Twee manieren voor extra e-mailadressen
In Google Workspace zijn er twee manieren om extra e-mailadressen in te stellen die binnenkomen op je domein:
- E-mailalias: een extra adres voor één specifieke gebruiker.
- Google Groep: een adres dat e-mail doorstuurt naar meerdere leden.
Beide zijn nuttig, maar voor verschillende situaties. Kort gezegd: een alias is voor één persoon, een groep voor een team.
Beheerdersfunctie
Aliassen en groepen stel je in als Workspace-beheerder. Individuele gebruikers kunnen zelf geen aliassen of groepen aanmaken; dat gebeurt via de Admin Console op admin.google.com.
E-mailalias: één gebruiker, meerdere adressen
Een alias is een tweede (of derde) e-mailadres dat binnenkomt bij één specifieke gebruiker. E-mail die naar het alias-adres wordt gestuurd, verschijnt in de inbox van de primaire gebruiker.
Voorbeelden:
info@bedrijf.nlis een alias voorjan@bedrijf.nlceo@bedrijf.nlis een alias voorjan@bedrijf.nljan.jansen@bedrijf.nlis een alias voorj.jansen@bedrijf.nl
Alias aanmaken
In de Admin Console heet een alias officieel een "alternatief e-mailadres". De stappen zijn:
Alias aanmaken in de Admin Console
- Log in op de Admin Console (
admin.google.com). - Ga naar Menu > Directory > Gebruikers.
- Klik op de naam van de gebruiker voor wie je een alias wilt aanmaken.
- Klik onder de naam van de gebruiker op Alternatieve e-mailadressen toevoegen.
- Voer bij Alternatief e-mailadres het alias-adres in (alleen het gedeelte voor het @-teken).
- Kies eventueel een secundair domein als je er meerdere hebt.
- Klik op Opslaan.
Geef het even tijd
Een nieuw alias werkt meestal binnen enkele minuten, maar het kan tot 24 uur duren voordat de wijziging overal in Google Workspace is doorgevoerd. Test pas daarna of inkomende mail correct aankomt.
Versturen vanuit een alias
De gebruiker kan ook e-mail versturen vanuit het alias-adres via Gmail:
Verzenden als alias instellen in Gmail
- Open in Gmail Instellingen > Accounts en import > E-mail verzenden als.
- Klik op Nog een e-mailadres toevoegen.
- Voer het alias-adres in.
- Kies Behandelen als alias als het om een Workspace-alias op je eigen domein gaat.
- Klik op Volgende stap en bevestig.
Google Groep: één adres, meerdere ontvangers
Een Google Groep stuurt e-mail door naar alle leden van de groep. Dat is ideaal voor team-e-mailadressen waar meerdere mensen op moeten kunnen reageren.
Voorbeelden:
support@bedrijf.nlgaat naar alle supportmedewerkers.sales@bedrijf.nlgaat naar het hele verkoopteam.team@bedrijf.nlgaat naar alle teamleden.
Groep aanmaken
Groep aanmaken in de Admin Console
- Ga in de Admin Console naar Menu > Directory > Groepen.
- Klik op Groep maken.
- Stel de naam en het e-mailadres in (bijvoorbeeld
support@bedrijf.nl). - Stel het toegangsniveau in: wie mag e-mail sturen naar de groep?
- Voeg de leden toe.
- Klik op Maken.
Vergelijkingstabel
| Eigenschap | Alias | Groep |
|---|---|---|
| Aantal ontvangers | 1 | Meerdere |
| Versturen vanuit het adres | Ja | Beperkt |
| Archivering | Nee | Ja (optioneel) |
| Beheer wie mag mailen | Nee | Ja |
| Geschikt voor team-inbox | Nee | Ja |
| Zichtbaar in directory | Optioneel | Ja |
Wanneer gebruik je een alias?
- Je wilt één persoon bereikbaar maken via meerdere adressen.
- Rebranding: een oud adres laten binnenkomen bij een nieuw adres.
- Rolgebonden adressen voor één persoon (
ceo@,directeur@). - Naamvarianten (met of zonder koppelteken, met initiaal).
Wanneer gebruik je een groep?
- Team-inboxen waarbij meerdere mensen verantwoordelijk zijn.
- Distributielijsten (nieuwsbrieven, interne updates).
- Functiegerichte adressen (
support@,info@) waarbij de verantwoordelijkheid kan wisselen. - Wanneer je communicatie op een gedeeld adres wilt archiveren.
Twijfel je? Kies de groep
Verwacht je dat ooit een tweede persoon moet meelezen of overnemen, kies dan meteen een groep. Een alias omzetten naar een groep met hetzelfde adres kost extra stappen, terwijl je een groep simpelweg met één lid kunt starten en later kunt uitbreiden.
Kan ik een alias later omzetten naar een groep?
Niet direct. Je verwijdert eerst het alias en maakt vervolgens een nieuwe groep aan met hetzelfde adres. De bestaande e-mailhistorie in de inbox van de gebruiker blijft gewoon bewaard.
Kunnen externe afzenders e-mail sturen naar een groep?
Dat hangt af van de groepsinstellingen. De beheerder bepaalt wie e-mail mag sturen naar een groep: iedereen, alleen leden, of alleen mensen binnen de organisatie.
Kan een groep ook een gedeelde inbox hebben?
Ja. Via Google Groepen (groups.google.com) kun je voor een groep een gedeelde inbox inschakelen waarbij alle leden de e-mails zien en kunnen beantwoorden. Dit heet de Collaborative Inbox.
Hoeveel aliassen kan een gebruiker hebben?
Tot 30 aliassen per gebruiker, zonder extra kosten. Dit geldt in de meeste Workspace-abonnementen.
Kan een alias op een ander domein staan?
Ja. Als je meerdere domeinen aan je Workspace-omgeving hebt toegevoegd, kun je aliassen aanmaken op elk van die domeinen.
Kost een alias of een extra licentie geld?
Een alias kost niets extra; het hoort bij de bestaande gebruiker. Een groep heeft geen eigen licentie nodig. Pas wanneer je een volledig nieuwe gebruiker met een eigen inbox aanmaakt, betaal je een extra licentie.