Bij Google Workspace kies je tussen twee abonnementsvormen: het Flexibele abonnement en het Jaarlijks/Vast contract. Het verschil zit vooral in hoe vrij je gebruikers kunt toevoegen en verwijderen, welke verplichting je aangaat en wat je per gebruiker betaalt. Je vindt en wijzigt je abonnementsvorm in de Admin-console onder Menu > Facturering > Abonnementen.
Het Flexibele abonnement
Met het Flexibele abonnement betaal je per maand voor elk gebruikersaccount. Je gaat geen langlopende verplichting aan.
- Je kunt op elk moment gebruikers toevoegen of verwijderen.
- Voeg je iemand toe, dan betaal je daar direct extra voor; verwijder je iemand, dan daalt je volgende maandfactuur.
- Er is geen minimumtermijn: je kunt je abonnement op elk moment opzeggen zonder boete.
Een sterk punt is de proratie (berekening naar rato). Voeg je halverwege de maand iemand toe of verwijder je iemand, dan rekent Google per dag af. Voeg je bijvoorbeeld op 1 april een gebruiker toe en verwijder je die op 15 april, dan betaal je alleen voor die periode in plaats van een volle maand.
De prijs van een Flexibel abonnement ligt per gebruiker doorgaans hoger dan bij een jaarcontract. Je betaalt dus een opslag voor de vrijheid om op elk moment op of af te schalen.
Geen licenties apart afbestellen
Op het Flexibele abonnement hoef je een licentie niet apart "af te bestellen". Verwijder je een gebruikersaccount dat geen licentie meer nodig heeft, dan daalt het aantal licenties automatisch mee en betaal je vanzelf minder.
Het Jaarlijks/Vast contract
Met het Jaarlijks/Vast contract verbind je je aan een vast aantal licenties voor de looptijd van het contract, met een minimum van één jaar. Je betaalt maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van wat je bij het afsluiten kiest.
- Je kunt op elk moment licenties bijkopen als je team groeit; je prijs gaat dan omhoog. Bij jaarlijkse betaling rekent Google de bijgekochte licenties naar rato af over de resterende contractperiode.
- Je kunt het aantal licenties pas verlagen op het moment van verlenging, aan het einde van het contract.
- Tot die verlenging betaal je voor alle afgenomen licenties, ook als je ze niet allemaal in gebruik hebt.
In ruil voor die verplichting ligt de prijs per gebruiker bij een jaarcontract lager dan bij het Flexibele abonnement.
Tussentijds stoppen kost het resterende contractbedrag
Opzeggen of het aantal licenties verlagen midden in een Jaarlijks/Vast contract kan niet zomaar. Zeg je vroegtijdig op, dan blijf je verantwoordelijk voor de volledige resterende waarde van het contract, zonder restitutie. Plan het aantal licenties dus zorgvuldig voordat je dit contract afsluit.
De verschillen op een rij
| Onderwerp | Flexibel abonnement | Jaarlijks/Vast contract |
|---|---|---|
| Betaling | Altijd maandelijks | Maandelijks of jaarlijks |
| Gebruikers toevoegen | Op elk moment | Op elk moment |
| Licenties verminderen | Meteen, lagere maandfactuur | Pas bij verlenging |
| Verplichting | Geen termijn | Minimaal één jaar |
| Tussentijds stoppen | Zonder boete | Tegen resterend contractbedrag |
| Prijs per gebruiker | Hoger | Lager |
Welke kies je?
Laat je keuze afhangen van hoe voorspelbaar je personeelsbestand is:
- Wisselt je team sterk, werk je met tijdelijke krachten of seizoenspieken, of weet je het toekomstige aantal nog niet zeker? Dan biedt het Flexibele abonnement de meeste vrijheid.
- Heb je een stabiel team met een goed in te schatten aantal gebruikers voor het komende jaar? Dan is het Jaarlijks/Vast contract vaak voordeliger per gebruiker, in ruil voor de verplichting.
Combineer beide voor het beste van twee werelden
Een veelgebruikte aanpak is een combinatie: een Jaarlijks/Vast contract voor de vaste kern van je organisatie, en een Flexibel abonnement voor de gebruikers waarvan het aantal schommelt. Zo profiteer je van de scherpere prijs voor je vaste team zonder vast te zitten aan licenties die je mogelijk niet het hele jaar nodig hebt.
Zo kies je bewust de abonnementsvorm die past bij je organisatie, voorkom je dat je betaalt voor licenties die je niet gebruikt, en houd je grip op zowel je kosten als je flexibiliteit.
Kan ik later overstappen van Flexibel naar een jaarcontract?
Ja. Je kunt je abonnementsvorm wijzigen in de Admin-console onder Menu, Facturering, Abonnementen. Een overstap naar een Jaarlijks/Vast contract gaat doorgaans in vanaf je volgende factuurperiode en legt je dan vast voor minimaal een jaar.
Wat gebeurt er als ik op een jaarcontract een gebruiker verwijder?
Het aantal afgenomen licenties blijft gelijk tot de verlenging. Je betaalt dus door voor die licentie, maar je kunt de vrijgekomen licentie zonder extra kosten aan een andere gebruiker toewijzen.
Krijg ik geld terug als ik mijn jaarcontract vroegtijdig opzeg?
Nee. Bij vroegtijdig opzeggen blijf je verantwoordelijk voor de resterende waarde van het contract en is er geen restitutie. Verlagen of stoppen kan kosteloos op het moment van verlenging.
Is het Flexibele abonnement duurder dan een jaarcontract?
Per gebruiker meestal wel. Je betaalt een opslag voor de vrijheid om op elk moment op te schalen of af te schalen. Of dat de moeite waard is, hangt af van hoe vaak je team van omvang verandert.
Hoe werkt proratie precies?
Op het Flexibele abonnement rekent Google per dag af. Voeg je halverwege de maand iemand toe of verwijder je iemand, dan betaal je alleen voor de dagen dat het account actief was, niet voor een volle maand.