Veel organisaties betalen elke maand voor licenties die niemand gebruikt. Ex-medewerkers die nog een account hebben, testaccounts die nooit zijn opgeruimd, of gedeelde inboxen die als volledige gebruiker zijn aangemaakt. Met een korte opschoning bespaar je vaak direct geld.
Een misverstand om eerst uit de weg te ruimen: een account schorsen bespaart op zichzelf niets. Een geschorste gebruiker wordt door Google tegen hetzelfde tarief doorberekend als een actieve gebruiker. Echt besparen doe je pas als je de licentie vrijgeeft door te archiveren of te verwijderen.
Vind de ongebruikte licenties
De eerste stap is inzicht: wie heeft een licentie en wie gebruikt die echt? De Admin Console geeft je per gebruiker de laatste inlogdatum.
Gebruikers die maanden niet hebben ingelogd zijn verdacht. Filter op laatste activiteit en je hebt snel een lijst met kandidaten om op te ruimen.
Let ook op accounts zonder duidelijke eigenaar, zoals info-adressen of testaccounts. Vaak kunnen die als alias onder een bestaande gebruiker, in plaats van als losse betaalde licentie.
Sorteer op laatste inlog
Gebruik de kolom Laatste inlog in het gebruikersoverzicht. Sorteer hierop om in een oogopslag de slapende accounts bovenaan te krijgen.
Schorsen, archiveren of verwijderen
Niet elk ongebruikt account behandel je hetzelfde. Er zijn drie acties, elk met een ander gevolg voor data en kosten. Het verschil tussen schorsen en archiveren is hierbij cruciaal.
Schorsen blokkeert de toegang en behoudt de data, maar geeft de licentie niet vrij. De gebruiker telt voor de facturering nog volledig mee. Gebruik schorsen alleen als tijdelijke maatregel, bijvoorbeeld bij een verdacht account of een medewerker die net is vertrokken en waarvan je binnen enkele dagen beslist wat er moet gebeuren.
Archiveren zet het account om naar een Archived User-licentie. De volledige licentie komt binnen 24 uur vrij om opnieuw toe te wijzen, en de Archived User-licentie kost doorgaans ongeveer een derde van een normale licentie. De data van de ex-medewerker blijft bewaard en doorzoekbaar, bijvoorbeeld via Vault. Dit is meestal de beste keuze voor vertrokken medewerkers waarvan je de gegevens om compliance-redenen wilt houden.
Verwijderen is definitief: na de hersteltermijn is de data weg. Op het Flexible Plan stopt de facturering voor die gebruiker direct na verwijderen. Doe dit alleen als je zeker weet dat je de data niet meer nodig hebt.
Controleer eerst de data
Verwijder nooit een account voordat je hebt gecontroleerd of er bestanden, mail of agenda-items in zitten die collega's nog nodig hebben. Draag het eigenaarschap van Drive-bestanden eerst over.
Flexible Plan versus Annual Plan
Of opschonen direct geld bespaart, hangt af van je betaalplan. Op het Flexible Plan verlaag je je rekening zodra je een gebruiker verwijdert of archiveert. Op het Annual of Fixed-Term Plan zit je tot de verlengingsdatum vast aan het afgesproken aantal licenties; je kunt het aantal pas bij verlenging verlagen.
Zo ruim je op
Ongebruikte licenties opruimen
- Log in op
admin.google.comals beheerder. - Ga naar Directory en daarna Gebruikers, en sorteer op laatste inlogdatum.
- Identificeer accounts die lang niet zijn gebruikt of geen duidelijke eigenaar hebben.
- Draag waar nodig data en bestandseigenaarschap over naar een collega.
- Archiveer ex-medewerkers waarvan je de data wilt bewaren; dit geeft de volledige licentie binnen 24 uur vrij.
- Verwijder testaccounts of dubbele accounts waarvan je niets meer nodig hebt.
- Controleer bij het Flexible Plan onder Facturering of je licentieaantal en kosten zijn gedaald; bij een Annual Plan plan je de verlaging rond de verlengingsdatum.
Houd het opgeruimd
Een eenmalige opschoning is mooi, maar de winst zit in herhaling. Maak van licentiecontrole een vast onderdeel van je offboarding-proces.
Koppel licenties aan offboarding
Spreek af dat bij elk vertrek het account direct wordt gearchiveerd of verwijderd, niet alleen geschorst. Zo loopt het aantal betaalde licenties nooit op met spookaccounts die je vol blijft betalen.
Sinds april 2026 kun je op het Flexible Plan gebruikers archiveren zonder een aparte Archived User-licentie aan te schaffen, mits je nog geen losse Archived User-abonnement hebt. Dat maakt archiveren als standaard-offboardingstap nog eenvoudiger. Controleer in je eigen omgeving welke voorwaarden gelden, want de details verschillen per plan en regio.
Bespaar ik geld door een account te schorsen?
Nee. Een geschorste gebruiker wordt tegen hetzelfde tarief doorberekend als een actieve gebruiker. Schorsen is alleen een tijdelijke toegangsblokkade. Om echt te besparen moet je de gebruiker archiveren of verwijderen.
Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen?
Archiveren zet het account om naar een goedkopere Archived User-licentie en houdt de data bewaard en doorzoekbaar. Verwijderen wist de gebruiker en zijn data na de hersteltermijn definitief. Kies archiveren als je de gegevens om compliance-redenen wilt houden.
Wat kost een Archived User-licentie?
Een Archived User-licentie kost doorgaans ongeveer een derde van een normale licentie, afhankelijk van je editie en contract. Dat is fors goedkoper dan een vertrokken medewerker op een volledige licentie laten staan.
Daalt mijn rekening direct na het opruimen?
Op het Flexible Plan daalt je kosten in de volgende factureringsperiode zodra je archiveert of verwijdert. Op een Annual of Fixed-Term Plan betaal je het afgesproken aantal licenties door tot de verlengingsdatum.
Kan ik een gearchiveerd of geschorst account later weer activeren?
Ja, zolang het niet is verwijderd. Een geschorst account kun je opnieuw activeren en een gearchiveerd account kun je weer terugzetten naar een actieve licentie. De data blijft in beide gevallen bewaard.