Samenwerken met mensen buiten je organisatie in Drive is dagelijkse praktijk bij projecten met klanten, leveranciers en partners. Tegelijk is het een moment om scherp op te letten, want extern delen brengt risico's mee. In dit artikel leer je hoe je veilig met buitenstaanders samenwerkt.
Wat extern delen betekent
Extern delen betekent dat je een bestand toegankelijk maakt voor iemand die geen account in jouw organisatie heeft. Dat kan een klant zijn met een eigen bedrijfsaccount of iemand met een persoonlijk Gmail-adres. Zodra je extern deelt, verlaat je bestand in zekere zin de veilige muren van je eigen organisatie, dus bewustzijn is belangrijk.
Google Drive helpt je daarbij. Wanneer je iemand van buiten toevoegt, verschijnt een duidelijke waarschuwing dat de ontvanger geen lid van je organisatie is. Zo word je gewaarschuwd voordat je per ongeluk iets verkeerds deelt.
Controleer altijd de externe-waarschuwing
Een tikfout in een e-mailadres kan ertoe leiden dat je deelt met de verkeerde persoon. Zie je de melding dat een ontvanger extern is, lees dan het adres letter voor letter na voordat je bevestigt.
Extern delen met de juiste rechten
Bij extern delen geldt nog sterker dat je de laagst mogelijke rechten geeft. Geef een externe partij alleen kijkrechten als die het bestand alleen hoeft te bekijken. Heeft de ander echt bewerkrechten nodig, dan kan dat, maar wees daar bewust van. Lees over de niveaus in Bestanden delen via een link.
Veilig extern delen in vijf stappen
- Open het bestand en klik op Delen.
- Typ het e-mailadres van de externe persoon en controleer de waarschuwing dat de ontvanger extern is.
- Stel het rechtenniveau in op het laagste dat volstaat, bij voorkeur Kijker.
- Stel een vervaldatum in zodat de toegang automatisch stopt.
- Klik op Verzenden en controleer in de lijst wie nu toegang heeft.
Toegang beperken met een vervaldatum
Voor externe samenwerking is een vervaldatum ideaal. Je geeft een klant bijvoorbeeld dertig dagen toegang tot een projectmap, waarna de toegang vanzelf vervalt. Zo voorkom je dat externe partijen maanden later nog bij je bestanden kunnen.
Sinds eind 2025 kun je in de meeste Workspace-abonnementen rechtstreeks vanuit het web een vervaldatum zetten op gedeelde bestanden en mappen, ook in een gedeelde drive. Open het deelvenster, klik op het menu naast de naam van de persoon en kies een datum, tot maximaal een jaar vooruit. Op de gekozen datum verdwijnt het bestand simpelweg uit de lijst van de ander, zonder waarschuwingsmail. Of de optie zichtbaar is, hangt af van je abonnement en het beleid van je beheerder.
Vervaldatum als standaardgewoonte
Maak er een gewoonte van om bij elke externe samenwerking een vervaldatum te zetten. Vergeet je achteraf de toegang in te trekken, dan regelt de vervaldatum het alsnog voor je. Veiligheid op de automatische piloot.
Wat de beheerder bepaalt
Niet alles is aan jou. Je beheerder stelt regels in voor extern delen. In sommige organisaties is extern delen helemaal uitgeschakeld, in andere alleen voor bepaalde groepen of alleen met goedgekeurde domeinen. Loop je tegen een blokkade aan, dan komt dat door het beleid van je organisatie en niet door een fout van jou.
Geen toegang om extern te delen?
Mag je niet extern delen terwijl je dat wel nodig hebt, neem dan contact op met je beheerder. Die kan voor jouw geval een uitzondering maken of het beleid toelichten. Probeer beperkingen nooit te omzeilen via priveaccounts.
Toegang controleren en intrekken
Houd af en toe bij wie er allemaal toegang heeft tot je gedeelde bestanden. Open het deelvenster en bekijk de lijst met personen. Staat er iemand tussen die geen toegang meer nodig heeft, verwijder die dan. Voor externe samenwerking is regelmatig opschonen extra belangrijk, omdat je niet altijd weet wat er aan de andere kant gebeurt.
Werken met externe partijen in een gedeelde drive
Voor langdurige samenwerking met een vaste externe partij is een gedeelde drive vaak handiger dan losse gedeelde bestanden. Je beheerder kan een gedeelde drive zo instellen dat een externe partner met een Google-account er als lid aan wordt toegevoegd. Alle projectbestanden staan dan op een centrale plek, en je hoeft niet elk bestand apart te delen. Dat scheelt werk en voorkomt dat je per ongeluk iets vergeet te delen.
Houd er wel rekening mee dat een extern lid van een gedeelde drive in principe bij alle bestanden in die drive kan. Zet er dus alleen bestanden in die voor die samenwerking bedoeld zijn, en bewaar gevoelige interne documenten in een aparte drive. Maak met de externe partij duidelijke afspraken over wat er gedeeld wordt en wat niet. Wanneer de samenwerking eindigt, kan je beheerder het externe lid in een keer verwijderen, waarna de toegang tot de hele drive vervalt. Zo houd je grip op externe samenwerking zonder dat je achteraf tientallen losse deelinstellingen hoeft na te lopen.
Kan ik altijd extern delen?
Dat hangt af van het beleid van je organisatie. Je beheerder kan extern delen toestaan, beperken tot bepaalde domeinen of helemaal uitschakelen. Loop je tegen een blokkade aan, vraag het dan aan je beheerder.
Kan een externe persoon mijn bestand doorsturen?
Bij een algemene link kan iedereen die de link heeft het bestand openen. Bij specifiek delen met een e-mailadres is doorsturen lastiger, maar een externe bewerker kan vaak wel anderen toevoegen. Geef daarom liever kijkrechten.
Hoe trek ik externe toegang weer in?
Open het deelvenster, klik op het menu naast de externe persoon en verwijder die uit de lijst, of zet een algemene link terug op Beperkt. De toegang stopt dan direct.
Wat is veiliger, een link of een specifiek e-mailadres?
Specifiek delen met een e-mailadres is veiliger, omdat alleen die persoon toegang krijgt. Een algemene link werkt voor iedereen die de link in handen krijgt.
Krijgt de externe persoon bericht als de toegang verloopt?
Nee. Bij een vervaldatum verdwijnt het bestand op de afgesproken dag gewoon uit de lijst van de ander, zonder waarschuwingsmail. Wil je dat iemand langer toegang houdt, verleng de datum dan op tijd.
Met bewuste keuzes, lage rechten en een vervaldatum werk je veilig samen met partijen buiten je organisatie. Let op de waarschuwingen en schoon toegang regelmatig op.