Een mailmigratie van Microsoft 365 naar Google Workspace vraagt om planning. Met de juiste voorbereiding verloopt de overzetting zonder dataverlies en met minimale onderbreking voor je gebruikers. Google biedt hiervoor de tool voor gegevensimport in de Admin-console. Deze tool is de opvolger van de klassieke Data Migration Service (DMS), die sinds december 2025 is uitgefaseerd voor nieuwe migraties.
Voorbereiding is het halve werk
Voordat je iets migreert, zorg je dat de doelomgeving klaarstaat. Alle gebruikersaccounts in Google Workspace moeten bestaan voordat je hun mail kunt overzetten. Inventariseer ook hoeveel data er per postvak is, want het volume bepaalt de doorlooptijd.
Voorbereiding migratie
- Maak in Google Workspace alle gebruikersaccounts aan die mail moeten ontvangen.
- Inventariseer per gebruiker de hoeveelheid mail en de oudste berichten die je wilt meenemen.
- Zorg dat je een Global Administrator van de Microsoft 365-organisatie bij de hand hebt voor de bronverbinding.
- Plan de migratie buiten piekuren en informeer je gebruikers vooraf.
- Houd de MX-records nog op Microsoft tot de migratie en cutover gepland zijn.
De tool voor gegevensimport instellen
De tool vind je in de Admin-console via Menu, Gegevens, Gegevens importeren en exporteren, Gegevens importeren. Je kiest E-mail als type en Microsoft Office 365 (Exchange Online) als bron. Je verbindt de bron door je aan te melden als Global Administrator van de Microsoft 365-organisatie. De tool zoekt vervolgens automatisch de gebruikers in beide omgevingen op en probeert ze aan elkaar te koppelen op basis van gelijkende adressen. Controleer die koppeling altijd voordat je start.
Bulk via de organisatieverbinding
Met een Global Administrator-verbinding migreer je alle postvakken in bulk vanuit dezelfde organisatie. De tool wijst de bron- en doelaccounts automatisch toe, maar verkeerde koppelingen pas je handmatig aan. Voor grotere organisaties is deze organisatiebrede aanpak sterk aanbevolen boven losse, handmatige overzettingen.
Eerst een testmigratie
Migreer nooit meteen alle postvakken. Kies een of twee testgebruikers en draai de migratie alleen voor hen. Controleer of de mappenstructuur, bijlagen en datums kloppen in Gmail. Pas als de test slaagt, schaal je op naar de rest.
Test altijd eerst
Een volledige migratie van alle postvakken zonder testronde is risicovol. Ontdek je pas achteraf dat mappen verkeerd zijn overgezet of dat oude mail ontbreekt, dan moet je opnieuw beginnen. Test altijd eerst met een klein aantal gebruikers en vergelijk de resultaten met het bronpostvak.
De cutover van MX-records
Tijdens de migratie blijft Microsoft nog mail ontvangen via de bestaande MX-records. Pas wanneer alle bestaande mail is overgezet, wijzig je de MX-records naar Google zodat nieuwe mail bij Workspace binnenkomt. Plan deze cutover op een rustig moment en houd er rekening mee dat DNS-propagatie tijd kost.
Vang het overgangsvenster op met een delta-import
Draai na de MX-wijziging nog een keer de import (een delta-import) om de mail mee te nemen die tijdens de overgang nog bij Microsoft binnenkwam. De tool kopieert alleen nieuwe of gewijzigde berichten, zodat niemand iets mist en je niets dubbel binnenhaalt.
Nazorg en controle
Na de cutover controleer je of gebruikers correct mail ontvangen en verzenden. Verifieer SPF, DKIM en DMARC voor je domein, want die moeten nu naar Google wijzen. Vraag gebruikers om hun belangrijkste mappen te controleren en meld eventuele gaten.
Hoe lang duurt een migratie van Microsoft 365?
Dat hangt af van het aantal postvakken en het datavolume. Kleine omgevingen zijn vaak binnen een dag klaar, grote organisaties met veel historie kunnen meerdere dagen nodig hebben. De import draait op de achtergrond en verwerkt mail in batches op datum, oudste eerst. Plan ruim.
Raakt mijn mail kwijt tijdens de migratie?
Nee, als je het goed aanpakt. De bron blijft intact; de tool kopieert de mail naar Google en verwijdert niets aan de Microsoft-kant. Met een testmigratie en een delta-import na de cutover voorkom je gaten.
Moet ik de MX-records meteen wijzigen?
Nee, juist niet. Houd de MX-records op Microsoft tot de bestaande mail is overgezet. Wijzig ze pas bij de geplande cutover en draai daarna een delta-import.
Kan ik nog de oude Data Migration Service gebruiken?
Nee. De klassieke Data Migration Service is sinds december 2025 uitgefaseerd voor nieuwe migraties. Gebruik de huidige tool voor gegevensimport in de Admin-console.
Wat doe ik bij heel grote of complexe omgevingen?
Voor omvangrijke migraties met ook Drive, gedeelde drives of SharePoint kun je Google Workspace Migrate of Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) overwegen. Die tools dekken meer datatypes dan alleen mail. Voor uitsluitend e-mail volstaat de tool voor gegevensimport meestal.
Welke rechten heb ik aan Microsoft-kant nodig?
Je verbindt de bron met een account dat Global Administrator is in de Microsoft 365-organisatie. Daarmee kan de tool de postvakken uitlezen en in bulk migreren zonder dat elke gebruiker zelf iets hoeft te doen.