Je hebt Google Workspace getest met een gratis proefperiode en het bevalt. Nu wil je doorgaan zonder je werk kwijt te raken. Het omzetten naar een betaald abonnement is eenvoudig, maar de timing is belangrijk. Hier lees je precies wat je doet.
Wat er gebeurt aan het einde van de proef
Een Workspace-proefperiode duurt standaard 14 dagen en is een volledig werkende omgeving met een tijdslimiet (tot 10 gebruikers). Aan het einde maak je een keuze.
Zet je op tijd om naar betaald, dan loopt alles door zonder onderbreking. Je gebruikers, mail, bestanden en instellingen blijven exact zoals ze waren tijdens de proef. Je betaalmethode wordt pas belast nadat de proef is afgelopen.
Doe je niets, dan wordt je account na de proefperiode opgeschort. Gebruikers kunnen dan niet meer inloggen tot je een betaalmethode toevoegt en een plan kiest. Je data wordt niet meteen verwijderd: er geldt een respijtperiode (doorgaans ongeveer 30 dagen) waarin alles bewaard blijft maar niet toegankelijk is. Pas daarna begint Google met definitief verwijderen.
Wacht niet tot het laatste moment
Loopt de proef af zonder betaalmethode, dan wordt je omgeving opgeschort en kunnen je gebruikers tijdelijk niet werken. Zet ruim op tijd om, dan voorkom je elke onderbreking.
Zo zet je om naar betaald
Het omzetten regel je in de Admin Console door een betaalmethode toe te voegen en een abonnement te kiezen. Let op: alleen de primaire (super)beheerder die het account heeft aangemaakt, kan de facturering instellen.
Proefperiode omzetten naar betaald
- Log in op
admin.google.comals primaire beheerder. - Ga naar Facturering en open Abonnementen.
- Klik bovenaan op Betaalde service starten (of Facturering instellen).
- Selecteer het gewenste betaalplan: een jaarcontract (vaste looptijd) of het flexibele plan (maandelijks).
- Voeg een geldige betaalmethode toe, zoals een creditcard of bankrekening.
- Bevestig en controleer dat het abonnement actief is.
Kies bewust je betaalplan
Weet je nog niet zeker hoe je team zich ontwikkelt, begin dan met het flexibele plan: je betaalt per maand en per gebruiker en kunt op- en afschalen. Bij een stabiel team is een jaarcontract meestal goedkoper. Je kunt later van flexibel naar een jaarcontract overstappen.
Let op deze punten bij het omzetten
Bij het omzetten maak je een paar keuzes die je kosten en flexibiliteit bepalen.
Het aantal licenties dat je kiest, moet aansluiten bij je werkelijke aantal gebruikers. Tijdens de proef heb je misschien testaccounts aangemaakt die je nu niet meer nodig hebt. Ruim die op voor je omzet, zodat je niet voor lege accounts betaalt. Bij een jaarcontract kun je het aantal licenties tijdens de proef nog verlagen; daarna ligt het minimum voor de looptijd vast.
Controleer ook welke editie je tijdens de proef gebruikte. Past die nog bij je behoefte, of wil je naar een goedkopere of juist uitgebreidere editie? Het moment van omzetten is een natuurlijk beslismoment.
Data uit de proef blijft behouden
Een veelgestelde vraag is of je data uit de proefperiode behouden blijft. Dat is zo: bij omzetten naar betaald blijft alles intact. Je begint niet opnieuw, je zet alleen de facturering aan.
Na het omzetten controleer je of het juiste aantal licenties actief is en of de eerste facturering klopt met wat je verwachtte. Bij het flexibele plan wordt je betaalmethode aan het begin van de volgende maand belast voor het verbruik van de afgelopen periode.
Blijft mijn data behouden bij het omzetten naar betaald?
Ja. Al je gebruikers, mail, bestanden en instellingen uit de proefperiode blijven volledig behouden. Je zet alleen de betaling aan en begint niet opnieuw.
Wat als ik vergeet om te zetten voor het einde van de proef?
Dan wordt je account opgeschort en kunnen gebruikers tijdelijk niet inloggen. Je data blijft tijdens een respijtperiode van doorgaans ongeveer 30 dagen bewaard. Voeg alsnog een betaalmethode toe en kies een plan om de toegang te herstellen.
Wie mag de facturering instellen?
Alleen de primaire super-beheerder die het account heeft aangemaakt, kan de betaalde service starten. Heeft een andere beheerder geen toegang tot Facturering, dan ligt dat hieraan.
Welk plan kies ik het beste bij omzetten?
Bij een stabiel team is een jaarcontract meestal goedkoper. Weet je het nog niet zeker, begin dan met het flexibele plan zodat je per maand kunt op- en afschalen, en stap later eventueel over.
Wanneer wordt mijn betaalmethode belast?
Niet tijdens de proef. Pas nadat de proefperiode is afgelopen, start de facturering. Bij het flexibele plan volgt de eerste afschrijving aan het begin van de maand na je verbruik.
Kan ik na omzetten nog van editie wisselen?
Ja. Je kunt later in de Admin Console upgraden of downgraden naar een andere editie. Het moment van omzetten is wel een logisch beslismoment om de juiste editie te kiezen.