Een space in Google Chat is een doorlopende werkruimte rond een onderwerp, project of team. Anders dan een los gesprek blijft de inhoud bewaard terwijl leden komen en gaan. Deze gids laat zien hoe je een space maakt, inricht en beheert.
Een space maken
Zo maak je een nieuwe space
- Open Google Chat in Gmail of via chat.google.com.
- Klik op Nieuwe chat of het plus-icoon en kies Een space maken.
- Geef de space een duidelijke naam, bijvoorbeeld de project- of teamnaam. Voeg eventueel een emoji als avatar toe.
- Voeg de eerste leden toe op naam of e-mailadres, of een hele Google Group in één keer.
- Klik op Maken om de space aan te maken.
Geef context bij de naam
Kies een herkenbare naam en voeg via Space-instellingen een korte beschrijving toe. Zo weten nieuwe leden meteen waar de ruimte voor bedoeld is.
Hoe gesprekken in threads zijn geordend
Sinds 2023 zijn alle nieuw aangemaakte spaces automatisch in-lijn threaded. Je hoeft bij het aanmaken dus geen weergave meer te kiezen: de oude keuze tussen een doorlopende stroom en gesprekken geordend per onderwerp is vervallen voor nieuwe spaces.
In-lijn threads werken zo: berichten verschijnen standaard onder elkaar in de hoofdstroom. Wil je een afzonderlijke discussie voeren? Beweeg dan over een bericht en kies Reageren in thread. Reacties blijven dan netjes binnen die draad, in een paneel naast de hoofdstroom, zonder dat ze de rest van de space versnipperen.
- Houd de hoofdstroom voor korte aankondigingen en losse berichten.
- Start een thread zodra een onderwerp meerdere reacties oplevert, zodat parallelle discussies overzichtelijk blijven.
- Een thread kan tot een paar honderd reacties bevatten en is later eenvoudig terug te vinden.
Geschiedenis per thread
Of de berichtgeschiedenis aan of uit staat, hangt af van de instelling op het moment dat de thread werd gestart. Je beheerder bepaalt in de Admin Console of leden deze geschiedenis-instelling zelf mogen wijzigen.
Leden toevoegen en beheren
Via het space-menu bovenin open je Personen en groepen beheren. Daar kun je:
- Nieuwe leden toevoegen op naam of e-mailadres.
- Een hele Google Group in één keer toevoegen.
- Leden verwijderen die niet meer betrokken zijn.
De maker van een space is standaard beheerder. Een beheerder kan de naam en beschrijving aanpassen, andere leden tot beheerder maken en de space verwijderen. Verdeel het beheer over minstens twee personen, zodat de ruimte niet afhankelijk is van één account.
Externe deelnemers
Wil je dat ook mensen buiten je organisatie kunnen deelnemen? Dan moet je beheerder externe toegang voor Google Chat hebben toegestaan in de Admin Console. Zonder die instelling kun je alleen collega's binnen je eigen Workspace-omgeving toevoegen.
Gesprekken overzichtelijk houden
- Start een thread voor een nieuw onderwerp in plaats van het in de hoofdstroom te plaatsen, zodat reacties bij elkaar blijven.
- Vermeld mensen met
@alleen wanneer je echt een reactie nodig hebt, zodat meldingen betekenisvol blijven. - Deel bestanden rechtstreeks of via een Google Drive-link. Gedeelde bestanden vind je terug op het tabblad Gedeeld in de space.
- Wijs taken toe via het taken-tabblad om actiepunten bij te houden en af te vinken binnen dezelfde ruimte.
Meldingen per space afstemmen
Elke space heeft eigen meldingsinstellingen. Via het space-menu kies je of je een melding krijgt bij elk bericht, alleen bij vermeldingen en threads waarin je actief bent, of helemaal niet. Stem dit af op het belang van de space: zet drukke maar minder urgente ruimtes op alleen vermeldingen, en kerngesprekken op alle berichten.
Een space verlaten of opruimen
Leden kunnen een space op elk moment verlaten via het menu. Is een project afgerond? Dan kan een beheerder de space verwijderen, of laten staan als naslag. Bedenk vooraf met het team welke aanpak past, want verwijderen is definitief.
Verwijderen is definitief
Een verwijderde space en alle berichten daarin zijn niet terug te halen. Twijfel je? Laat de space dan staan als archief of exporteer eerst de belangrijke bestanden naar Google Drive.
Met een duidelijke naam, slim gebruik van threads en goed verdeeld beheer wordt een space een stabiele plek waar samenwerking overzichtelijk blijft, ook als het team in de loop van de tijd verandert.
Kan ik een bestaande space alsnog omzetten naar gesprekken per onderwerp?
Nee. Nieuwe spaces zijn altijd in-lijn threaded en die weergave kun je niet omzetten. Voor afzonderlijke discussies gebruik je per bericht de optie Reageren in thread.
Wat is het verschil tussen de hoofdstroom en een thread?
De hoofdstroom toont berichten onder elkaar voor de hele space. Een thread is een aparte draad die start vanaf één bericht, zodat een specifiek onderwerp zijn eigen reacties bij elkaar houdt.
Kan ik mensen buiten mijn organisatie toevoegen?
Dat kan alleen als je beheerder externe toegang voor Google Chat heeft toegestaan in de Admin Console. Anders kun je uitsluitend collega's binnen je eigen Workspace toevoegen.
Hoe maak ik iemand anders beheerder van een space?
Open Personen en groepen beheren via het space-menu, zoek het lid op en wijs de rol van spacebeheerder toe. Doe dit voor minstens twee personen, zodat de space niet van één account afhankelijk is.
Wat gebeurt er met berichten als ik een space verlaat?
Je verliest toegang tot de space, maar de berichten en bestanden blijven bestaan voor de overige leden. Een definitief einde komt er pas als een beheerder de hele space verwijdert.