Je Gmail-account delegeren aan een collega is ideaal als iemand jouw mail moet beheren, bijvoorbeeld een assistent of een teamlid dat een gedeelde mailbox bijhoudt. De collega krijgt toegang zonder dat je je wachtwoord hoeft te delen. In dit artikel lees je hoe je delegatie instelt en beheert.
Wat delegatie inhoudt
Bij delegatie geef je een andere persoon het recht om jouw mail te openen vanuit zijn eigen account. Die persoon kan mail lezen, beantwoorden, versturen en verwijderen namens jou. Bij verstuurde mail verschijnt het e-mailadres van de gemachtigde, zodat de ontvanger kan zien wie het bericht namens jou heeft gestuurd.
Delegatie is geen wachtwoord delen
De gemachtigde logt in met zijn eigen account en heeft geen toegang tot je wachtwoord, je accountinstellingen of je chatgesprekken.
Een collega toegang geven
Het instellen gebeurt in je eigen accountinstellingen. De collega krijgt een verzoek dat hij eerst moet bevestigen.
Een gemachtigde toevoegen
- Open Gmail op een computer en klik rechtsboven op het tandwiel.
- Kies Alle instellingen bekijken en ga naar het tabblad Accounts en import.
- Zoek het kopje Toegang verlenen tot je account.
- Klik op Een ander account toevoegen.
- Vul het e-mailadres van je collega in en bevestig met Volgende stap en E-mail verzenden.
- De collega ontvangt een verificatiemail en moet het verzoek accepteren.
Geef de toegang de tijd
Het verzoek verloopt na een week, dus laat de collega het op tijd accepteren. Na acceptatie kan het tot 24 uur duren voordat de toegang actief is. Controleer dus niet meteen of het werkt.
Wat een gemachtigde wel en niet kan
Het is belangrijk om te weten waar de grenzen liggen, zodat je niet meer toegang geeft dan je denkt. Een gemachtigde kan veel, maar niet alles.
| Wel mogelijk | Niet mogelijk |
|---|---|
| Mail lezen en beantwoorden | Je wachtwoord zien of wijzigen |
| Mail versturen namens jou | Je accountinstellingen aanpassen |
| Mail verwijderen en archiveren | Met je chatten of bellen via Chat en Meet |
| Labels en zoeken gebruiken | Andere gemachtigden toevoegen |
Vertrouwen is de basis
Geef delegatie alleen aan mensen die je echt vertrouwt. Een gemachtigde kan al je mail lezen en namens jou berichten versturen. Voor zakelijke accounts moet de beheerder delegatie soms eerst toestaan in de Workspace-instellingen.
Werken als gemachtigde
De collega opent jouw account via zijn eigen Gmail. Zo wisselt hij tussen zijn eigen mail en die van jou.
Het gedelegeerde account openen
- De collega klikt rechtsboven op zijn profielfoto.
- In de lijst staat jouw account met de aanduiding Gedelegeerd.
- Hij kiest jouw account, waarna jouw mailbox opent en hij namens jou kan werken.
Delegatie intrekken
Wil je de toegang stoppen, dan kun je een gemachtigde op elk moment verwijderen. De toegang vervalt dan direct.
Als eigenaar ga je naar Instellingen, Accounts en import, het kopje Toegang verlenen tot je account. Klik achter de naam van de collega op Verwijderen. De toegang stopt onmiddellijk.
Ben je zelf de gemachtigde, dan kun je geen instellingen van het gedelegeerde account wijzigen. Vraag de eigenaar om je toegang te verwijderen zodra je die niet meer nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Ziet de ontvanger dat een collega namens mij mailt?
Ja. Bij verzonden mail verschijnt het e-mailadres van de gemachtigde naast jouw naam, zodat de ontvanger kan zien wie het bericht heeft gestuurd. In een zakelijke omgeving kan de beheerder de weergave soms anders instellen.
Kan een gemachtigde mijn wachtwoord zien?
Nee. Delegatie deelt nooit je wachtwoord. De collega gebruikt zijn eigen inloggegevens en heeft geen toegang tot je accountbeveiliging of je instellingen.
Hoeveel mensen kan ik toegang geven?
Bij een persoonlijk Gmail-account kun je tot 10 gemachtigden toevoegen. Bij een zakelijk Workspace-account kan dit oplopen tot 1000, al kan je beheerder een lagere limiet instellen. Houd het beperkt tot wie het echt nodig heeft.
Werkt delegatie op de telefoon?
Een gemachtigde toevoegen of verwijderen gaat alleen op de computer. De gemachtigde zelf kan een gedelegeerd account in de Gmail-app op Android openen via de profielfoto rechtsboven, waar het account als gedelegeerd is gemarkeerd. Op iPhone is dit beperkter, daar werk je het beste via de webversie.
Hoelang duurt het voordat de toegang werkt?
Na acceptatie kan het tot 24 uur duren voordat de gemachtigde het account kan gebruiken. Het verzoek zelf verloopt na een week als de collega het niet accepteert.
Delegatie is een veilige manier om samen te werken zonder wachtwoorden te delen. Wil je tijdelijk weg, combineer het dan met een afwezigheidsbericht zodat afzenders weten wat ze kunnen verwachten.