apart of de betaalde add-on ook is vrijgegeven, anders blijf je daarvoor betalen. Koppel dit aan je offboarding-proces.
Houd ook rekening met databescherming: Gemini voor Workspace verwerkt content binnen je organisatiegrenzen volgens de Workspace-voorwaarden en met enterprise-databeschermingsgaranties op de hogere edities. Communiceer intern toch duidelijk wat wel en niet met de AI gedeeld mag worden, en stel de data-instellingen in de Admin Console bewust in.
Moet ik nog een Gemini-licentie per gebruiker kopen?
Nee. Sinds 31 januari 2025 zit Gemini standaard in betaalde Workspace-abonnementen zoals Business en Enterprise. Je beheert de basis-toegang door de Gemini-app per organisatie-eenheid of groep aan of uit te zetten, niet door losse licenties te kopen.
Wat is dan het verschil tussen Gemini en de betaalde AI-add-ons?
De standaard Gemini-functies in Gmail, Docs en de andere apps zijn inbegrepen. Add-ons zoals AI Expanded Access, AI Ultra Access en Gemini Enterprise geven hogere limieten en extra geavanceerde functies. Die koop je apart en wijs je gericht per gebruiker toe.
Hoe geef ik een hele afdeling toegang tot Gemini?
Zet de Gemini-app aan voor de organisatie-eenheid of groep van die afdeling in de Admin Console. Iedereen in die OU of groep krijgt dan de ingebouwde functies, zonder dat je elke gebruiker apart hoeft in te stellen.
Waar vind ik de Gemini-instellingen in de Admin Console?
In nieuwere consoles staan de AI-instellingen onder Generative AI in het linkermenu, na een wijziging in april 2026 die de Gemini Enterprise-bediening daarheen verplaatste. In andere gevallen vind je de Gemini-app onder Apps en Google Workspace.
Wat gebeurt er met een betaalde add-on als een medewerker vertrekt?
Die geef je apart vrij. Een AI-add-on of Gemini Enterprise-licentie staat los van de Workspace-licentie, dus controleer bij offboarding expliciet of beide zijn ingetrokken, anders blijf je voor de add-on betalen.
Kunnen verschillende afdelingen verschillende AI-niveaus krijgen?
Ja. Je kunt de basis Gemini-app per organisatie-eenheid aan of uit zetten, en betaalde add-ons alleen toewijzen aan de specifieke gebruikers die ze nodig hebben. Zo geef je bijvoorbeeld marketing AI Expanded Access terwijl de rest met de ingebouwde functies werkt.