Wie overstapt van een persoonlijk Gmail-adres naar een zakelijk Workspace-account wil zijn e-mail en contacten meenemen. Dat kan, maar je verplaatst geen account: je kopieert de inhoud naar het nieuwe adres. Hieronder de twee betrouwbare routes en wat je vooraf moet regelen.
Twee manieren om te migreren
Er zijn grofweg twee wegen. De ingebouwde importfunctie in Gmail is geschikt voor één gebruiker die het zelf doet. De data-import-tool in de Admin Console (vroeger Data Migration Service genoemd) is de beheerderstool voor grotere of meer gecontroleerde migraties.
Welke route kies je
De importfunctie in Gmail werkt goed voor één persoon die de eigen gmail.com-mailbox overzet, inclusief contacten. De data-import-tool is bedoeld voor beheerders die meerdere mailboxen migreren en controle willen over het proces, met logging en een tijdvenster.
Eerst de import-optie aanzetten
De optie E-mail en contacten importeren is in Workspace niet standaard zichtbaar voor gebruikers. Een beheerder moet die eerst inschakelen, anders zie je de knop niet in Gmail.
Import inschakelen in de Admin Console
- Ga in de Admin Console naar
Appsen danGoogle WorkspaceenGmail. - Open het onderdeel
Instellingen(Setup) en zoekUploads van gebruikers(User email uploads). - Zet de optie aan die gebruikers toestaat e-mail en contacten te importeren uit andere webmail- of POP3-accounts.
- Bewaar de wijziging; het kan tot 24 uur duren voordat de optie zichtbaar is.
Migreren met de importfunctie
Zodra de optie aanstaat, loopt de eenvoudigste route via de instellingen van het Workspace-account. Je geeft Gmail toegang tot het persoonlijke account, waarna het de berichten en contacten kopieert.
Importeren in Gmail
- Log in op het Workspace-account en open Gmail.
- Ga naar
Instellingenen het tabbladAccounts en import. - Kies
E-mail en contacten importeren. - Voer het persoonlijke gmail.com-adres in en geef in het pop-upvenster toestemming.
- Kies of je oude berichten, contacten en nieuwe binnenkomende mail wilt importeren.
- Start de import en wacht; een volledige overdracht kan enkele uren tot enkele dagen duren.
Mis geen nieuwe mail
Zet tijdelijk een doorstuurregel op het persoonlijke account aan naar het Workspace-adres. Zo mis je tijdens en na de migratie geen berichten die nog naar het oude adres binnenkomen.
Migreren met de data-import-tool
Voor beheerders biedt de data-import-tool meer controle. Je vindt deze in de Admin Console onder Menu en dan Data en Gegevens importeren en exporteren en Gegevens importeren. Voor een persoonlijk Gmail-account migreert deze tool de e-mail; contacten en agenda regel je dan apart (zie hieronder).
Test eerst met één account
De tool vereist de juiste toegang tot het bronaccount. Bij een persoonlijk Gmail-adres gebruik je doorgaans OAuth-toestemming of een app-wachtwoord wanneer tweestapsverificatie aanstaat. Voer eerst een proefmigratie van één postvak uit voordat je een grotere groep migreert.
In het scherm kies je de bron (een enkel Gmail-account), het type data en de gebruiker. Begin met een proefmigratie om de instellingen te valideren voordat je de rest doet.
Contacten en agenda apart meenemen
De importfunctie in Gmail neemt contacten direct mee. Wil je het zeker stellen, of gebruik je de beheerderstool, exporteer dan handmatig.
- Contacten: exporteer in Google Contacten van het persoonlijke account naar een CSV-bestand en importeer dat in Google Contacten van het Workspace-account.
- Agenda: deel je persoonlijke agenda met het Workspace-adres, of exporteer de agenda naar een ICS-bestand en importeer dat in Google Agenda van het zakelijke account.
Na de migratie controleren
Controleer na afloop of mappen, labels en contacten correct zijn overgekomen. Gmail-labels komen doorgaans mee als labels; loop de structuur na en pas waar nodig aan. Houd het persoonlijke account nog een tijd actief met doorsturen, zodat trage of vergeten contacten je nog bereiken op het oude adres.
Wordt mijn persoonlijke account verwijderd na migratie?
Nee, je persoonlijke gmail.com-account blijft gewoon bestaan. Je kopieert alleen de data naar het Workspace-account; de bron blijft ongewijzigd.
Hoe lang duurt een migratie?
Dat hangt af van de hoeveelheid e-mail. Een volledige import kan van enkele uren tot enkele dagen duren. Grote mailboxen met veel bijlagen duren het langst.
Waarom zie ik de optie E-mail en contacten importeren niet?
Die optie staat in Workspace standaard uit. Een beheerder moet de uploads voor gebruikers eerst inschakelen in de Admin Console; daarna kan het tot 24 uur duren voor de knop verschijnt.
Komen labels en mappen mee?
Gmail-labels komen doorgaans mee als labels. Controleer na afloop of de structuur klopt en pas waar nodig aan.
Komt mijn agenda automatisch mee?
Niet altijd. De importfunctie richt zich op e-mail en contacten. Deel je persoonlijke agenda met het Workspace-adres of importeer een ICS-export om agenda-items mee te nemen.
Kan ik nieuwe binnenkomende mail van het oude adres blijven ontvangen?
Ja. Stel doorsturen in op het persoonlijke account of laat de import ook nieuwe berichten meenemen gedurende de overgangsperiode.