Betaal je voor functies die je niet gebruikt, dan is downgraden een logische manier om kosten te besparen. Maar een downgrade is niet zonder gevolgen: je verliest functies en mogelijk opslag. Lees daarom eerst goed wat er verandert.
Wat je verliest per editie
Elke stap omlaag betekent minder functies. De belangrijkste verschillen draaien om opslag, beveiliging en compliance.
Ga je van Business Standard naar Business Starter, dan daalt de gepoolde opslag van 2 TB naar 30 GB per gebruiker. Gebruik je organisatie meer dan de nieuwe limiet toelaat, dan moet je eerst data opruimen of mensen lopen tegen een volle mailbox aan. Ook verlies je de opnamefunctie in Meet en het aantal deelnemers per videovergadering zakt van 150 naar 100.
Stap je terug van Enterprise naar Business, dan verlies je geavanceerde functies zoals Vault (juridische bewaring), DLP (Data Loss Prevention), geavanceerd endpointbeheer en S/MIME-encryptie.
Check eerst je opslaggebruik
Controleer voor een downgrade altijd of je huidige opslaggebruik onder de nieuwe gepoolde limiet past. Komt de organisatie boven de limiet, dan kunnen gebruikers geen mail meer ontvangen en geen bestanden meer toevoegen.
Wanneer kun je downgraden
Het moment waarop een downgrade mag, hangt af van je betaalplan.
Bij het flexibele plan kun je op elk moment downgraden. Je betaalt per dag dat je een editie gebruikt, dus de wijziging gaat direct in en wordt verrekend in de volgende factuurperiode.
Zit je op het jaarcontract met jaarlijkse betaling, dan kun je niet zomaar tussentijds een goedkopere editie kiezen. Je schakelt dan eerst over naar het flexibele plan of naar het jaarcontract met maandelijkse betaling. Je krijgt daarbij een verrekening (prorata-tegoed) voor het resterende deel van je vooruitbetaalde jaar. Je kunt deze overstap ook inplannen op de verlengingsdatum.
Aantal licenties versus editie
Een downgrade van de editie is iets anders dan het verlagen van het aantal licenties. Bij een jaarcontract kun je het aantal licenties tussentijds meestal niet verlagen, alleen verhogen. Op het flexibele plan kun je gebruikers wel op elk moment toevoegen of verwijderen. Houd hier rekening mee bij je planning.
Zo voer je de downgrade uit
Workspace-editie downgraden
- Log in op
admin.google.comals beheerder. - Ga via het menu naar Facturering en open Abonnementen.
- Klik op je huidige Workspace-abonnement.
- Open het menu Meer (de drie puntjes) en kies Downgraden.
- Selecteer de goedkopere editie en bekijk de samenvatting van wijzigingen, klik daarna op Volgende.
- Kies je betaalplan (flexibel of jaarcontract met maandelijkse betaling).
- Klik op Afrekenen en bevestig met Bestelling plaatsen, en controleer de ingangsdatum.
Maak eerst een back-up
Maak voor de downgrade een export of back-up van data die afhankelijk is van de duurdere editie, zoals Vault-bewaarsets of DLP-logboeken. Na de downgrade is die functionaliteit niet meer beschikbaar en kun je er niet meer bij.
Na de downgrade controleer je of alle gebruikers nog normaal werken en of niemand tegen de nieuwe opslaglimiet aanloopt. Houd de eerste dagen je supportkanaal in de gaten voor meldingen.
Verlies ik mijn e-mails bij een downgrade?
Nee, je bestaande e-mails blijven bewaard. Maar als je nieuwe gepoolde opslaglimiet lager is dan je huidige gebruik, kun je geen nieuwe mail meer ontvangen tot je opruimt.
Kan ik later weer upgraden?
Ja, upgraden kan op elk moment, ook direct na een downgrade. Upgrades gaan meestal meteen in.
Werkt downgraden bij een jaarcontract direct?
Niet rechtstreeks. Bij een jaarcontract met jaarlijkse betaling schakel je eerst over naar het flexibele plan of het jaarcontract met maandelijkse betaling. Daarna kun je de goedkopere editie kiezen, met een verrekening voor het resterende jaar.
Hoeveel opslag krijg ik na een downgrade naar Business Starter?
Business Starter geeft 30 GB gepoolde opslag per gebruiker. Bij Business Standard is dat 2 TB per gebruiker. De opslag wordt gedeeld over de hele organisatie.
Verlies ik Vault bij een stap terug naar Business?
Ja. Vault zit alleen bij de Enterprise-edities (en sommige losse add-ons). Exporteer of bewaar belangrijke bewaarsets dus voor je downgradet.
Krijg ik geld terug voor mijn resterende jaarcontract?
Je betaalt niet dubbel: bij de overstap krijg je een prorata-tegoed voor het resterende vooruitbetaalde deel van je jaarabonnement, dat wordt verrekend met je nieuwe plan.