De nieuwe data migration service, in de documentatie ook wel de data-importtool genoemd, zit in de Google Workspace Admin-console. Je gebruikt hem om e-mail van een bestaand systeem over te zetten naar Gmail in Google Workspace, zonder dat je gebruikers dat zelf hoeven te doen. De migratie draait volledig in de cloud: je stelt alles in via de Admin-console en Google kopieert de berichten op de achtergrond.
De klassieke service is uitgefaseerd
De oude, klassieke data migration service is uitgefaseerd. Sinds 4 december 2025 kun je daar geen nieuwe migraties meer starten en geen gebruikers meer toevoegen aan een bestaande migratie. Gebruik voor nieuwe overzettingen de nieuwe data migration service die in deze gids beschreven staat.
Wanneer gebruik je de data migration service
De service is bedoeld om bestaande e-mail eenmalig over te brengen naar Gmail. Hij ondersteunt deze bronnen voor e-mail:
- Een ander Google Workspace-account (tot 1.000 gebruikers).
- Microsoft Exchange Online uit Microsoft 365 (tot 1.000 gebruikers).
- Een IMAP-mailserver (tot 100 gebruikers).
- Een los Gmail-account (1 gebruiker).
Deze tool richt zich op het importeren van e-mail. Agenda-items en contacten vallen niet onder deze e-mailimport. Voor andere gegevens, zoals bestanden, gelden aparte migratiepaden.
Geen blijvende synchronisatie
De data migration service kopieert bestaande berichten. Het is geen doorlopende synchronisatie: nieuwe mail die ná de start van de migratie nog op het oude systeem binnenkomt, gaat niet vanzelf mee. Daarom zet je de MX-records om zodra nieuwe post rechtstreeks bij Google moet binnenkomen.
Wat je vooraf nodig hebt
Zorg dat het volgende klaarstaat voordat je begint:
- Een superbeheerdersaccount. De nieuwe data migration service moet door een superbeheerder worden ingesteld en uitgevoerd.
- De verbindingsgegevens van de bron: bij IMAP de servernaam en poort, bij Exchange Online of een ander Google Workspace-account de bijbehorende koppelingsgegevens.
- Toegang tot de bronmailboxen, bijvoorbeeld via inloggegevens of een gemachtigd account dat de mailboxen mag uitlezen.
- De doelaccounts in Google Workspace. Die moeten al bestaan; de tool maakt zelf geen gebruikers aan.
Maak vooraf een koppelschema
Zet elk bronadres en het bijbehorende Google Workspace-account in een eenvoudig overzicht, bijvoorbeeld in Spreadsheets. Tijdens het instellen wijs je per gebruiker de bronmailbox aan de doelmailbox toe. Een vooraf ingevuld schema voorkomt dat je mailboxen aan de verkeerde gebruiker koppelt.
De migratie instellen
In de Admin-console ga je naar Menu, Data, Data importeren en exporteren, Data Migration (nieuw). De globale werkwijze is daarna:
Zo zet je een e-mailmigratie op
- Open in de Admin-console het onderdeel Data Migration (nieuw).
- Kies dat je e-mail wilt migreren en selecteer de bron, zoals IMAP, Microsoft Exchange Online of Google Workspace.
- Vul de verbindingsgegevens van de bron in en laat de tool bevestigen dat de verbinding werkt.
- Stel eventueel een tijdvenster in, zodat je alleen mail vanaf een bepaalde datum meeneemt en oudere berichten overslaat.
- Voeg de gebruikers toe die je wilt migreren en koppel elk bronaccount aan het juiste doelaccount.
- Start de migratie en volg per gebruiker de voortgang en status.
De migratie draait daarna op de achtergrond. Je hoeft het venster niet open te houden.
Voortgang volgen en problemen oplossen
Tijdens en na de migratie zie je per gebruiker of de overdracht is geslaagd. Loopt een gebruiker vast, dan zijn dit de meest voorkomende oorzaken:
- Onjuiste verbindings- of inloggegevens voor de bron.
- Een bronserver die de verbinding blokkeert, bijvoorbeeld door een firewall of een beveiligingsinstelling die externe toegang weigert.
- Een doelaccount dat nog niet bestaat of niet correct gekoppeld is.
- De gebruikerslimiet van de gekozen bron is overschreden, bijvoorbeeld meer dan 100 gebruikers bij IMAP.
Je kunt een mislukte migratie voor een gebruiker opnieuw starten nadat je de oorzaak hebt verholpen.
Plan grote migraties ruim
Grote migraties kosten tijd en belasten zowel de bron als het netwerk. Plan ruim, migreer in groepen en begin met een kleine testgroep voordat je alle gebruikers tegelijk overzet.
Na de migratie
Controleer steekproefsgewijs of mappen, labels en oudere berichten correct zijn meegekomen, en vraag een paar gebruikers om hun mailbox na te lopen. Zorg dat de MX-records op tijd naar Google wijzen, zodat nieuwe e-mail rechtstreeks in Google Workspace aankomt en niet op het oude systeem blijft staan. Houd het oude systeem nog een korte periode beschikbaar als naslag, voor het geval er iets blijkt te ontbreken.
Werkt de oude, klassieke data migration service nog?
Nee. Sinds 4 december 2025 kun je in de klassieke data migration service geen nieuwe migraties meer starten en geen gebruikers meer toevoegen aan een lopende migratie. Gebruik de nieuwe data migration service in de Admin-console.
Migreert deze tool ook mijn agenda en contacten?
Deze e-mailimport richt zich op e-mailgegevens. Agenda-items en contacten vallen niet onder deze import. Voor die gegevens gelden aparte migratiepaden.
Hoeveel gebruikers kan ik tegelijk migreren?
Dat hangt af van de bron. Voor een ander Google Workspace-account en Microsoft Exchange Online is dat tot 1.000 gebruikers, voor IMAP tot 100 gebruikers, en een los Gmail-account betreft 1 gebruiker.
Moet ik beheerder zijn om dit te kunnen doen?
Ja. De nieuwe data migration service moet door een superbeheerder worden ingesteld en uitgevoerd.
Gaat nieuwe e-mail die binnenkomt tijdens de migratie automatisch mee?
Nee. De service kopieert bestaande berichten en synchroniseert niet doorlopend. Zet de MX-records om zodra nieuwe post rechtstreeks bij Google moet binnenkomen.
Maakt de tool zelf gebruikersaccounts aan in Google Workspace?
Nee. De doelaccounts moeten al bestaan voordat je de migratie start; de tool koppelt alleen bestaande accounts.