Overstappen van Microsoft 365 of Office 365 naar Google Workspace betekent vooral dat je e-mail, agenda en contacten zonder verlies wilt meenemen. Google biedt hiervoor de Data Migration Service (DMS), een gratis tool in de beheerdersconsole die rechtstreeks koppelt met Microsoft Exchange Online. In dit artikel lees je hoe je de migratie voorbereidt, uitvoert en afrondt met de juiste DNS-instellingen.
Wat je vooraf nodig hebt
Je hebt superbeheerderrechten in Google Workspace nodig en beheertoegang tot de Microsoft 365-omgeving. Zorg dat elke gebruiker in Workspace al een account met licentie heeft, want de migratie kopieert data naar bestaande postvakken. Houd ook het brondomein en de DNS-instellingen bij de hand, want die heb je aan het einde nodig.
Voorbereiden
- Maak in Google Workspace voor elke medewerker een account aan dat overeenkomt met het Microsoft-adres.
- Controleer in Microsoft 365 of de mailboxen toegankelijk zijn en of Exchange Web Services beschikbaar is.
- Maak een lijst met de bron- en doel-e-mailadressen die je aan elkaar koppelt.
- Plan de migratie op een rustig moment en informeer gebruikers over de overstap.
E-mail migreren met de Data Migration Service
E-mail migreren
- Meld je aan in de Google Beheerdersconsole en ga naar Account, Data migration.
- Kies bij brontype Microsoft Office 365 of Microsoft Exchange.
- Geef de verbindingsgegevens op. DMS kan automatisch verbinden via een Microsoft-beheerdersaccount, of handmatig via het Exchange Web Services-adres.
- Stel de migratierol en de startdatum in, zodat je bepaalt vanaf wanneer berichten worden meegenomen.
- Koppel per gebruiker het bron-postvak aan het Workspace-account.
- Start de migratie en volg de status per gebruiker in het overzicht.
Agenda en contacten apart inplannen
In de Data Migration Service kies je per migratie of je e-mail, agenda of contacten overzet. Draai indien nodig aparte migraties voor agenda en contacten, zodat alle drie de onderdelen netjes in Workspace terechtkomen.
Downtime en dubbele bezorging voorkomen
Het grootste risico bij een e-mailmigratie is dat berichten verloren gaan of dubbel binnenkomen tijdens de overgang. Daarom migreer je eerst de bestaande post terwijl het domein nog bij Microsoft blijft. Pas als de mailboxen grotendeels zijn overgezet, schakel je de e-mailstroom om.
Zet de MX-records pas op het juiste moment om
Wijzig de MX-records van je domein naar Google pas nadat de bestaande mailboxen zijn gemigreerd. Nieuwe post komt vanaf dat moment bij Google binnen. Draai daarna nog een laatste DMS-ronde om berichten op te halen die tijdens de overgang nog bij Microsoft zijn beland. Zo gaat er niets verloren.
DNS-records afronden
Na de migratie stel je de DNS-records definitief in. Vervang de oude Microsoft-MX-records door de MX-records van Google Workspace. Werk daarnaast je SPF-record bij zodat Google mag verzenden namens je domein, en stel DKIM in via de beheerdersconsole onder Apps, Google Workspace, Gmail, Authenticeer e-mail. Een DMARC-record voltooit de e-mailauthenticatie en helpt tegen vervalsing.
Test voor je live gaat
Stuur na het omzetten een test e-mail van buitenaf naar een gemigreerd adres en andersom. Controleer of de berichten aankomen, of agenda-afspraken kloppen en of contacten compleet zijn voordat je de oude Microsoft-licenties opzegt.
Migreert de Data Migration Service ook mappen en categorieen?
DMS behoudt de mapstructuur van de mailbox zo veel mogelijk en zet die om naar Gmail-labels. Outlook-categorieen worden niet altijd een op een overgenomen; controleer dit steekproefsgewijs.
Kan ik blijven mailen tijdens de migratie?
Ja. Zolang de MX-records nog naar Microsoft wijzen, blijft e-mail daar binnenkomen en kunnen gebruikers normaal werken. De overdracht gebeurt op de achtergrond.
Wat gebeurt er met gedeelde postvakken en distributielijsten?
Gedeelde postvakken migreer je als afzonderlijke bron. Distributielijsten zet je in Workspace opnieuw op als Google Groepen, want die structuur wordt niet automatisch meegenomen.
Hoe lang duurt de migratie?
Dat hangt af van het aantal gebruikers en de hoeveelheid e-mail. Reken op enkele uren tot enkele dagen voor grote omgevingen. Omdat de overdracht op de achtergrond loopt, merken gebruikers daar weinig van tot de definitieve omschakeling.