Stop je met Google Workspace, of stap je over naar een andere oplossing? Opzeggen is in een paar klikken gedaan, maar de voorbereiding is belangrijker dan de opzegging zelf. Verlies je data niet door te snel op de knop te drukken.
Eerst je data veiligstellen
Het belangrijkste gebeurt voor de opzegging: zorg dat al je data buiten Workspace staat. Na opzegging en de bewaartermijn is alles definitief weg.
Voor losse accounts gebruik je Google Takeout, waarmee een gebruiker zelf mail, Drive, agenda en contacten exporteert. Voor de hele organisatie gebruik je de Data Export-tool in de Admin Console, die alle gebruikersdata in één keer exporteert. Houd er rekening mee dat een grote export uren tot dagen kan duren, dus begin op tijd.
Vergeet ook gedeelde drives niet, en e-mailroutering of domeininstellingen die je elders opnieuw moet inrichten.
Zeg nooit op voordat je een gecontroleerde, complete export hebt. Na de bewaartermijn die volgt op opzegging is e-mail, Drive en alle accountdata onherstelbaar verwijderd.
Let op je contractvorm
Of opzeggen direct kan en wat het kost, hangt af van je contract.
Bij flexibel factureren kun je per maand opzeggen zonder boete. Je betaalt aan het begin van de volgende maand af voor de dagen dat je de dienst nog hebt gebruikt, en daarna stopt het.
Bij een jaarcontract heb je je voor een jaar verbonden. Tussentijds opzeggen kan betekenen dat je de resterende looptijd alsnog moet betalen, afhankelijk van de voorwaarden. Plan de opzegging bij voorkeur tegen de verlengingsdatum.
Domein en e-mail na opzegging
Je domeinnaam blijft van jou als je die elders hebt geregistreerd. Maar e-mail op dat domein werkt pas weer als je de MX-records naar een nieuwe provider verwijst. Regel je nieuwe mailoplossing voordat je opzegt.
Zo zeg je op
Workspace-abonnement opzeggen
- Exporteer eerst alle data via Google Takeout of de Data Export-tool.
- Log in op
admin.google.comals beheerder met het recht Facturering beheren. - Ga naar Facturering en open Abonnementen.
- Selecteer het abonnement dat je wilt opzeggen.
- Klik op Meer en daarna op Abonnement opzeggen.
- Kies een reden, lees de getoonde alternatieven en gevolgen, en ga door.
- Vink aan dat je de informatie hebt gelezen, vul je e-mailadres in en bevestig de opzegging.
Plan de overstap naar je nieuwe oplossing met overlap. Houd Workspace nog een korte periode actief naast je nieuwe systeem, zodat je rustig kunt migreren zonder mail te missen.
Na de opzegging controleer je of je echt alles hebt: mail, bestanden, contacten, agenda en eventuele app-data. Bewaar de export op een veilige plek met een back-up.
Heb je een reseller, dan verloopt de opzegging via die partij en niet via de Admin Console. Neem ruim op tijd contact op met je reseller om de opzegtermijn te halen.
Van gedachten veranderd?
Behoud je het Google-account van je organisatie, dan kun je je later opnieuw abonneren met dezelfde gebruikers, groepen en organisatieonderdelen. Dat kan binnen een beperkt aantal dagen na de opzegging. Daarna ronden Google de opzegging definitief af en is herstel niet meer mogelijk. Reken hier dus niet op als bewaarstrategie.
Krijg ik geld terug bij tussentijds opzeggen?
Bij flexibel factureren betaal je alleen voor de dagen die je hebt gebruikt en stopt het daarna. Bij een jaarcontract is restitutie ongebruikelijk en kun je verplicht zijn de resterende looptijd te betalen.
Hoe lang blijft mijn data na opzegging bewaard?
Er geldt een korte bewaartermijn na opzegging waarin herstel soms nog kan, maar reken hier niet op. De data wordt daarna definitief verwijderd, dus exporteer altijd alles voordat je opzegt.
Behoud ik mijn domeinnaam?
Ja, als je het domein bij een externe registrar hebt geregistreerd blijft het van jou. Je past alleen de MX-records aan voor mail bij een nieuwe provider.
Kan ik mij later opnieuw abonneren?
Ja, zolang je het Google-account van je organisatie behoudt en je dit binnen de geldende termijn doet. Je gebruikers en instellingen blijven dan bewaard. Wacht je te lang, dan is de opzegging definitief afgerond en moet je opnieuw beginnen.
Welk recht heb ik nodig om op te zeggen?
Je hebt in de Admin Console het beheerrecht voor facturering nodig. Een gebruiker zonder dit recht ziet de opzeggingsoptie niet en moet een hoofdbeheerder vragen.