Toegang instellen voor je Google Sites-pagina is cruciaal voor de veiligheid van je informatie. Een verkeerd ingestelde site kan vertrouwelijke gegevens op het open internet zetten of juist collega's buitensluiten. In dit artikel leer je het onderscheid tussen bewerken en bekijken en hoe je het netjes regelt.
Twee soorten toegang: bewerken en bekijken
In Google Sites bestaan twee aparte vormen van toegang. Bewerkers mogen de site aanpassen, kijkers mogen de gepubliceerde site alleen bekijken. Het is belangrijk dat onderscheid scherp te houden.
Bewerkrechten versus kijkrechten
Bewerkrechten regel je via de knop Delen en gelden voor de bouwers van de site. Kijkrechten regel je apart bij het publiceren en gelden voor de bezoekers. Iemand kan dus kijker zijn zonder ooit te kunnen bewerken, en omgekeerd.
Dit onderscheid voorkomt fouten. Je wilt vaak dat je hele organisatie de site kan bekijken, maar dat alleen een klein team hem mag aanpassen.
Bewerkers toevoegen
Wil je samen aan een site werken, dan voeg je bewerkers toe. Zij kunnen pagina's aanpassen, inhoud toevoegen en publiceren. Geef bewerkrechten alleen aan mensen die echt aan de site moeten werken.
Een bewerker toevoegen
- Open je site in de editor.
- Klik rechtsboven op de knop Delen.
- Typ het e-mailadres of de Google-groep van de bewerker.
- Kies de rol Bewerker.
- Bepaal eventueel of bewerkers ook mogen publiceren, machtigingen wijzigen en mensen toevoegen via het selectievakje Bewerkers kunnen publiceren, machtigingen wijzigen en mensen toevoegen.
- Klik op Versturen om de uitnodiging te verzenden.
Gebruik een groep voor bewerkers
Voeg een Google-groep toe als bewerker in plaats van losse mensen. Wisselt het team, dan pas je alleen de groep aan en hoef je de site niet steeds te herzien. Dat scheelt beheer en voorkomt vergeten rechten.
Publiceren voor de juiste doelgroep
Bij het publiceren bepaal je wie de site mag bekijken. Dit is een aparte stap met eigen instellingen, los van de bewerkrechten. Je kiest tussen het hele internet, je organisatie of een specifieke selectie mensen en groepen.
De zichtbaarheid bij publiceren instellen
- Klik rechtsboven op Publiceren.
- Vul indien nodig het webadres van je site in.
- Klik onder Wie kan zien op Beheren.
- Kies de juiste doelgroep: Iedereen voor een openbare site, Je organisatie voor een intern intranet, of een beperkte selectie van specifieke mensen en groepen.
- Klik op Publiceren om de instelling te bevestigen.
Het toewijzen van rollen werkt hierbij op twee niveaus. Houd in gedachten wie wat doet.
- Beheerder. In de Admin console bepaalt de beheerder of gebruikers sites buiten de organisatie mogen publiceren. Sommige organisaties blokkeren openbaar publiceren volledig om te voorkomen dat interne informatie naar buiten lekt. Stem dit af op je databeleid.
- Maker. Als maker kies je bij Publiceren de zichtbaarheid. Voor een intern intranet kies je je organisatie. Voor een openbare site kies je iedereen, mits je beheerder dat toestaat. Controleer altijd of je de juiste doelgroep selecteert.
Veiligheidsvalkuilen vermijden
De grootste risico's bij Sites zitten in verkeerde toegangsinstellingen en in ingesloten inhoud die andere rechten heeft dan de site zelf.
Openbaar publiceren is een bewuste keuze
Kies alleen Iedereen als de inhoud echt openbaar mag zijn. Een interne site die per ongeluk openbaar staat, is vindbaar via zoekmachines. Controleer bij elke publicatie de zichtbaarheid en wees extra voorzichtig bij sites met namen, cijfers of interne plannen.
Ingesloten inhoud heeft eigen rechten
Een ingesloten Drive-bestand of agenda erft niet automatisch de rechten van de site. Zet je een site open voor je organisatie, maar staat de ingesloten map op privé, dan zien bezoekers een leeg blok. Stem de rechten van ingesloten inhoud af op die van de site.
Wat is het verschil tussen een bewerker en een kijker?
Een bewerker mag de site aanpassen en meestal publiceren. Een kijker mag de gepubliceerde site alleen bekijken. Dat zijn twee aparte instellingen, geregeld via Delen en via Publiceren.
Hoe zorg ik dat alleen mijn organisatie de site ziet?
Kies bij het publiceren onder Wie kan zien de optie Je organisatie in plaats van Iedereen. Alleen mensen binnen je bedrijf kunnen de site dan bekijken.
Kan ik toegang per groep regelen?
Ja. Voeg een Google-groep toe als bewerker of als kijker. Als het team verandert, pas je alleen de groep aan en blijven de siterechten kloppen.
Kan ik voorkomen dat bewerkers de zichtbaarheid wijzigen?
Ja. Schakel bij Delen het selectievakje uit dat bewerkers laat publiceren, machtigingen wijzigen en mensen toevoegen. Bewerkers kunnen dan wel de inhoud aanpassen, maar niet de toegang.
Waarom zien bezoekers een leeg blok in plaats van ingesloten inhoud?
Ingesloten inhoud zoals een Drive-map of agenda heeft eigen toegangsrechten. Als bezoekers daar geen toegang toe hebben, zien ze een leeg blok. Stem die rechten af op je publiek.
Heb je de toegang goed staan, lees dan Pagina's beheren en publiceren voor het werken met concepten en Een bedrijfsintranet bouwen met Google Sites voor een complete interne site.