Bestanden delen in Google Chat houdt je samenwerking op een plek. In plaats van bestanden per mail rond te sturen, deel je ze direct in het gesprek of de ruimte waar de discussie plaatsvindt. In dit artikel leer je hoe je dat doet en hoe je de toegang netjes regelt.
Bestanden delen vanaf je computer
De snelste manier om iets te delen is een upload vanaf je computer. Rechts onder het tekstvak vind je een upload-icoon waarmee je een bestand kiest. Bestanden tot 200 MB kun je rechtstreeks meesturen.
Een bestand uploaden
- Open het gesprek of de ruimte waar je wilt delen.
- Klik rechts onder het tekstvak op het upload-icoon.
- Selecteer het bestand dat je wilt delen vanaf je computer.
- Voeg eventueel een begeleidend bericht toe.
- Klik op Versturen.
Het bestand verschijnt in het gesprek en kan door de leden worden geopend of gedownload. Voor afbeeldingen toont Chat meteen een voorbeeld.
Drive boven losse upload
Voor documenten waaraan meerdere mensen werken, deel je liever een Drive-bestand dan een losse upload. Bij een Drive-bestand werkt iedereen aan dezelfde versie, terwijl een geuploade kopie los staat van het origineel en snel verouderd raakt.
Bepaalde bestandstypen worden geblokkeerd
Sommige bestandstypen kun je niet rechtstreeks als upload versturen, bijvoorbeeld om beveiligingsredenen. Lukt het niet, upload het bestand dan eerst naar Google Drive en deel het van daaruit als Drive-bijlage.
Drive-bestanden delen met de juiste rechten
Wil je een bestand uit Google Drive delen, klik dan rechts onder het tekstvak op het Drive-icoon, zoek het bestand op en kies Invoegen. Chat checkt vervolgens of de mensen in het gesprek toegang hebben. Hebben ze die niet, dan biedt Chat aan om de toegang in een keer te regelen.
Toegang verlenen bij het delen
Wanneer je een Drive-bestand deelt met mensen die nog geen toegang hebben, vraagt Chat of je hen toegang wilt geven. Je kiest dan tussen kijken, reageren of bewerken. Verleen alleen de rechten die nodig zijn, geef niet automatisch iedereen bewerkrechten.
Gedeelde bestanden terugvinden
In een drukke ruimte verdwijnen gedeelde bestanden al snel in de geschiedenis. Gelukkig verzamelt Google Chat ze op een plek. Bovenaan het gesprek of de ruimte staat naast het tabblad Chat een tabblad Gedeeld. Onder Gedeeld vind je drie secties: Bestanden, Links en Media.
Een eerder gedeeld bestand opzoeken
- Open het gesprek of de ruimte waarin het bestand gedeeld is.
- Klik bovenaan op het tabblad Gedeeld.
- Open de sectie Bestanden.
- Sorteer of blader tot je het juiste document ziet en klik op de naam om het te openen.
Het tabblad Gedeeld werkt in ruimtes, in groepsgesprekken en in een-op-een-gesprekken. Zo hoef je niet eindeloos terug te scrollen om een document van vorige week terug te vinden.
Toegang en veiligheid
Bij delen is toegang het belangrijkste aandachtspunt. Een verkeerd ingesteld bestand kan bij mensen terechtkomen die het niet horen te zien. Wees daarom bewust van wie er in de ruimte zit voordat je iets gevoeligs deelt.
Controleer wie meeleest
Voordat je een vertrouwelijk bestand deelt, controleer je wie er in de ruimte zit, inclusief externe gasten. Een ruimte met externe deelnemers betekent dat ook zij toegang krijgen tot wat je deelt. Deel gevoelige documenten alleen in ruimtes waarvan je de samenstelling kent.
Externe ruimtes vragen extra aandacht
In ruimtes met mensen van buiten je organisatie geldt vaak ander beleid. Beheerders kunnen het delen van bepaalde bestandstypen extern blokkeren. Kun je iets niet delen, dan is dat meestal een bewuste beveiligingsmaatregel en geen storing.
Hoe deel ik een bestand vanaf mijn computer?
Klik rechts onder het tekstvak op het upload-icoon, selecteer het bestand van je computer en klik op Versturen. Bestanden tot 200 MB kun je rechtstreeks meesturen.
Hoe groot mag een bestand zijn?
Je kunt bestanden tot 200 MB als bijlage meesturen. Is een bestand groter, zet het dan in Google Drive en deel vanuit Chat een Drive-bijlage.
Wat gebeurt er als ik een Drive-bestand deel met mensen zonder toegang?
Chat merkt dat op en vraagt of je hen toegang wilt geven. Je kiest dan tussen kijken, reageren of bewerken. Geef alleen de rechten die nodig zijn.
Waar vind ik eerder gedeelde bestanden terug?
Klik bovenaan het gesprek op het tabblad Gedeeld en open de sectie Bestanden. Daar staan alle bestanden die in de ruimte of het gesprek zijn gedeeld.
Kunnen externe gasten mijn gedeelde bestanden zien?
Ja. Iedereen in de ruimte, ook externe deelnemers, krijgt toegang tot wat je deelt. Controleer de samenstelling van de ruimte voordat je iets gevoeligs deelt.
Waarom kan ik een bepaald bestand niet delen?
Sommige bestandstypen worden geblokkeerd, of je beheerder staat extern delen van dat type niet toe. Upload het bestand dan eerst naar Google Drive en deel het als Drive-bijlage.
Wil je je ruimte verder inrichten, lees dan Een Chat-ruimte aanmaken en beheren en Extern contact toevoegen in Google Chat om veilig met mensen buiten je organisatie samen te werken.