Een cliëntportaal voor advocatenkantoren
Cliënten willen weten hoe het staat met hun zaak en eenvoudig toegang tot relevante documenten. Een cliëntportaal biedt dit zonder dat je dure software nodig hebt. Met Google Sites bouw je in ongeveer een uur een functioneel portaal dat samenwerkt met Drive, Agenda en Forms.
Dit is een lichtgewicht oplossing, geen vervanging voor een volledig CRM of cliëntbeheersysteem. Voor kantoren met veel cliënten of complexe portaalbehoeften kies je beter voor specifieke juridische software.
Sites deelt niets automatisch
De cliëntportaalsite in Google Sites deelt zelf geen informatie. Jij bepaalt welke inhoud zichtbaar is voor welke cliënt door de toegang per site en per gedeelde Drive-map te beheren. Een document staat pas open als jij de cliënt expliciet rechten geeft.
Site-structuur opzetten
Maak een aparte Google Sites-site per cliënt, of bouw één generieke portaalsite met cliëntspecifieke gedeelde pagina's. De eerste optie (een site per cliënt) is veiliger, omdat er geen risico is dat de ene cliënt per ongeluk de gegevens van een ander ziet.
Een logische structuur voor een cliëntportaal ziet er zo uit:
Homepage
├── Mijn zaak (samenvatting, status)
├── Documenten (ingebedde Drive-map)
├── Planning (ingebedde agenda)
├── Bericht sturen (ingebed formulier)
└── Contactgegevens kantoor
Cliëntportaal aanmaken in Google Sites
- Ga naar
sites.google.comen maak een nieuwe site aan. - Kies een professioneel thema dat past bij de huisstijl van het kantoor.
- Zet de naam van de cliënt en de zaakverwijzing op de homepage.
- Klik op Invoegen, kies Google Drive en selecteer de cliëntdossiermap; daarmee toon je de inhoud van de map in de site.
- Voeg via Invoegen een Google formulier toe voor cliëntberichten.
- Klik rechtsboven op Publiceren.
- Zet onder Bekeken kan worden door de publicatie op Beperkt en voeg alleen het e-mailadres van de cliënt toe.
Toegangsbeveiliging
De site mag uitsluitend toegankelijk zijn voor de betreffende cliënt. Open bij het publiceren het venster Publiceren en kies onder Bekeken kan worden door de optie Beperkt. Voeg vervolgens het e-mailadres van de cliënt toe als gemachtigde kijker.
Beperkt vereist inloggen, maar is geen wachtwoord
Bij de instelling Beperkt moet de cliënt inloggen met het toegevoegde Google-account om de site te kunnen zien. Deel de link nooit publiek en hergebruik nooit dezelfde site voor een andere cliënt. Wil je zeker weten dat documenten niet uitlekken, controleer dan ook de deelrechten op de Drive-map zelf, niet alleen op de site.
De cliënt heeft een Google-account nodig om in te loggen. Wil of kan de cliënt geen Google-account aanmaken, dan is deze aanpak niet geschikt en kies je beter voor een andere manier om documenten te delen.
Drive-documenten inbedden
Voeg de Drive-map met cliëntdocumenten in via Invoegen en Google Drive. Je kunt kiezen tussen een rasterweergave (grote miniaturen) of een lijstweergave (bestandsnamen met datum van laatste wijziging).
Stel daarna in Drive de maprechten in op Kijker voor het e-mailadres van de cliënt. Belangrijk: de cliënt ziet de ingebedde map alleen als hij ook in Drive toegang heeft tot die map. De inbedding op de site geeft op zichzelf geen extra rechten.
Wil je dat documenten alleen ter inzage zijn, schakel dan downloaden uit: ga in Drive naar de map, open de Deelinstellingen, klik op het tandwiel en zet Kijkers en reageerders kunnen downloaden, afdrukken en kopiëren uit.
Agenda-integratie
Bed een Google Agenda-widget in die de geplande afspraken voor de cliënt toont. Maak per zaak een aparte cliëntagenda aan en deel die alleen met de cliënt en de behandelend advocaat.
Zo ziet de cliënt via de agenda-widget wanneer zijn volgende afspraak is, zonder dat hij toegang krijgt tot de volledige agenda van het kantoor.
Houd één bron van waarheid aan
Beheer documenten op één plek in Drive en bed die map in op de site. Werk je het dossier bij in Drive, dan ziet de cliënt de wijziging meteen in het portaal. Kopieer bestanden dus niet apart naar de site, want dan raken versies uit de pas.
Kan de cliënt documenten uploaden via het portaal?
Niet rechtstreeks via Google Sites. Voeg een Google formulier toe met een uploadveld voor bestanden. De geüploade bestanden komen automatisch in een gekoppelde Drive-map terecht waar jij ze kunt verwerken.
Hoe beveilig ik de portaalsite tegen onbevoegde toegang?
Zet de publicatie op Beperkt en voeg alleen het e-mailadres van de cliënt toe. Google vraagt om in te loggen met dat account voordat iemand de site kan bekijken. Deel de link verder met niemand.
Kunnen we meerdere cliënten via één portaalsite bedienen?
Technisch kan het via aparte secties, maar dat wordt afgeraden. Gebruik een aparte site per cliënt zodat gegevens van verschillende zaken nooit door elkaar lopen.
Is Google Sites veilig genoeg voor vertrouwelijke juridische documenten?
De site zelf is beveiligd, maar de bescherming van de documenten hangt vooral af van je Drive-deling. Stel de juiste rechten in op mapniveau in Drive en vertrouw niet alleen op de site-instellingen.
Wat gebeurt er als de cliënt de zaak afsluit?
Verwijder dan het e-mailadres van de cliënt uit de publicatie-instellingen en uit de gedeelde Drive-map. De toegang vervalt direct en de inhoud blijft veilig bij het kantoor.