Google Workspace kost geld per gebruiker per maand. Bij tien medewerkers is dat overzichtelijk, maar bij honderd medewerkers lopen de kosten snel op. Er zijn bijna altijd mogelijkheden om te optimaliseren zonder functionaliteit te verliezen.
De basisberekening
Google Workspace-tarieven verschillen per abonnement. De volgorde van goedkoop naar duur is doorgaans:
- Business Starter: laagste prijs per gebruiker, met de minste opslag (gepoolde opslag per gebruiker).
- Business Standard: hoger tarief, met meer opslag en uitgebreidere Meet-functies (zoals opnemen).
- Business Plus: hoger tarief, met compliance en Vault.
- Enterprise: op aanvraag, met de meeste beheers- en beveiligingsfuncties.
Bereken je maandelijkse kosten als: aantal actieve accounts maal de prijs per account. Vergelijk dat bedrag vervolgens met het werkelijke gebruik.
Gemini zit nu in de prijs
Sinds begin 2025 zijn de Gemini AI-functies in de meeste Business- en Enterprise-abonnementen inbegrepen, in plaats van als losse add-on. Dat verklaart waarom de tarieven destijds zijn gestegen. Controleer dus of je nog een losse Gemini-add-on betaalt naast je abonnement, want die is mogelijk overbodig geworden.
Actieve versus inactieve accounts
De meeste organisaties betalen voor meer accounts dan ze nodig hebben. Veelvoorkomende oorzaken:
- Vertrokken medewerkers die zijn opgeschort maar niet verwijderd.
- Functionele accounts (info@, support@) die niemand meer gebruikt.
- Accounts voor tijdelijke medewerkers die allang vergeten zijn.
Inactieve accounts identificeren
- Ga naar Admin Console > Rapporten > Gebruik.
- Open het Accounts-rapport.
- Exporteer het overzicht naar Sheets.
- Filter op de kolom Laatste aanmelding. Alles ouder dan 90 dagen is een kandidaat.
- Vergelijk de lijst met de HR-lijst van actieve medewerkers.
Verwijder nooit zonder data-overdracht
Een verwijderd account is na de bewaartermijn definitief weg. Draag eerst de Drive-bestanden over en exporteer de mailbox voordat je iets verwijdert. Bij twijfel zet je het account eerst op een Archieflicentie in plaats van het direct te wissen.
Archieflicenties als goedkoper alternatief
Google biedt Archieflicenties (Archived User) voor accounts die je wilt bewaren maar niet actief gebruikt. Zo'n licentie is goedkoper dan een volledige licentie en geeft toegang tot de bewaarde data, maar niet tot actief gebruik (de gebruiker kan zich er niet mee aanmelden).
Gebruik Archieflicenties voor:
- Accounts van vertrokken medewerkers waarvan je de mailbox nog een tot twee jaar wilt bewaren.
- Accounts van seizoensmedewerkers die elk jaar terugkomen.
- Accounts die puur voor e-mailarchivering bestaan.
Je past licentietypen aan via Admin Console > Facturering > Abonnementen > Licentiegebruik. Houd er rekening mee dat ook Archieflicenties maandelijks doorlopen, dus controleer periodiek of je ze nog allemaal nodig hebt.
Licentietier optimaliseren
Niet elke medewerker heeft dezelfde functionaliteit nodig. Loop deze vragen na:
- Hebben medewerkers met alleen basisgebruik (e-mail en Docs) genoeg aan Business Starter?
- Hebben medewerkers die veel vergaderen of opnemen echt Business Standard of hoger nodig?
- Zitten compliancefuncties (Vault, DLP, endpointbeheer) alleen bij de accounts die ze nodig hebben?
Stel per Organisatie-eenheid (OU) de passende licentietier in. Zo betaal je alleen voor wat iedere groep daadwerkelijk gebruikt.
Begin bij de duurste accounts
Sorteer je licentieoverzicht op tier en kijk eerst naar de Business Plus- en Enterprise-accounts. Daar levert een terechte downgrade per account de meeste besparing op. Een handvol verkeerd toegewezen dure licenties weegt vaak zwaarder dan tientallen kleine accounts.
Maandelijkse kostencheck
Maak een terugkerende Agenda-afspraak voor een maandelijkse kostencheck:
Maandelijkse kostencheck
- Log in op de Admin Console.
- Ga naar Facturering > Samenvatting.
- Vergelijk het aantal actieve licenties met de maand ervoor.
- Controleer of er accounts zijn die je kunt downgraden of verwijderen.
Een organisatie van vijftig medewerkers die per overtollig account een Business Plus-licentie terugbrengt naar Business Standard, bespaart al snel tientallen euro's per maand, zonder enige impact op werkende medewerkers.
Totaaloverzicht in Sheets bijhouden
Houd de cijfers bij in een eenvoudig kostensheet:
| Maand | Actieve accounts | Archiefaccounts | Kosten totaal | Bespaard t.o.v. vorige maand |
|---|---|---|---|---|
| jan | ||||
| feb |
Vul dit maandelijks bij na je kostencheck. Zo bouw je een historisch overzicht op en zie je trends ontstaan.
Kan ik accounts verwijderen zonder data te verliezen?
Ja, mits je de data eerst overdraagt. Kies bij het verwijderen voor de optie om data over te brengen: Drive-bestanden draag je over naar een andere gebruiker en de mailbox exporteer je via Vault of Google Takeout. Verwijder pas als je zeker weet dat de data veilig is bewaard.
Wat is het verschil tussen opschorten en een Archieflicentie?
Een opgeschort account blijft een volledige (betaalde) licentie bezetten, alleen kan de gebruiker zich niet aanmelden. Een Archieflicentie is een goedkopere licentievorm die de data bewaart maar geen actief gebruik toestaat. Voor langdurige bewaring is een Archieflicentie dus voordeliger dan opschorten.
Hoe weet ik welke tier een medewerker nodig heeft?
Kijk naar het werkelijke gebruik in Rapporten: opslagverbruik, gebruik van Meet-opnames en of er compliancefuncties als Vault nodig zijn. Wie alleen e-mail en Docs gebruikt, heeft vaak genoeg aan Business Starter, terwijl wie veel vergadert of opneemt eerder Business Standard nodig heeft.
Loopt een Archieflicentie ook maandelijks door?
Ja. Een Archieflicentie is goedkoper, maar je betaalt er nog steeds maandelijks voor. Evalueer daarom periodiek of je de bewaarde accounts nog nodig hebt en verwijder ze definitief zodra de bewaartermijn voorbij is.
Zit Gemini nog apart in mijn factuur?
Voor de meeste Business- en Enterprise-abonnementen zijn de Gemini-functies sinds begin 2025 inbegrepen. Controleer je facturering op een losse Gemini-add-on, want die kan overbodig zijn geworden naast je huidige abonnement.