Commentaar toevoegen aan bestanden in Google Drive is de motor achter goede samenwerking. In plaats van feedback in een aparte mail te zetten, plaats je opmerkingen direct bij de inhoud. In dit artikel laat ik zien hoe je opmerkingen plaatst, mensen tagt, taken toewijst en discussies netjes afrondt.
Waarom opmerkingen handig zijn
Met opmerkingen geef je feedback precies op de plek waar het over gaat. Je collega ziet direct bij welke zin of welk onderdeel je een vraag of opmerking hebt. Dat voorkomt misverstanden die ontstaan als je losse feedback per mail stuurt zonder verwijzing naar de exacte plek.
Opmerkingen werken niet alleen in Google Docs, Sheets en Slides, maar ook op pdf-bestanden, afbeeldingen en Microsoft Office-bestanden die je in Drive bekijkt. Zo geef je overal op dezelfde manier feedback.
Opmerking is geen wijziging
Een opmerking is iets anders dan een wijziging. Met een opmerking laat je een aantekening achter zonder de inhoud te veranderen. Wil je een collega laten zien wat je verandert, gebruik dan de suggestiemodus in Docs.
Een opmerking plaatsen
Een opmerking plaats je door een stuk tekst, een cel of een deel van een afbeelding te selecteren en op het opmerkingenpictogram te klikken. Je typt je opmerking en klikt op Reageren. De opmerking verschijnt in de kantlijn, gekoppeld aan het geselecteerde onderdeel.
Een opmerking plaatsen en iemand taggen
- Open het bestand en selecteer de tekst, cel of afbeelding waar je iets over wilt zeggen.
- Klik op het opmerkingenpictogram dat verschijnt, een tekstballon met een plus.
- Typ je opmerking in het vak.
- Wil je iemand erbij betrekken, typ dan een apenstaartje (
@) of plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres of de naam van die persoon, en kies de juiste suggestie. - Klik op Reageren om de opmerking te plaatsen.
Mensen taggen en notificaties
Door iemand te taggen met een apenstaartje of plusteken en hun e-mailadres, krijgt die persoon een melding per mail met je opmerking en een link naar het bestand. Dat is de snelste manier om iemand om feedback te vragen of een actie toe te wijzen. Beide tekens werken; @ is tegenwoordig de meest gebruikte vorm, maar + doet precies hetzelfde.
Wijs een echte taak toe
Wil je dat een collega echt iets doet, tag die persoon dan in je opmerking. Onder het opmerkingenvak verschijnt dan een vinkje met de tekst Toewijzen aan. Zet dat vinkje aan en klik op Toewijzen. De collega krijgt de opmerking als actiepunt te zien, wat duidelijker is dan een losse opmerking die makkelijk over het hoofd wordt gezien.
In Google Drive zelf zie je bij een bestand met openstaande actiepunten een teller met de tekst Opvolgen naast de bestandsnaam. Zo zie je in een oogopslag waar nog iets op je wacht, zonder elk bestand apart te openen.
Reageren en opmerkingen oplossen
Op een opmerking kunnen anderen reageren, zodat er een korte discussie ontstaat onder een onderwerp. Is de kwestie afgehandeld, dan klik je op het vinkje om de opmerking op te lossen. De opmerking verdwijnt dan uit beeld, maar blijft bewaard in de opmerkingengeschiedenis voor het geval je hem later wilt terugzien.
Opgelost is niet verwijderd
Een opgeloste opmerking is niet verwijderd, maar wel verborgen. Wie de geschiedenis opent, kan opgeloste opmerkingen teruglezen en zo nodig opnieuw openen. Zet dus geen vertrouwelijke informatie in opmerkingen die je later liever niet meer terugziet.
Opmerkingen overzien
Alle opmerkingen in een bestand bekijk je samen via de opmerkingengeschiedenis, het pictogram rechtsboven in de editor. Daar zie je openstaande en opgeloste opmerkingen op een rij, en kun je snel naar de plek springen waar een opmerking bij hoort. Voor grote documenten met veel feedback houd je zo overzicht.
Emoji en korte reacties
Naast volledige opmerkingen kun je in Docs, Sheets en Slides ook met een emoji reageren op een opmerking of op een stuk geselecteerde tekst. Selecteer de tekst, klik op Emojireactie toevoegen in de kantlijn en kies een emoji. Dat is handig voor een snelle bevestiging zonder dat je een hele zin hoeft te typen. Een duimpje omhoog bij een voorgestelde wijziging zegt vaak genoeg en houdt de kantlijn overzichtelijk.
Toch blijven geschreven opmerkingen onmisbaar voor inhoudelijke discussie. Een emoji geeft een gevoel of een akkoord, maar legt niet uit waarom iets beter kan. Gebruik emoji dus voor snelle instemming en geschreven opmerkingen voor uitleg en vragen. Spreek binnen je team eventueel af wat bepaalde emoji betekenen, dan voorkom je misverstanden over of iets nu echt akkoord is of slechts gelezen.
Op welke bestandstypen kan ik opmerkingen plaatsen?
Opmerkingen werken in Google Docs, Sheets en Slides, maar ook op pdf-bestanden, afbeeldingen en Office-bestanden die je in Drive bekijkt.
Krijgt iemand een melding als ik hem tag?
Ja. Wanneer je iemand tagt met een apenstaartje of plusteken en het e-mailadres, ontvangt die persoon een e-mail met je opmerking en een link naar het bestand.
Wat gebeurt er als ik een opmerking oplos?
De opmerking verdwijnt uit beeld maar wordt niet verwijderd. Je vindt opgeloste opmerkingen terug in de opmerkingengeschiedenis en kunt ze indien nodig opnieuw openen.
Kan ik een opmerking omzetten in een taak?
Ja. Als je iemand tagt verschijnt onder het opmerkingenvak een vinkje met Toewijzen aan. Zet dat aan en klik op Toewijzen, dan krijgt de collega de opmerking als actiepunt te zien.
Hoe zie ik in Drive welke bestanden actiepunten hebben?
In Google Drive staat naast bestanden met openstaande actiepunten een teller met de tekst Opvolgen. Zo zie je zonder bestanden te openen waar nog werk op je ligt te wachten.
Wat is het verschil tussen een opmerking en een suggestie?
Een opmerking is een aantekening die de inhoud niet verandert. Een suggestie is een voorgestelde wijziging die je in de suggestiemodus van Docs maakt en die de ander kan accepteren of weigeren.
Met opmerkingen geef je gerichte feedback en houd je discussies bij de inhoud. Tag de juiste mensen, wijs taken toe, los afgehandelde punten op en houd zo het overzicht in elk document.