Add-ons installeren voor Google Drive geeft je toegang tot extra functies die niet standaard in Drive zitten. Denk aan tools voor handtekeningen, diagrammen of projectbeheer. In dit artikel laat ik zien hoe je veilig add-ons vindt, installeert en beheert via de Google Workspace Marketplace.
Wat add-ons zijn
Een add-on is een uitbreiding die extra functies toevoegt aan Drive of aan je documenten, spreadsheets en presentaties. Ze worden gemaakt door Google zelf en door derde partijen, en je vindt ze in de Google Workspace Marketplace. Met een add-on haal je functies binnen die je anders in een los programma zou moeten zoeken.
Voorbeelden zijn add-ons om een document elektronisch te laten ondertekenen, om diagrammen te maken of om bestanden te koppelen aan een projectbeheertool. De add-on verschijnt na installatie in je menu en werkt direct binnen je vertrouwde omgeving, zonder dat je naar een ander programma hoeft te wisselen.
Gecontroleerd, maar blijf kritisch
Add-ons in de Google Workspace Marketplace worden door Google gecontroleerd voordat ze worden toegelaten. Toch blijft het belangrijk om kritisch te kijken naar wie de maker is en welke rechten een add-on vraagt.
Een add-on vinden en installeren
Het installeren gaat via de Marketplace. Je opent die vanuit een bestand of rechtstreeks, zoekt de add-on en installeert hem met een paar klikken. Tijdens de installatie vraagt de add-on toestemming voor bepaalde rechten, die je bewust moet goedkeuren.
Een add-on installeren
- Open een Google-document, spreadsheet of presentatie.
- Ga naar het menu Extensies en kies Add-ons, daarna Add-ons downloaden.
- Zoek in de Google Workspace Marketplace naar de gewenste add-on en klik erop.
- Klik op Installeren en bevestig met Doorgaan.
- Lees de gevraagde rechten zorgvuldig en klik op Toestaan als je akkoord gaat.
- Klik op Gereed. Zie je de add-on nog niet? Ververs dan even je bestand.
Je kunt ook rechtstreeks naar workspace.google.com/marketplace gaan om de Marketplace te doorzoeken en een add-on van daaruit te installeren.
Let op de rechten
Het belangrijkste moment bij installeren is het scherm met rechten. Een add-on vraagt toestemming om bijvoorbeeld je bestanden te lezen of te bewerken. Lees altijd wat een add-on precies wil voordat je toestemming geeft. Vraagt een simpele tool ineens om brede toegang tot al je bestanden, wees dan terughoudend.
Geef nooit klakkeloos toegang
Installeer alleen add-ons van makers die je vertrouwt. Een kwaadaardige add-on met brede rechten kan bij je bestanden komen en gegevens lekken. Controleer de naam van de maker, lees beoordelingen en geef nooit klakkeloos toestemming voor toegang die niet bij de functie past.
Add-ons beheren in een organisatie
In een Workspace-omgeving kan je beheerder bepalen welke add-ons toegestaan zijn. Soms kun je alleen add-ons installeren die de beheerder heeft goedgekeurd. Loop je tegen een blokkade aan, dan is dat het beleid van je organisatie en kun je je beheerder vragen een add-on goed te keuren. Dit beschermt het hele bedrijf tegen onveilige uitbreidingen.
Vraag het je beheerder bij twijfel
Vraag bij twijfel je beheerder of een add-on veilig is voordat je hem installeert. In veel organisaties houdt de beheerder een lijst bij van goedgekeurde tools. Dat scheelt je het zelf uitzoeken en houdt iedereen veilig.
Een add-on verwijderen
Gebruik je een add-on niet meer, verwijder hem dan. Dat houdt je omgeving overzichtelijk en beperkt onnodige toegang tot je bestanden. Je beheert je add-ons via het menu Extensies en de optie om add-ons te beheren, of via de instellingen van je Google-account onder verbonden apps. Daar trek je in een klap ook de gegeven toegang weer in.
Add-ons in de praktijk gebruiken
Na het installeren verschijnt een add-on doorgaans in het menu Extensies van het bestandstype waarvoor hij bedoeld is. Je opent de add-on van daaruit en hij verschijnt vaak als een paneel aan de zijkant of als een extra menu. Vanaf dat moment werkt de add-on binnen je vertrouwde omgeving.
Het loont om na installatie even de uitleg of het helpbestand van de add-on te bekijken. Veel add-ons hebben instellingen die je eenmalig goed wilt zetten, bijvoorbeeld een standaard map of een vaste opmaak. Werk je met een add-on die gegevens met een externe dienst uitwisselt, controleer dan af en toe of je nog akkoord bent met de gekoppelde toegang. Gebruik je een add-on een tijd niet, overweeg dan om hem te verwijderen. Dat houdt je menu's overzichtelijk en beperkt het aantal diensten dat toegang heeft tot je bestanden, wat zowel rust als veiligheid oplevert.
Zijn add-ons gratis?
Veel add-ons zijn gratis, maar sommige werken met een betaald abonnement of bieden alleen basisfuncties gratis aan. Dat zie je op de pagina van de add-on in de Marketplace.
Hoe weet ik of een add-on veilig is?
Kijk naar de maker, het aantal gebruikers en de beoordelingen. Lees vooral welke rechten de add-on vraagt en of die passen bij de functie. Bij twijfel vraag je je beheerder.
Kan ik een add-on later weer verwijderen?
Ja. Via het menu Extensies of via de verbonden apps in je Google-accountinstellingen kun je een add-on verwijderen en de toegang intrekken.
Waarom kan ik een add-on niet installeren?
In een organisatie bepaalt de beheerder vaak welke add-ons zijn toegestaan. Lukt installeren niet, dan is de add-on mogelijk geblokkeerd. Vraag je beheerder om hem goed te keuren.
Werkt een add-on op mijn telefoon?
De meeste add-ons voor Docs, Sheets en Slides werken vooral op de computer in de browser. In de mobiele apps is de ondersteuning beperkter, dus controleer op de Marketplace-pagina of de add-on mobiel werkt.
Met add-ons breid je Drive uit met precies de functies die je nodig hebt. Let altijd op de gevraagde rechten en verwijder add-ons die je niet meer gebruikt, dan blijft je omgeving veilig en overzichtelijk.