Google Chat is de snelle communicatielaag van Workspace. Direct messages, oftewel directe berichten, zijn het equivalent van een tik op de schouder: informeel, direct en niet bedoeld voor formele documentatie.
Een directbericht starten
In de linker zijbalk van Google Chat zie je drie hoofdsecties: Snelkoppelingen (met Home, Vermeldingen en Met ster), Direct messages (voor een-op-een of kleine groepen) en Spaces (voor teams en projecten). Sinds eind 2024 kun je daarnaast eigen secties aanmaken om je gesprekken te ordenen door ze met slepen en neerzetten onder een eigen label te groeperen.
Je eerste directbericht sturen
- Open chat.google.com of klik op Chat in de zijbalk van Gmail.
- Klik bovenaan op Nieuwe chat.
- Begin de naam of het e-mailadres van een collega te typen.
- Selecteer de persoon uit de suggesties en klik op Chat starten.
- Typ je bericht en druk op Enter of klik op het verzendpictogram.
Je kunt ook direct een bericht starten vanuit een andere plek in Workspace. Klik op de naam van een collega in een gedeeld document of in Agenda en kies Bericht sturen.
Groepsgesprekken aanmaken en beheren
Een directbericht met meerdere mensen is geen Space maar een groepsgesprek. Dit is handig voor een tijdelijk overleg met een paar mensen zonder dat je een formele Space hoeft aan te maken.
Voeg bij het starten van een nieuwe chat meerdere namen toe voordat je het gesprek opent. Je krijgt dan een gedeeld gesprek zonder naam of beschrijving.
Anders dan vroeger kun je nu wel mensen toevoegen aan of verwijderen uit een lopend groepsgesprek:
- Iemand toevoegen: klik naast de naam van het gesprek op het uitklapmenu en kies Mensen toevoegen, of typ in het antwoordvak @ gevolgd door de naam van de persoon.
- Iemand verwijderen: klik naast de gespreksnaam op Leden bekijken, ga naar de juiste persoon, klik op Meer opties en kies Verwijderen uit gesprek. Wie je verwijdert, kan niet langer meelezen, ook niet in de eerdere berichtgeschiedenis.
Wanneer kies je een Space?
Een groepsgesprek heeft geen naam, beschrijving of vaste structuur. Wordt het overleg structureler of komen er steeds nieuwe mensen bij, maak dan een Space aan. Een Space is doorzoekbaar, kan een naam en beschrijving krijgen en is bedoeld voor langlopende samenwerking.
@-vermeldingen gebruiken
In een-op-een-directberichten zijn @-vermeldingen zelden nodig, maar in groepsgesprekken zijn ze nuttig. Typ @ en de naam van iemand om die persoon specifiek te waarschuwen. Die persoon krijgt een extra notificatie, zelfs als het gesprek voor de rest gedempt is.
Reacties en threads
In een directbericht reageer je op een specifiek bericht door er met de muis overheen te gaan en op het reactie-icoon (de smiley) te klikken. Emoji-reacties zijn handig als korte bevestiging: een duim omhoog betekent "begrepen" zonder dat je een apart "oke"-bericht hoeft te sturen.
Je kunt ook een thread (draad) starten op een bericht door op Beantwoorden te klikken. Zo blijft de discussie over een specifiek onderwerp bij elkaar, ook als het directbericht meerdere onderwerpen bevat.
Berichten opmaken
Google Chat ondersteunt basisopmaak in berichten. Je kunt de tekst typen met onderstaande tekens of een stuk tekst selecteren en de zwevende opmaakbalk gebruiken:
- Vet: omsluit tekst met sterretjes, bijvoorbeeld
*zo*. - Cursief: gebruik underscores, bijvoorbeeld
_zo_. Code: gebruik backticks, bijvoorbeeld`zo`.- Doorhalen: gebruik tildes, bijvoorbeeld
~zo~.
Gebruik opmaak spaarzaam in directberichten. Reserveer het voor situaties waarin duidelijkheid echt nodig is, zoals een lijst met actiepunten.
Notificaties instellen
Ontvang je veel directberichten, dan kun je de meldingen per gesprek instellen. Open een gesprek, klik op de drie puntjes rechtsboven en kies Meldingen. Je kunt kiezen tussen:
- Alle berichten: elk bericht geeft een notificatie.
- Alleen @-vermeldingen en directe antwoorden.
- Geen meldingen: handig voor minder urgente gesprekken.
Stel meldingen in op het niveau dat past bij de urgentie van het gesprek. Het is heel normaal om een minder actief gesprek te dempen zonder het te verlaten.
Geen plek voor bewijsstukken
Directberichten zijn vluchtig en informeel. Wil je afspraken of bevestigingen later makkelijk terugvinden, of bewaar je bijlagen die belangrijk zijn, gebruik dan e-mail of een gedeeld document met de juiste bewaarregels.
Wanneer gebruik ik een directbericht en wanneer e-mail?
Gebruik een directbericht voor snelle vragen, informele afstemming en berichten zonder formele bewijswaarde. Gebruik e-mail voor externe communicatie, formele bevestigingen, berichten die je later makkelijk wilt terugvinden en bijlagen die bewaard moeten blijven.
Wat is het verschil tussen een groepsgesprek en een Space?
Een groepsgesprek is een directbericht met meerdere mensen, zonder naam of vaste structuur, bedoeld voor tijdelijk overleg. Een Space heeft een naam en beschrijving, is doorzoekbaar en is bedoeld voor langlopende samenwerking rond een team of project.
Kan ik later iemand aan een groepsgesprek toevoegen?
Ja. Klik naast de gespreksnaam op het uitklapmenu en kies Mensen toevoegen, of typ @ gevolgd door de naam in het antwoordvak. Verwijderen kan via Leden bekijken en daar Verwijderen uit gesprek.
Krijgt iemand een melding als ik @-vermeld?
Ja. Een @-vermelding geeft de genoemde persoon een extra notificatie, zelfs als die het gesprek heeft gedempt. Gebruik het daarom alleen wanneer je echt iemands aandacht nodig hebt.
Kan ik mensen buiten mijn organisatie aan een groepsgesprek toevoegen?
Nee. Aan een groeps-directbericht kun je geen mensen van buiten je eigen organisatie toevoegen. Voor externe samenwerking gebruik je een Space die externe deelname toestaat, of e-mail.