Veel beheerders twijfelen tussen een e-mailalias en een Google Group. Beide geven je een extra e-mailadres, maar ze werken fundamenteel anders. De keuze hangt af van of het adres bij één persoon of bij een team hoort.
Wat is een e-mailalias?
Een alias is een extra adres voor een bestaande gebruiker. Stel, Anna heeft anna@jouwdomein.nl. Je kunt haar een alias geven zoals administratie@jouwdomein.nl. Alle mail aan dat aliasadres komt gewoon in Anna's inbox binnen. Er is geen aparte mailbox en geen extra licentie. Anna kan zelfs vanuit het aliasadres versturen als je dat instelt.
Een alias kost geen licentie
Een alias hoort bij een bestaand account en telt niet als aparte gebruiker. Je kunt per gebruiker meerdere aliassen instellen zonder extra kosten, tot maximaal 30 per persoon via de Beheerdersconsole. Handig als één persoon meerdere rollen of adressen vertegenwoordigt.
Wat is een Google Group?
Een Google Group is een gedeeld adres voor meerdere mensen. Mail aan het groepsadres bereikt alle leden. Een groep is dus geschikt voor adressen die door een team beheerd worden, zoals support@ of info@. Anders dan een alias heeft een groep zijn eigen ledenbeheer en toegangsinstellingen.
Wanneer kies je wat?
De vuistregel is simpel: gaat het om één persoon, kies een alias; gaat het om meerdere personen, kies een groep.
Kiezen tussen alias en groep
- Bepaal of het adres bij één persoon of bij meerdere mensen hoort.
- Hoort het bij één persoon met meerdere rollen, kies dan een alias.
- Hoort het bij een team dat allemaal moet kunnen reageren, kies dan een groep.
- Wil je toewijzing, statussen of een helpdesk-werkwijze, kies dan een groep met Samenwerkende inbox.
- Wil je alleen mail laten binnenkomen bij een bestaande inbox, kies dan een alias.
Belangrijke verschillen op een rij
| Kenmerk | E-mailalias | Google Group |
|---|---|---|
| Voor wie | Eén bestaande gebruiker | Meerdere leden |
| Eigen inbox | Nee, deelt de inbox van de gebruiker | Nee, verdeelt mail onder leden |
| Ledenbeheer | Geen | Ja, leden toevoegen of verwijderen |
| Blijft bestaan bij vertrek | Verdwijnt met het account | Blijft bestaan, lid verwijderen volstaat |
| Kosten | Gratis, geen licentie | Gratis, telt niet als gebruiker |
Vertrekt iemand? Kies een groep
Verlaat een medewerker het bedrijf, dan is een groep beter dan een alias. Je verwijdert die persoon simpelweg als lid en de andere teamleden houden toegang. Bij een alias op een persoonlijk account moet je het adres verplaatsen of opnieuw inrichten.
Veelgemaakte verwarring
Sommige beheerders gebruiken een alias voor een teamadres door het wachtwoord van het account te delen. Dat is onveilig. Voor een gedeeld teamadres hoort een Google Group, niet een alias op een persoonlijk account.
Deel nooit een wachtwoord voor een teamadres
Gebruik nooit een gedeeld wachtwoord om een alias als teamadres te laten werken. Dat is een beveiligingsrisico en maakt het onmogelijk te zien wie wat heeft gedaan. Kies in dat geval een Google Group, waar iedereen met zijn eigen account inlogt.
Kan een alias gebruikt worden door meerdere personen?
Nee. Een alias leidt naar één bestaande inbox. Wil je dat meerdere mensen bij hetzelfde adres kunnen, gebruik dan een Google Group.
Kost een alias of een groep extra geld?
Geen van beide. Een alias hoort bij een bestaand account en een Google Group telt niet als gebruiker. Beide zijn gratis binnen je Workspace.
Hoeveel aliassen kan ik per gebruiker instellen?
Via de Beheerdersconsole kun je tot 30 aliassen per gebruiker toevoegen. Heb je er meer nodig, dan zijn er geavanceerdere routes zoals adres-mapping, maar voor de meeste organisaties is 30 ruim voldoende.
Kan ik later een alias omzetten naar een groep?
Niet als directe omzetting, maar je kunt het aliasadres verwijderen en hetzelfde adres als Google Group aanmaken. Plan dit zorgvuldig zodat er geen mail verloren gaat.
Kan een alias ook vanuit Gmail versturen?
Ja. Als je het aliasadres instelt als alternatief verzendadres, kan de gebruiker in Gmail kiezen vanaf welk van zijn adressen hij verstuurt.