Waarom Drive koppelen aan Chat?
Google Chat en Google Drive zijn twee pijlers van Google Workspace. Door ze te combineren werk je efficiënter: je hoeft niet te wisselen tussen applicaties om een document te openen, een bestand te delen of feedback te geven. In een Chat Space kunnen alle projectgerelateerde bestanden direct bereikbaar zijn.
Een koppeling, geen kopie
Een Drive-bestand dat je in een Chat Space deelt, verhuist niet. Het blijft op zijn originele locatie in Drive staan en Chat toont alleen een koppeling. Gedeelde bestanden zijn terug te vinden via het tabblad Gedeeld bovenaan de Space.
Een Drive-bestand delen in een gesprek
Het integratiemenu zit onderaan, naast het invoerveld waarin je je bericht typt. Daarmee deel je in een paar klikken een bestand of map uit Drive.
Zo deel je een Drive-bestand
- Open een Chat-gesprek of Space.
- Klik onderaan, naast het invoerveld, op het integratiemenu.
- Kies Drive.
- Zoek het bestand via de zoekbalk of blader door je Drive-structuur.
- Selecteer het bestand en klik op Invoegen.
- Het bestand verschijnt als koppeling in je bericht. Voeg eventueel een toelichting toe.
- Klik op Sturen om het bericht te versturen.
Toegangsrechten bij het delen
Wanneer je een Drive-bestand deelt in Chat, controleert Google automatisch of de andere deelnemers toegang hebben. Is dat niet het geval, dan verschijnt een melding waarin je de toegang kunt aanpassen voordat je verstuurt.
Je hebt grofweg twee keuzes:
- Toegang verlenen: de deelnemers krijgen toegang tot het bestand (standaard als Viewer, dus alleen-lezen).
- Zonder toegang versturen: de koppeling is wel zichtbaar, maar wie geen toegang heeft kan het bestand niet openen.
Als je in een Space toegang verleent, krijgen ook leden die later toetreden automatisch toegang tot het bestand. Houd dat in gedachten bij gevoelige documenten.
Geef niet meer rechten dan nodig
Verleen geen Editor-rechten als Viewer voldoende is. In een grote Space kan iedereen die later toetreedt dezelfde toegang erven. Voor vertrouwelijke documenten deel je liever gericht met specifieke personen vanuit Drive zelf.
Een Drive-map beschikbaar maken in een Space
Je kunt niet alleen losse bestanden delen, maar via hetzelfde integratiemenu ook een hele Drive-map. Selecteer in stap 4 hierboven een map in plaats van een bestand. De map verschijnt dan als koppeling in de Space en is voor leden bereikbaar vanuit het bericht en het tabblad Gedeeld.
Dit is handig om alle projectdocumenten op één plek bij elkaar te houden. Leden openen de map rechtstreeks vanuit de Space en werken in vertrouwde Drive-omgeving verder, zonder Chat te verlaten.
Eén projectmap per Space
Maak vooraf één gedeelde Drive-map voor het project en deel die map in de Space. Nieuwe leden vinden zo in één klik alle relevante bestanden, in plaats van losse koppelingen door de chatgeschiedenis te moeten zoeken.
Gedeelde bestanden terugvinden via het tabblad Gedeeld
Elk bestand, elke link en elk mediabestand dat in een Space gedeeld is, vind je terug via het tabblad Gedeeld bovenaan de Space. Dit tabblad heette vroeger Bestanden en kreeg in 2024 een vernieuwde weergave.
Het tabblad toont onder meer:
- Alle bestanden, links en media die via Chat gedeeld zijn.
- De datum waarop iets gedeeld is.
- Wie het gedeeld heeft.
- Een directe link naar het bestand in Drive.
Met het sorteermenu filter je op categorie (bestand, link of media) of op datum. Zo wordt het tabblad een handig archief van alles wat in de Space langskwam, ideaal voor nieuwe leden die snel de context van een project willen begrijpen.
Samenwerken aan documenten vanuit Chat
Document openen vanuit Chat
Klik op een gedeeld document in de Space. In de webversie opent het document vaak in een zijvenster naast de Chat-interface, zodat je tegelijk kunt lezen en chatten zonder van tabblad te wisselen. Werkt het zijvenster niet, dan opent het document gewoon in een nieuw tabblad.
Opmerkingen koppelen aan Chat
Laat iemand een opmerking achter in een gedeeld Google Docs-, Sheets- of Slides-bestand en tagt diegene je via @naam, dan krijg je daar een melding van. Klik op de melding om direct naar het commentaar te springen.
Versiegeschiedenis controleren
Samenwerking brengt risico op conflicterende bewerkingen. Via Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken zie je in elk Google Docs-, Sheets- of Slides-document wie wat wanneer heeft gewijzigd, en kun je een eerdere versie herstellen.
Drive for Desktop en bijlagen
Gebruik je Google Drive for Desktop, dan staan je Drive-bestanden ook als lokale bestanden op je computer. Je kunt zo'n bestand als bijlage uploaden in Chat. Let op: dat stuurt een kopie van het bestand op dat moment, geen levende Drive-koppeling. Voor samenwerking zijn Drive-koppelingen bijna altijd te verkiezen boven kopieën, omdat iedereen dan aan dezelfde, actuele versie werkt.
Kan ik een hele Drive-map delen in een Space?
Ja. Kies in het integratiemenu een map in plaats van een bestand. De map verschijnt als koppeling in de Space en is voor leden bereikbaar vanuit het bericht en het tabblad Gedeeld. De inhoud van de map blijft beheerd vanuit Drive zelf.
Wat als een collega geen toegang heeft tot een gedeeld bestand?
Chat geeft een melding wanneer je een bestand deelt met iemand zonder toegang. Je kunt de toegang dan direct vanuit Chat toekennen, mits je daar zelf de rechten voor hebt.
Worden bestanden die ik in Chat deel automatisch in Drive opgeslagen?
Een Drive-koppeling die je deelt staat al in Drive op de originele locatie, Chat toont alleen een verwijzing. Een bestand dat je als bijlage uploadt (dus niet als Drive-koppeling) kun je vanuit het tabblad Gedeeld desgewenst aan je eigen Drive toevoegen.
Kan ik Drive-bestanden verwijderen vanuit Chat?
Nee. Bestandsbeheer zoals verwijderen, verplaatsen of hernoemen doe je in Google Drive zelf. Vanuit Chat kun je een bestand bekijken, openen en delen.
Waar staan gedeelde bestanden nu, in Bestanden of in Gedeeld?
In het tabblad Gedeeld bovenaan de Space. Dat tabblad heette vroeger Bestanden en toont nu naast bestanden ook gedeelde links en media, met een sorteermenu.
Werkt dit ook in directe berichten?
Bestanden delen via het integratiemenu werkt zowel in Spaces als in directe berichten. Het tabblad Gedeeld is sinds 2024 ook beschikbaar in één-op-één gesprekken, niet alleen in Spaces.