Een bestaande Workspace-omgeving groeit vaak ongemerkt mee met je organisatie, en daarmee ook de kosten. Door je licenties periodiek tegen het licht te houden, haal je vaak verrassend snel geld terug zonder dat iemand er last van heeft. In dit artikel lopen we de meest effectieve besparingen langs voor wie Workspace al gebruikt.
Ruim inactieve accounts op
De meest voorkomende verspilling zijn licenties van medewerkers die allang vertrokken zijn. Zolang het account bestaat, blijf je ervoor betalen. Controleer daarom regelmatig je gebruikerslijst.
Inactieve accounts opsporen en verwerken
- Open de Beheerdersconsole en bekijk de lijst met gebruikers; exporteer die desnoods om inactieve accounts te herkennen.
- Bepaal per account of de gegevens bewaard moeten blijven. Zo ja, maak dan eerst een export via Google Takeout of bewaar het via een archiefoplossing.
- Verwijder of schort accounts op die niemand meer gebruikt, zodat de licentie vrijvalt.
Eerst gegevens veiligstellen
Voordat je een account verwijdert, stel je e-mail en bestanden veilig als die nog waarde hebben. Na verwijdering zijn gegevens niet zomaar terug te halen. Een korte controle voorkomt onherstelbaar verlies.
Zet algemene adressen om naar gratis Groepen
Functionele adressen als info@, sales@ of support@ hoeven geen eigen betaalde licentie te hebben. Vervang ze door gratis Google Groepen, die als gedeelde inbox werken en waar meerdere collega's bij kunnen. Adressen die naar een bestaande persoon moeten lopen, regel je met gratis e-mailaliassen. Zo schrap je onnodige licentiekosten zonder functionaliteit te verliezen.
Kies de juiste editie en contractvorm
Kijk kritisch of elke gebruiker de editie heeft die past bij wat diegene doet. Betaalt je hele organisatie voor een hoge editie terwijl maar een deel de geavanceerde functies gebruikt? Dan valt er mogelijk te besparen. Stap daarnaast over van een flexibel maandabonnement naar een jaarcontract als je team stabiel is; dat levert per gebruiker een lager tarief op.
Soms is upgraden juist goedkoper
Het klinkt tegenstrijdig, maar een hogere editie kan per saldo voordeliger zijn. Krijg je daarmee terabytes opslag plus functies als Google Meet met opname, Vault en gedeelde Drives, dan kun je losse abonnementen en dure opslag-add-ons schrappen. Reken het voor jouw situatie door.
Consolideer losse tools in Workspace
Veel organisaties betalen los voor videovergaderen, opslag, afsprakenplanning of het ondertekenen van documenten, terwijl Workspace die functies al biedt. Maak een overzicht van je SaaS-abonnementen en kijk welke je kunt opzeggen omdat de Workspace-variant volstaat. Dit is vaak de grootste, maar minst zichtbare besparing.
Speciale tarieven voor non-profit en onderwijs
Kwalificeert je organisatie als goed doel of onderwijsinstelling, dan zijn er gratis of sterk afgeprijsde edities. Voor non-profits kan dat oplopen tot kosteloos gebruik voor een groot aantal gebruikers of een forse korting voor grotere organisaties. Controleer de actuele voorwaarden bij Google.
Prijzen en regelingen kunnen wijzigen
Kortingspercentages, partnervoorwaarden en non-profitregelingen veranderen regelmatig. Raadpleeg voor de actuele bedragen de officiele Google Workspace-prijspagina of een erkende Google Cloud-partner.
Hoe vaak moet ik mijn licenties controleren?
Een kwartaalcheck is een goed ritme. Zo vang je vertrokken medewerkers en ongebruikte licenties tijdig op.
Verlies ik gegevens als ik een account verwijder?
Ja, als je ze niet eerst veiligstelt. Exporteer e-mail en bestanden via Google Takeout of een archief voordat je verwijdert.
Kan ik per gebruiker een andere editie kiezen?
Ja. Je kunt licenties van verschillende edities naast elkaar gebruiken en toewijzen op basis van wat iemand nodig heeft.
Waarom zou upgraden geld besparen?
Omdat een hogere editie opslag en functies kan bevatten die je nu los betaalt. Door die losse abonnementen te schrappen, daalt je totaal.
Wat levert de grootste besparing op?
Vaak het opruimen van inactieve accounts en het consolideren van losse SaaS-tools die Workspace al kan vervangen.