Bots en apps toevoegen aan Google Chat-ruimtes maakt van een chatruimte een werkplek waar meldingen, taken en systemen samenkomen. In plaats van tussen tools te schakelen, laat je apps berichten posten en acties uitvoeren in je ruimte. In dit artikel leer je hoe je dat veilig opzet.
Bots en apps toevoegen aan een ruimte
Een app voeg je toe vanuit de ruimte zelf. Je hebt daar wel de juiste rechten voor nodig, meestal die van ruimtebeheerder, en de app moet door je organisatie zijn toegestaan.
Een app aan een ruimte toevoegen
- Open de Chat-ruimte waar je de app wilt gebruiken.
- Klik bovenaan op de ruimtenaam.
- Kies Apps en integraties.
- Klik op Apps toevoegen.
- Zoek de gewenste app, bijvoorbeeld Drive of een projecttool.
- Klik op Toevoegen aan ruimte en bevestig de gevraagde rechten.
Na het toevoegen verschijnt de app als deelnemer in de ruimte. Hij kan berichten posten, op opdrachten reageren en in sommige gevallen kaarten met knoppen tonen waarmee je direct acties uitvoert.
Begin met één app
Voeg niet meteen vijf apps toe. Begin met de app die het meeste oplevert, bijvoorbeeld meldingen uit je projecttool, en breid pas uit als het team daaraan gewend is. Te veel bots maken een ruimte juist rommelig.
Veelgebruikte apps en integraties
Er zijn veel apps beschikbaar, van Google's eigen integraties tot apps van derden. Welke handig zijn, hangt af van hoe je team werkt. Grofweg vallen ze in twee groepen uiteen.
Integraties van Google zelf, standaard beschikbaar binnen Workspace:
- Google Drive houdt je op de hoogte als een gedeeld bestand wordt bewerkt of becommentarieerd.
- Google Meet laat je een vergadering starten vanuit de ruimte.
- Google Agenda kan herinneringen en uitnodigingen in de ruimte plaatsen.
Apps van derden, die je alleen toevoegt als je beheerder ze toestaat:
- Projecttools zoals Asana, Jira of Trello posten een melding als een taak verandert of wordt toegewezen.
- Ticket- en monitoringsdiensten sturen een bericht zodra er een storing of nieuwe melding is.
- Workflow- en automatiseringstools koppelen acties uit andere systemen aan je ruimte.
Apps bedienen met slash-opdrachten
Veel apps werken met slash-opdrachten. Je typt een schuine streep en de naam van de opdracht, en de app voert de actie uit. Zo maak je bijvoorbeeld een taak aan zonder de ruimte te verlaten.
Een slash-opdracht gebruiken
- Begin een bericht met een schuine streep (
/). - Kies de gewenste opdracht uit de lijst die verschijnt, of typ de naam voluit zoals
/about. - Vul de gevraagde gegevens in, bijvoorbeeld een taaknaam of een datum.
- Verstuur het bericht. De app voert de actie uit en bevestigt het resultaat.
De beschikbare opdrachten verschillen per app. Typ alleen een schuine streep om te zien welke opdrachten de apps in je ruimte ondersteunen.
Rechten en veiligheid
Apps vragen rechten om te kunnen werken, bijvoorbeeld toegang tot je naam of tot berichten in de ruimte. Lees deze rechten goed voordat je akkoord gaat. Een app die meer vraagt dan nodig is, is een waarschuwingssignaal.
Alleen toegestane apps zijn veilig
Je beheerder bepaalt welke apps in jouw organisatie zijn toegestaan. Kun je een app niet vinden, dan is hij waarschijnlijk geblokkeerd. Vraag niet om blokkades te omzeilen, maar overleg met je beheerder waarom de app geblokkeerd is. Dat beleid beschermt je organisatie tegen onveilige integraties.
Wees kritisch op app-rechten
Geef apps nooit meer toegang dan ze nodig hebben. Een app die om toegang tot al je bestanden vraagt terwijl hij alleen meldingen hoeft te posten, is verdacht. Bij twijfel verwijder je de app en overleg je met je beheerder.
Hoe voeg ik een app toe aan een Chat-ruimte?
Klik op de ruimtenaam, kies Apps en integraties, dan Apps toevoegen, zoek de app en bevestig de rechten. Je hebt hiervoor meestal beheerrechten in de ruimte nodig.
Wat zijn slash-opdrachten?
Slash-opdrachten zijn commando's die je begint met een schuine streep. Hiermee bedien je een app direct vanuit een bericht, bijvoorbeeld om een taak aan te maken. Typ alleen een / om te zien welke opdrachten beschikbaar zijn.
Waarom kan ik een bepaalde app niet vinden?
Waarschijnlijk heeft je beheerder de app niet toegestaan. Dat beleid beschermt je organisatie. Overleg met je beheerder als je de app echt nodig hebt.
Zijn apps van derden veilig?
Dat hangt af van de app en de rechten die hij vraagt. Gebruik alleen apps die je beheerder heeft toegestaan en geef nooit meer rechten dan strikt nodig.
Kan ik een app weer uit een ruimte verwijderen?
Ja. Open Apps en integraties in de ruimte, kies de app en verwijder hem. De app stopt dan met berichten posten en verliest zijn toegang tot de ruimte.
Werken apps ook in directe berichten?
Sommige apps werken alleen in ruimtes, andere ook in een direct gesprek met de app zelf. Dat verschilt per app en staat meestal in de beschrijving van de app vermeld.
Wil je eerst de basis op orde, lees dan Een Chat-ruimte aanmaken en beheren. Voor het delen van documenten in een ruimte kijk je bij Bestanden delen in Google Chat.