Overstappen naar Google Workspace is vooral een organisatorisch project en pas daarna een technisch project. Een goede voorbereiding bepaalt of de overgang soepel verloopt of dat gebruikers e-mail en afspraken kwijtraken. Deze gids loopt de belangrijkste voorbereidende stappen langs, zodat je met een duidelijk plan aan de daadwerkelijke migratie begint.
Breng de huidige situatie in kaart
Maak eerst een inventarisatie van wat er moet overkomen. Denk aan:
- Gebruikers: hoeveel accounts, welke namen en e-mailadressen, en wie heeft een gedeelde of functionele mailbox.
- E-mail: bij welke provider staat de mail nu (bijvoorbeeld een IMAP-server, Microsoft Exchange of Microsoft 365) en hoeveel historie moet mee.
- Agenda's en contacten: persoonlijke agenda's, gedeelde agenda's en adresboeken.
- Bestanden: waar staan documenten nu en wie heeft welke toegang nodig in Google Drive.
- Domeinen: welk domein wordt het primaire e-maildomein en zijn er aliassen.
Maak van je inventarisatie een controlelijst
Leg de inventarisatie vast in een eenvoudig overzicht per gebruiker. Dat document is later je controlelijst om af te vinken of alles correct is meegekomen.
Verifieer je domein
Voordat je Google Workspace kunt gebruiken met je eigen domein, moet je aantonen dat je eigenaar bent. Dat doe je door een door Google verstrekt verificatierecord toe te voegen in het DNS-beheer van je domein, meestal een TXT-record. Pas na verificatie kun je gebruikers met adressen op je eigen domein aanmaken.
Maak in deze fase alvast de accounts aan voor je gebruikers, maar laat de mail nog bij de oude provider binnenkomen. Zo kun je testen zonder dat de productie-e-mail verstoord raakt.
Kies een migratiestrategie
Er zijn grofweg twee benaderingen, met elk voor- en nadelen:
- In één keer (big bang): je migreert alle gebruikers in een kort tijdsbestek, vaak in een weekend. Eenvoudig te overzien, maar er is weinig ruimte om bij te sturen.
- Gefaseerd: je verhuist gebruikers in groepen, bijvoorbeeld per afdeling. Dit vraagt een periode waarin oud en nieuw naast elkaar bestaan, maar je leert van elke groep en houdt de impact beheersbaar.
Voor kleine organisaties werkt een big-bang vaak prima. Bij grotere of complexere omgevingen is gefaseerd doorgaans verstandiger.
Mailstroom tijdens de overgang
Bij een gefaseerde aanpak kan tijdens de overgangsperiode mail naar zowel het oude als het nieuwe systeem stromen. Plan hoe je dubbele bezorging en doorsturen regelt, zodat niemand berichten mist.
Kies een migratiemethode
Voor het feitelijke kopiëren van e-mail, agenda's en contacten gebruik je in de meeste gevallen de Data Migration Service (de data-importtool) in de Google Admin-console, onder Account en vervolgens Datamigratie. Deze tool ondersteunt onder andere Microsoft 365 (Exchange Online), een Exchange-server, een ander Workspace-account en algemene IMAP-providers zoals iCloud Mail, Yahoo of een hostingpakket.
Houd er rekening mee dat een IMAP-import alleen e-mail overzet. Contacten en agenda's migreer je in dat geval apart. Voor grote of complexe omgevingen, bijvoorbeeld vanaf vijftig gebruikers met veel gedeelde mailboxen, kies je soms een gespecialiseerde migratiepartner of tool.
Bepaal wat je migreert
Niet alles hoeft mee. Bespreek met de organisatie hoeveel e-mailhistorie nodig is en of oude, gearchiveerde data echt over moet. Minder data betekent een snellere en eenvoudiger migratie. Houd daarbij rekening met bewaarplicht en interne afspraken over archivering.
Plan de DNS-omzetting
De daadwerkelijke overgang van inkomende e-mail gebeurt door de MX-records van je domein naar Google te laten wijzen. Belangrijk om te weten:
- DNS-wijzigingen worden niet overal tegelijk doorgevoerd. Door de TTL kan het even duren voordat alle servers de nieuwe records gebruiken.
- Plan de omzetting op een rustig moment en verlaag eventueel vooraf de TTL, zodat de wijziging sneller wordt opgepikt.
- Zet de MX-records pas om als de accounts klaarstaan en je migratiemethode gereed is.
Zo zet je veilig over naar Google
- Verifieer je domein met het opgegeven TXT-record en maak de gebruikersaccounts aan.
- Test de migratiemethode op een paar testaccounts voordat je verdergaat.
- Verlaag waar mogelijk de TTL van je MX-records een dag vooraf.
- Voer de eigenlijke migratie van e-mail, agenda's en contacten uit.
- Wijzig de MX-records naar Google op een rustig moment.
- Controleer dat nieuwe berichten binnenkomen en stel ook SPF, DKIM en DMARC correct in.
Niet te vroeg omzetten
Zet de MX-records niet om voordat de Google Workspace-accounts bestaan en getest zijn. Anders komt inkomende e-mail aan op mailboxen die nog niet klaar zijn, met kans op bounces en verlies van berichten.
Neem je gebruikers mee
De techniek is maar de helft van het verhaal. Communiceer ruim van tevoren wat er verandert, wanneer, en wat mensen zelf moeten doen. Bied korte instructies of een korte training over inloggen, mail terugvinden en de nieuwe agenda. Wijs een aanspreekpunt aan voor vragen in de eerste dagen na de overgang.
Test voordat je live gaat
Maak een paar testaccounts en loop het hele traject door: inloggen, een proefmigratie van een mailbox, een afspraak in de agenda en het delen van een bestand. Zo ontdek je problemen voordat ze je hele organisatie raken. Pas als de test slaagt, zet je de stap voor iedereen.
Hoeveel tijd kost een Workspace-migratie?
Dat hangt af van het aantal gebruikers en de hoeveelheid historie. Een kleine organisatie kan vaak in een weekend over, terwijl een grotere of gefaseerde migratie meerdere weken loopt. De inventarisatie en domeinverificatie kun je rustig vooraf doen zonder dat gebruikers er iets van merken.
Raken mijn oude e-mails kwijt bij de overstap?
Nee, als je de migratie goed plant niet. De Data Migration Service kopieert je berichten, zodat de mail in het oude systeem blijft staan totdat je die zelf opheft. Bewaar de oude omgeving nog even na de overgang als terugvaloptie.
Moet ik alle mail meenemen?
Niet per se. Bespreek welke historie nodig is en houd rekening met bewaarplicht. Minder data maakt de migratie sneller en overzichtelijker. Oude archieven kun je eventueel later of helemaal niet overzetten.
Wat gebeurt er met inkomende mail tijdens het omzetten van de MX-records?
Tijdens de TTL-periode kan mail nog kort op het oude systeem binnenkomen. Daarom verlaag je vooraf de TTL en plan je de omzetting op een rustig moment. Met doorsturen of dubbele bezorging voorkom je dat berichten verloren gaan.
Kan ik agenda's en contacten ook migreren?
Ja. De Data Migration Service ondersteunt naast e-mail ook agenda's en contacten vanuit Microsoft 365 of Exchange. Bij een IMAP-import gaat alleen e-mail mee en zet je contacten en agenda's apart over.